Quais os primeiros passos da gestão documental?

Gestão documental consiste no uso, manutenção, guarda e descarte eficientes do arquivo de uma empresa. Ela garante segurança e facilidade no trato com os documentos desde sua elaboração até seu destino final. A Célula, com seus mais de 13 anos de mercado, entende o nicho de atuação de cada cliente, e a partir disso planeja e constrói um trabalho sólido e eficaz.

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Os primeiros passos da gestão documental

  • Análise das necessidades da empresa e definição da melhor solução a ser aplicada

Dos primeiros passos da gestão documental, dois dos mais importantes são analisar as necessidades da empresa e definir a melhor solução a ser aplicada. Se uma empresa trabalha com muita consulta e pesquisa em arquivo próprio, por exemplo, a digitalização e/ou o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) desses documentos podem garantir durabilidade do material e facilidade de pesquisa. Outra empresa pode ter um arquivo desorganizado que ocupa muito espaço. Nesse caso, a melhor solução seria transportar os documentos para a sede da Célula, onde ele seria categorizado e organizado, e estaria disponível para a empresa graças ao serviço de entrega realizado pelas nossas frotas.

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  • Coleta dos documentos

A equipe de gestão documental vai até a empresa e coleta os documentos a serem trabalhados. A Célula conta com frota própria para o serviço de transporte de documentos e atende à solicitação do documento requisitado em até 24h, após o pedido.

  • Preparação dos arquivos

Nesse momento, a equipe seleciona, organiza e guarda o arquivo da empresa em questão em local seguro, garantindo sua preservação. Caso seja a melhor solução para o gerenciamento em questão, é feito também o processo de digitalização e/ou OCR.

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  • Vantagens

Depois dos passos iniciais, a empresa ganha espaço físico em sua sede e agilidade no uso e manutenção dos documentos, ou seja, na rotina. Todo o trabalho que depende deste arquivo é otimizado: os funcionários não precisam mais perder horas de trabalho procurando um arquivo, pois é possível identificar e rastrear os documentos online via sistema GED Célula (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e tê-los em mãos em até 24h. As pesquisas em arquivo próprio também acontecem de forma mais eficaz, por conta do Reconhecimento Óptico de Caracteres, que transforma em texto digital e pesquisável o que antes estava em papel físico.

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