A organização e gestão de documentos eficiente são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa e ajuda a não perder documentos importantes. Afinal, já pensou receber uma fiscalização e não conseguir encontrar algum arquivo?
Veja aqui 5 dicas para organizar os documentos da sua empresa.
Para evitar esse tipo de situação e, com ela, a possibilidade de retrabalho ou até multas, conheça nossas dicas:
Dicas para não perder documentos importantes
Documentos físicos
Contas, recibos, comprovantes e demais documentos físicos devem ser arquivados em algum tipo de pasta que o identifique ou associe a um fornecedor ou cliente.
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Da mesma forma, devem estar associados entre si. Por exemplo, os boletos devem ser anexados às respectivas notas fiscais.
Isso facilita as buscas e conferências de valores, conciliando o extrato bancário com as respectivas saídas ou entradas registradas na contabilidade da empresa e poupando tempo.
Documentos de funcionários
Currículos, exames admissionais, contratos e qualquer outro documento relacionado a funcionários também devem ser bem guardados.
A organização pode ser mantida com pastas para cada funcionário, categorizadas por departamento ou setor em gavetas ou caixas.
No caso de livros-ponto, contracheques e comprovantes de pagamento, o ideal é que sejam arquivados por ordem cronológica.
Documentos empresariais
Comprovantes de inscrição no CNPJ, cadastros em prefeituras, contratos de locação e qualquer outro documento da empresa deve ser arquivado para fiscalizações e procedimentos de auditoria.
Além disso, muitos desses documentos devem ser guardados para comprovação junto ao imposto de renda. Dependendo da esfera governamental, devem ser arquivados por muitos anos ou enquanto a empresa se mantiver em atividade.
Documentos digitais
Com a tecnologia e o aumento nas transações e procedimentos online, cresceu também o número de documentos digitais com validade jurídica.
Tem muitos documentos digitalizados? Saiba como tornar seus conteúdos facilmente pesquisáveis.
NFe-s, NFCe-s, CTe-s, NFFSe-s e muitos outros arquivos eletrônicos podem se perder facilmente na caixa de entrada do email ou na área de trabalho.
O ideal é arquivá-los em formato XML, para que possam ser consultados em datas futuras, e armazená-los em nuvem, com o auxílio de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, categorizando por clientes e transações.
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Uma gestão documental eficiente facilita a procura por informações sempre que for necessário, economizando tempo e deixando a empresa mais produtiva.
Assim, é possível não perder documentos importantes, garantir sua segurança e evitar retrabalhos e multas desnecessárias para a empresa.
Leia aqui as vantagens e benefícios da gestão documental.
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