Processo do CEDOC


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Benefícios do CEDOC
Centralização e controle do acervo documental em suas próprias instalações
Capacitação de mão-de-obra para gestão documental
Orientação para condicionamento em local especializado
Gestão informatizada do acervo
Digitalização recorrente ou sob demanda
Otimização no atendimento a filiais
Detalhes do Processo
1. Diagnóstico
Fase de levantamento e diagnóstico da situação atual do acervo documental. É feita uma avaliação do fluxo documental, processos, espaço físico disponível e infraestrutura necessária para implantação do CEDOC (Centro de Documentação);
2. Planejamento
Elaboração de cronograma para levantamento dos departamentos e tipologias documentais, treinamentos/capacitação e ações no intuito de reformar ou construir o espaço físico que irá receber o acervo documental;
3. Consultoria e Treinamento
Treinamento na metodologia Célula para gestão documental: organização, cadastro, digitalização e atendimento a demandas internas;
4. Execução
Fase em que ocorre a higienização, preparo e organização dos documentos. Com a utilização do GED Célula é feito o cadastramento do acervo;
5. Gestão Documental Informatizada
Após a implantação do CEDOC, todo o acervo documental passa a ser gerido pelo GED Célula, possibilitando a rastreabilidade e fácil acesso aos documentos.