O alto fluxo de documentos e informações nos laboratórios e clínicas de saúde exigem uma gestão eficiente e controlada. Afinal, são muitos dados importantes que não podem se perder e com longos períodos de guarda exigidos por lei. Para garantir a segurança de seus documentos e facilitar o dia a dia da empresa e de sua equipe, o Cito Laboratório de Citopatologia encontrou na Célula Gestão de Documentos uma solução para seus problemas há sete anos.
Atuando no segmento de exames, o laboratório realiza biópsia, citopatologia oncológica, bacterioscopia e muitos outros procedimentos em pacientes de Juiz de Fora e região. Mas, apesar da ótima localização na principal avenida da cidade trazer mais praticidade aos seus funcionários e clientes, a falta de espaço era uma importante questão a ser resolvida.
A primeira solução encontrada foi alugar um outro espaço, onde todos os arquivos ficavam armazenados sem gerenciamento. Porém, frequentemente era necessário que um membro da equipe se deslocasse até lá para buscar alguma coisa e não tardou até que toda a equipe percebesse que isso não era tão prático.
Foi então que, em 2012, descobriram a solução de Guarda Terceirizada da Célula, que não só armazena, como organiza, classifica e gerencia os documentos da melhor forma para caber nas necessidades de cada cliente. Os arquivos ficam em um galpão próprio, com monitoramento 24h e proteção contra pragas e insetos. E, caso alguém da equipe precise de algum documento, basta fazer uma solicitação para recebê-lo em até 24h.
“A Célula veio como um facilitador para a Cito, porque garante uma praticidade muito grande para toda a equipe. É uma guarda segura, que oferece uma grande estrutura. Sem contar que poder receber os documentos em menos de um dia, sempre que alguém precisar, é um grande diferencial”, explica Renata Morais, administradora do Cito.
Além de auxiliar na questão de guarda, outro benefício da parceria com a Célula foi a catalogação e classificação de todos os documentos, que antes era uma grande dificuldade da empresa. Entre os arquivos, estavam desde protocolos de pacientes a documentos dos departamentos pessoal e contábil. Todos eles foram organizados de acordo com as principais necessidades do laboratório, levando em conta tipo e data, receberam um código de barras e foram armazenados em caixas especiais.
Atualmente, a equipe da Cito é responsável pela organização dos documentos à medida que chegam, respeitando a mesma classificação. E, a cada seis meses, enviam tudo que foi gerado no período para que receba o código de barras e seja guardado na Célula junto a todos os outros.
“Tudo isso sem contar que nenhum membro da equipe perde mais tempo tendo que se deslocar até o lugar onde ficavam os documentos e ainda procurar pelo que precisa. Isso deixou todo mundo muito mais produtivo e trouxe uma grande economia para a empresa”, conta Renata.
Além de laboratórios, a Célula ainda oferece soluções específicas para diversas áreas de atuação, como escritórios de arquitetura e engenharia, instituições de ensino, hospitais e clínicas de saúde e muito mais. Quer saber todos os benefícios que a gestão de documentos pode trazer para a sua empresa? Clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais próxima.
