O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.
Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.
Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.
Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings
Guarda terceirizada
Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.
Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.
Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.
Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.
Digitalização
Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.
Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.
GED
Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.
O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.
Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.
Gestão de Documentos também é questão de segurança
Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.
A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!
