Quem trabalha na área da saúde sabe como é alto o volume de documentos que circulam em clínicas e hospitais diariamente. Não bastasse tanto papel, seus prazos de temporalidade costumam ser longos ou até mesmo permanentes. Foi pensando nisso e em facilitar a rotina e o compartilhamento de informações entre profissionais da saúde que foi aprovada a Lei 13.787/2018, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos.
Se você ainda precisa se adequar e entender mais sobre a nova regra, leia este texto até o final: destrinchamos cada detalhe para que não fique nenhuma dúvida. Confira!
Entenda o que diz a lei 13.787/2018
A digitalização de prontuários médicos se tornou lei a fim de assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade dos documentos digitais e físicos.
Para tanto, os métodos de digitalização utilizados devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais.
Além disso, é obrigatório que todos os arquivos gerados sejam digitalizados com o uso de certificados digitais emitidos no padrão da ICP-Brasil, para que mantenham a autenticidade legal das informações, e sejam administrados através de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Quanto aos arquivos físicos, a nova lei de digitalização de prontuários médicos sugere que sejam eliminados após passarem pela análise de uma comissão permanente de revisão, que vai constatar a integridade dos originais para avaliar a possibilidade de eliminação.
Documentos de valor histórico identificados pela comissão, por exemplo, devem ser preservados de acordo com a legislação arquivística. Já os documentos originais e eletrônicos que não sofreram alteração nos últimos 20 anos podem ser descartados ou devolvidos ao paciente, conforme tabela de temporalidade.
A segurança e privacidade dos pacientes também deve ser levada em consideração: o manuseio dos prontuários médicos eletrônicos está sob a guarda da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), que garante que o armazenamento dos dados deve assegurar a proteção contra acesso, uso, reprodução e descarte não-autorizados pelo paciente.
Como se adequar às normas de digitalização de prontuários médicos
Os benefícios da digitalização de prontuários médicos vão além de economizar papel: ela garante a segurança das informações, que não correm risco de se perderem em acidentes ou ações do tempo, e ainda leva a uma economia de tempo e dinheiro. Com o acesso remoto aos prontuários sempre que necessário, bastando uma conexão com internet, todo o corpo clínico e os pacientes são beneficiados pela praticidade.
Para se adequar às normas de digitalização de prontuários médicos, o ideal é contratar um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos eficiente, que cumpra com as exigências da lei e auxilie de forma prática a rotina e a produtividade de toda a equipe das clínicas e hospitais.
A Célula Gestão de Documentos tem a solução ideal nesse caso, com um software que permite indexação dos arquivos por categorias e tags, além do Reconhecimento Óptico de Caracteres, que facilita nas buscas por documentos específicos. O acesso remoto garante que somente pessoas autorizadas consigam visualizar cada arquivo, assegurando que as informações dos pacientes permaneçam em sigilo. Ainda assim, é recomendado cautela a este processo pois a lei deixa claro que a regulamentação técnica dos softwares virá adiante com mais detalhes, e isto ainda não aconteceu.
No caso dos documentos que precisam ficar armazenados, a Célula ainda oferece a solução de Guarda Terceirizada, que gerencia e armazena os arquivos de forma adequada, com monitoramento 24h, profissionais especializados e controle antipragas e insetos, ou ainda a implantação completa de um CEDOC para clínicas e hospitais.
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