Com as eleições municipais de 2020 e o combate à Covid-19, a administração pública das cidades tem sido um tema expressivo para o país. Segundo dados do Tribunal Superior Eleitoral, 5.472 prefeitos tomaram posse em 1° de janeiro de 2021. E, conforme determinação do Supremo Tribunal Federal, os municípios têm autonomia para adoção de medidas de restrição para controle da pandemia. Ou seja: evento e atribuição importantes que levam a atenção do público à esfera municipal.
Concomitantemente, a digitalização e o avanço tecnológico também foram destaques em ações públicas e burocráticas no último ano. Um exemplo foi a instituição do Auxílio Emergencial, com processos disponibilizados em aplicativo e site. Em algumas semanas, o sistema foi implementado em escala nacional para que cada pessoa pudesse acessar os procedimentos do benefício de forma digital.
O papel central do setor público e as novas demandas administrativas são indicativos de que os avanços tecnológicos são indispensáveis aos três poderes. Desde a esfera municipal até a federal, soluções tecnológicas podem ser o caminho para o aperfeiçoamento de processos burocráticos e serviços aos cidadãos. Na Célula, as Prefeituras contam com soluções especializadas para arquivos municipais, que consistem na guarda, digitalização, gerenciamento e treinamento da equipe. Quer saber mais? Conheça as Soluções de Documentos para Prefeituras.
Por que as prefeituras precisam de soluções para arquivos?
O poder executivo municipal lida, diariamente, com inúmeros registros da cidade. Trata-se de documentos sigilosos, como licitações e dados individuais dos cidadãos, até arquivos relacionados a bens públicos e históricos. Evidentemente, são informações de extrema importância, que devem ser guardadas de forma estruturada, com alto padrão de segurança e possibilidade de acesso.
Além da relevância local desses documentos, normas como a Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar nº 101), Lei da Transparência (LC 131/09) e Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/11) demandam disponibilização eficiente e rápida de dados públicos. Em geral, são normas que tratam da prestação de contas e informação a outros órgãos e à população. A guarda terceirizada de documentos é uma forma de garantir que essas informações estejam acessíveis e ordenadas para o uso conforme as necessidades.
Solução Inteligente para Prefeituras: como funciona?
A Solução de Prefeituras da Célula abrange a guarda dos documentos físicos, a digitalização, a disponibilização dos arquivos de forma digital, por meio do Gerenciamento Eletrônico de Documentos e o treinamento dos colaboradores da Prefeitura para adicionar e trabalhar com os registros.
O passo a passo da Solução consiste em: coleta, preparação, indexação e digitalização com certificado digital, guarda com controle de temporalidade, treinamento de equipe e digitalização de crescimento.
Guarda e digitalização dos documentos
Em termos de armazenamento, todos os documentos recebem uma identificação de etiqueta com códigos de barras, o que permite organização e fácil localização dos arquivos. Os galpões da Célula contam com mecanismos de segurança e monitoramento 24 horas com câmeras e alarmes.
A digitalização dos documentos é feita através de equipamentos de alto desempenho com foco em produção, e as imagens são digitalizadas com uso de tecnologia de ponta para reconhecimento de ótico de caracteres (OCR).
Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Os arquivos digitalizados podem ser consultados pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). A classificação de cada documento garante o controle de temporalidade pelo GED, que consiste na informação sobre a necessidade de descarte ou continuidade de armazenamento do registro.
Treinamento da equipe
A Célula disponibiliza treinamentos à equipe da Prefeitura para o uso dos sistemas ligados à digitalização e gerenciamento de arquivos no dia a dia da administração pública. Essa capacitação possibilita que os próprios colaboradores possam dar seguimento ao cadastro e digitalização dos documentos em decorrência do aumento do acervo.
Quais os benefícios da Solução de Documentos para Prefeitura?
Além de contribuir com as necessidades de prestação de contas e transparência, as soluções de documentos também possibilitam outras otimizações para a Prefeitura. São elas:
- Liberação de espaço físico.
- Tempo de resposta menor a solicitações.
- Digitalização com uso de tecnologia de ponta para reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
- Reconhecimento automático de código de barras.
- Facilidade na auditoria de prestação de contas.
Conte com a Célula para guardar e gerir documentos de Prefeitura
A gestão municipal em tempos de pandemia, os novos mandatos do poder executivo e outras circunstâncias recentes já mostram que o setor público deve investir na otimização dos processos e estar em dia com as novidades tecnológicas. Com a Solução de Prefeituras da Célula, o órgão pode contar com o que há de mais moderno em termos de guarda, digitalização e segurança de documentos.
Precisa de gestão especializada para administração de documentos do poder executivo municipal? Então entre em contato conosco e saiba mais sobre as Soluções para Documentos de Prefeituras.
