Gestão de documentos de empresas fechadas: conheça os prazos para guardar cada registro

A gestão de documentos de empresas fechadas tem sido a dúvida de muita gente em 2020. Afinal, o ano marcado pela pandemia de Covid-19 fez com que muitas empresas encerrassem suas atividades. O assunto demanda atenção redobrada, mesmo sendo fruto de um momento tão delicado. Isso porque o descarte indevido dos registros pode trazer complicações financeiras e jurídicas para o empresário. Ou seja: mais dor de cabeça no futuro.

Mas, a organização e conservação do arquivo não é algo irrealizável. É possível entender como se faz e deixar tudo nos conformes da lei. Como? Por meio das instruções corretas e contando com a ajuda de profissionais que entendem do assunto. Neste artigo, você confere informações essenciais sobre a custódia dos documentos e o prazo de armazenamento de cada um deles. Leia abaixo.

Processo de encerramento

Muita gente pensa que as obrigações de uma empresa acabam de forma automática assim que ela fecha as portas. Essa é uma crença equivocada e perigosa. Assim como há todo um processo burocrático para se começar um negócio, também há trâmites administrativos para encerrá-lo, o que envolve o comprometimento com a guarda de informações.

É importante lembrar que a falta de documentos pode acarretar na necessidade de arcar com tributos já quitados e até com o risco de a empresa ser prejudicada pela falta de provas de defesa em um processo judicial ou de fiscalização. Se, para uma empresa em funcionamento a gestão de documentos já representa economia, para a firma fechada, essa administração pode ser um diferencial ainda maior.

Documentos para guardar

Portanto, vamos aos prazos de guarda dos documentos. Em geral, tratam-se de registros e declarações de questões tributárias, trabalhistas e previdenciárias. Esses dois últimos podem ser necessários para aposentadoria e concessão de benefícios num futuro próximo ou mais distante. Abaixo, você confere períodos de armazenamento informados por legislações como a Constituição Federal, CLT, Código Tributário Nacional, súmulas jurídicas e portarias do Ministério do Trabalho e Emprego.

Documentos Tributários

Guardar por 5 anos:

  • Imposto de Renda (IR)
  • Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL)
  • Programa de Integração Social (PIS)
  • Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
  • Simples Nacional
  • Notas fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos.
  • Livros fiscais e contábeis
  • Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil
  • Declarações: DIPJ, DCTF, Dirf
  • Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos

Documentos Trabalhistas e Previdenciários

Guardar por 30 anos

  • Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS)
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP)
  • Guia de Recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC)

Guardar por 10 anos

  • Folha de pagamento
  • Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários

Guardar por 5 anos

  • Contribuição previdenciária (GPS)
  • Contribuição sindical (GRCSU)
  • Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário e controle de ponto.
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged)
  • Relação Anual de Informações Sociais (Rais)

Guardar por 2 anos

  • Termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio.

Guardar por prazo indeterminado

  • Contrato de Trabalho
  • Livro ou ficha de registro de empregado

Conte com especialistas para a gestão de documentos de empresas fechadas

 A segurança é aspecto mais importante do armazenamento desses documentos. É preciso assegurar que todos eles permaneçam legíveis, compreensíveis e que não se percam ou se deteriorem. Além disso, se a sua vontade for ter esses arquivos apenas em formato digital, é necessário ter a certeza de que essa versão é válida perante a lei.

Você não precisa estar sozinho durante esses trâmites. A Célula pode oferecer as garantias de proteção aos seus documentos. Aqui, nós dispomos de um atendimento personalizado e, com tecnologia e gerenciamento modernos, asseguramos alto padrão de qualidade no serviço. Assim, você não precisa se preocupar com espaço, prazos e nem mesmo com o futuro descarte desses materiais. Uma solução excelente, concorda?

Para saber mais sobre os serviços de gestão dos documentos da Célula, entre em contato conosco. Será um prazer te ajudar nesse momento!

Compartilhe

Artigos relacionados

Desvendando os segredos da prestação de contas com o GED Célula

No cenário empresarial, onde normas e regulamentações são intrínsecas, a prestação de contas é um desafio que todas as organizações enfrentam. Seja na esfera fiscal, nas diretrizes do setor ou em requisitos específicos, as empresas enfrentam um intrincado labirinto de conformidade. Nesse cenário, a prestação de contas transparentes, muitas vezes parte do coonceito de compliance, emerge como um imperativo vital.
A prestação de contas, no contexto empresarial, não é meramente uma formalidade burocrática, mas sim um compromisso contínuo para cumprir regulamentações e normas. Ela abrange desde a transparência financeira até a conformidade com padrões éticos e legais. Estar em compliance significa não apenas evitar penalidades, mas também construir uma base sólida de operações éticas e eficientes.
A gestão eficaz de documentos é um dos pilares fundamentais da prestação de contas. É aqui que entra em cena um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). No caso da Célula, especializada em gestão documental, o GED Célula é uma ferramenta robusta e inteligente projetada para simplificar a vida empresarial no que diz respeito à documentação.
Entenda como a implementação de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como o GED Célula, pode não apenas atender a essas demandas, mas transformar o processo em um catalisador para a eficiência operacional e a conformidade sustentável.

Gestão documental para planos de saúde

No cenário dinâmico dos planos de saúde, onde a eficiência operacional é crucial, a gestão documental assume um papel fundamental. Nesse contexto, a Célula se destaca como uma parceira estratégica, oferecendo soluções personalizadas que modernizam a forma como os documentos são tratados.