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Diferença entre plataformas de armazenamento e gestão de arquivos

O armazenamento de arquivos em nuvem tem se tornado uma prática comum no dia a dia de muitas empresas. De acordo com a pesquisa TIC Empresas, divulgada pelo Centro Regional de Estudos para o Desenvolvimento da Sociedade de Informação (Cetic.br), em abril de 2020, a conservação de arquivos ou banco de dados em nuvem cresceu de 25% para 38% entre 2017 e 2019.

Os resultados dessa pesquisa também mostram que o uso de softwares de escritório em nuvem teve um aumento de 20% para 27% no mesmo período. Tais dados podem ser indícios de que, cada vez mais, as empresas se esforçam para se adaptarem aos processos digitais e, com isso, precisam contar com uma gestão de arquivos especializada e eficiente.

Apesar da importância do armazenamento e gestão de arquivos, esses serviços ainda podem ser motivos de dúvidas. Afinal, há situações em que é necessário apenas guardar os documentos em uma plataforma digital, mas também existem casos que demandam o gerenciamento frequente desses dados.

Ao conhecer profundamente algumas ferramentas, você poderá escolher o serviço ideal conforme as necessidades do seu negócio. Pensando nisso, reunimos aqui as informações mais importantes sobre armazenamento e gerenciamento em nuvem e apresentamos uma solução da Célula altamente eficaz para a gestão de documentos digitais. Confira!

O que são os serviços de armazenamento em nuvem?

O armazenamento em nuvem é o depósito de arquivos em um ambiente online para acesso a qualquer momento e de qualquer dispositivo, desde que, a princípio, haja conexão com a Internet. Os arquivos guardados virtualmente podem ser organizados em pastas e salvos de forma off-line no computador.

Essas plataformas oferecem um limite de armazenamento gratuito. Para mais espaço, é necessária uma assinatura paga. Exemplos desses serviços são o Google Drive, o Dropbox e o OneDrive da Microsoft. Todos eles podem ser acessados por meio de login e senha ou por compartilhamento de pastas e arquivos entre usuários.

Essas plataformas se concentram no armazenamento e, algumas, como o Google Drive e o One Drive, também permitem a edição online de texto. Para quem precisa armazenar poucos arquivos, essa pode ser uma escolha satisfatória. Porém, empresas que demandam a gestão de documentos não conseguem ser atendidas completamente por essas ferramentas.

O que é o gerenciamento de arquivos?

O gerenciamento de arquivos vai muito além do simples depósito. Trata-se de um serviço mais completo e que auxilia na organização e fluxo de trabalhos específicos de cada empresa. Na Célula, contamos com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), um software de arquitetura mista que disponibiliza tais recursos em ambientes Web e Desktop.

Com o GED, nossos clientes têm acesso a funcionalidades como a caracterização de grande quantidade de documentos e a visualização e adição de comentários em plantas e desenhos técnicos. Todos os arquivos podem ser facilmente encontrados por meio de palavras-chave por diferentes usuários que tenham permissão de acesso.

Praticidade e temporalidade

Além disso, o GED da Célula ainda oferece a possibilidade de digitalização de documentos em qualquer lugar. Seja no local de atividade do cliente, com envio dos documentos para o DataCenter via Internet, ou com a digitalização feita dentro da sede da Célula.

Outro aspecto importante do GED é o controle de temporalidade, recurso que permite, entre outras funções, controlar o prazo de validade dos arquivos armazenados.

Operações e segurança

Além da gestão virtual, o GED possibilita o acesso do cliente ao seu Centro de Documentação, onde ele pode utilizar toda a expertise e tecnologias em gestão documental de empresa. O GED também permite a requisição dos documentos físicos guardados com a Célula.

Em termos de segurança, o GED é disponibilizado no ambiente protegido (HTTPS), bem como toda a comunicação com ele. Além disso, dispõe de configurações de acesso de acordo com o perfil de cada usuário de uma empresa e ainda oferece a possibilidade de as empresas definirem dias e horários para acessos de seus funcionários. Por fim, propicia o registro de cada operação efetuada no sistema, o que permite a realização de auditorias.

Gestão de documentos: benefícios para empresa

A pandemia já fez com que empresas agilizassem seus processos de digitalização. É o que mostra a pesquisa “Covid-19 e o futuro dos negócios”, realizada pela IBM em 2020 com a participação de executivos de 20 países, onde seis em cada dez empresas aceleraram seus projetos de digitalização em 2020.

Junto dos benefícios intrínsecos dos processos digitais, como economia financeira, de espaço e de papéis, o gerenciamento de arquivos pode contribuir com a produtividade da equipe, com a organização de informações e com processos burocráticos de documentação.

Saiba mais:

Cito Laboratório: praticidade e economia com a Guarda de Documentos Célula

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

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Está esperando o que para armazenar e gerenciar os documentos da sua empresa? Conte conosco e saiba mais sobre o GED da Célula!

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