Processo do CEDOC

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Benefícios do CEDOC

predio Centralização e controle do acervo documental em suas próprias instalações

user Capacitação de mão-de-obra para gestão documental

galpao Orientação para condicionamento em local especializado

web Gestão Informatizada do acervo

scanner Digitalização recorrente ou sob demanda

scanner Otimização no atendimento a filiais

Detalhes do Processo

1. Diagnóstico

Fase de levantamento e diagnóstico da situação atual do acervo documental. É feita uma avaliação do fluxo documental, processos, espaço físico disponível e infraestrutura necessária para implantação do CEDOC (Centro de Documentação);

2. Planejamento

Elaboração de cronograma para levantamento dos departamentos e tipologias documentais, treinamentos/capacitação e ações no intuito de reformar ou construir o espaço físico que irá receber o acervo documental;

3. Consultoria e Treinamento

Treinamento na metodologia Célula para gestão documental: organização, cadastro, digitalização e atendimento a demandas internas;

4. Execução

Fase em que ocorre a higienização, preparo e organização dos documentos. Com a utilização do GED Célula é feito o cadastramento do acervo;

5. Gestão Documental Informatizada

Após a implantação do CEDOC, todo o acervo documental passa a ser gerido pelo GED Célula, possibilitando a rastreabilidade e fácil acesso aos documentos.

 

Processo do Centro de Documentação

O Centro de Documentação (CEDOC) é o espaço nas dependências do cliente, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação (recebimento, guarda, organização, arquivamento e eliminação da documentação) facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos. A centralização da informação, facilita o gerenciamento, aumenta a produtividade da empresa e seu fluxo é controlado, evitando desperdícios de tempo no momento de sua localização.

Benefícios do CEDOC

  • Organizar de modo eficiente a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação de documentos;
  • Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
  • Garantir o uso adequado do Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
  • Assegurar o acesso a informação;
  • Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.

Detalhes

  • Receber e conferir a documentação;
  • Digitar o conteúdo no sistema GED;
  • Arquivar a documentação, de acordo com a metodologia estabelecida;
  • Prestar orientações aos usuários quanto à forma de arquivamento e tempo de guarda;
  • Identificar a documentação para eliminação no sistema e enviar relatório ao Departamento responsável pela documentação;
  • Cuidar da autorização para descarte de documentos;
  • Orientar os Departamentos, quanto ao correto envio da documentação a ser arquivada no CEDOC;
  • Preservar a documentação histórica da empresa.