Quando falamos em organização, uma gestão de documentos eficiente é peça fundamental em todo o processo. As vantagens de investir nesse serviço são muitas, mas entender minimamente o processo é um passo importante para garantir seu bom funcionamento. Dessa forma, é possível expandir sua empresa e garantir mais produtividade e praticidade no dia a dia de toda a equipe.
Por isso, preparamos esse glossário completo com dicas e informações sobre gestão de documentos e uma descrição dos principais termos e soluções relacionados a esse serviço.
O que é Gestão de Documentos
Gestão de Documentos é o planejamento, controle, direção, organização, capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos.
Ela permite mapear todo o processo documental de uma empresa, desde o momento em que um arquivo é elaborado formalmente até sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.
A gestão de documentos abrange todos os tipos de arquivo. Sejam eles produzidos em papel, digitalizados ou produzidos originalmente em meio eletrônico (também chamados de nato-digitais).Por isso, existem no meio diversos termos e expressões que frequentemente utilizamos e que podem ser estranhos para quem não está acostumado. Veja abaixo:
Principais termos da Gestão de Documentos
Ciclo Vital dos Documentos
O Ciclo Vital dos Documentos é composto por sucessivas fases pelas quais os arquivos passam, desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação. Também chamado de Teoria das Três Idades, suas fases se dividem em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.
Assinatura Eletrônica
Assinatura Eletrônica é a geração, por computador, de um ou mais símbolos adotados por alguém para equivaler legalmente à sua assinatura manual em documentos digitais.
A Assinatura Digital é uma de suas modalidades e utiliza algoritmos de criptografia para garantir mais segurança aos documentos assinados.Ela permite que cada arquivo tenha uma assinatura distinta, ainda que o signatário seja o mesmo.Dessa forma, o destinatário tem garantia deque seu documento digital não vai ser negado, uma vez que o remetente é a única pessoa com acesso à chave que gerou a assinatura.
Certificação Digital
Certificação Digital é o reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo.Essa relação é única, exclusiva e intransferível, e o reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma unidade certificadora.
Digitalização
Digitalização é o processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado. O processo se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.
Uma das principais vantagens dessa solução é evitar perdas, dificuldade de acesso e acúmulo de material. Afinal, tantos papéis guardados acabam tomando espaço e somando muita dor de cabeça, não é?
Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)
OCR é, basicamente, a técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o textual. Como assim? Bom, quando um documento é digitalizado, normalmente ele se transforma em uma imagem estática e, mesmo que contenha palavras ou textos relevantes, o computador não consegue fazer essa diferenciação.
Já com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, o texto é extraído da imagem, permitindo, por exemplo, edição e pesquisa a partir do conteúdo do texto.
Armazenamento
Armazenamento é a guarda de documentos em local apropriado. No caso de arquivos digitais, é realizada em dispositivos de memória não-volátil.Ou seja, em dispositivos em que após gravar um dado, este não será apagado, alterado ou perdido quando se desliga o computador ou há uma queda de energia.
No caso de arquivos físicos, a guarda pode ser feita de forma terceirizadaa fim deocupar menos espaço nas empresas.
CEDOC (Centro de Documentação e Arquivamento)
CEDOC é o espaço dentro da empresa destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação.Ou seja, é nele que acontece o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.
Essa solução é ideal para negócios em que os documentos precisam ficar armazenados dentro da própria empresa, como é o caso de cartórios, ou que o espaço físico tem capacidade tal.
Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
O GED é, basicamente, um software que englobatodo o banco de dados de uma empresa.Ele permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).
Workflow
O termo pode ser traduzido do inglês como “fluxo de trabalho” e tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. As ferramentas de Workflow monitoram cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.
BPM (Business Process Management)
Também conhecido como Gerenciamento de Processos de Negócios, se trata de uma metodologia que avalia alterações e melhorias em variados aspectos de um processo, para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente.
Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos. Ao contrário do que muitos podem pensar, BPM e Workflow não são a mesma coisa.
* Veja esses e outros termos no glossário publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).
