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Como a gestão de documentos facilita o trabalho da Energisa

Criada há 112 anos, a Energisa é uma das principais distribuidoras privadas de energia no Brasil, abastecendo 788 cidades, em nove estados. A empresa conta com a Gestão documental da Célula há 9 anos, que fornece as soluções de CEDOC e GED, além do pronto atendimento à disposição do cliente.

Essa parceria transformou o arquivo morto da Energisa em uma central de documentos ativa e padronizada, tornando a busca por informações mais rápida e eficiente. O trabalho possibilitou também a rotatividade dos arquivos: o grande volume de novos documentos é compensado pelo descarte frequente do material que se torna inválido, após devida conferência e triagem.

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Parceria de sucesso

Antes da Célula, a Energisa realizava o controle dos seus arquivos por meio de planilhas de Excel. De acordo com a Andreia Ramalho, analista técnico-administrativa da empresa, as informações dos documentos existentes nas caixas eram lançados na referida planilha, o que tornava a localização dos mesmos pouco prática.

Com a gestão documental, os documentos da Energisa foram transferidos para um CEDOC (Centro de Documentação), com caixas mais modernas, resistentes e devidamente organizadas. O processo de Gestão Documental incluiu ainda a digitalização do material arquivado.

Como resultado desse trabalho contínuo, a Energisa ganhou agilidade nos processos de localização e consulta do acervo. Andreia destaca esse ponto como principal vantagem da parceria com a Célula. “A gestão documental proporciona respostas rápidas, seja aos órgãos públicos, seja aos clientes ligados a Energisa”, pontua.

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