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Guarda de Documentos: entenda como funciona!

Guarda de Documentos: entenda como funciona!

A guarda de documentos é parte importantíssima da organização de uma empresa.

O processo de armazenamento de documentos garante segurança jurídica, fiscal e trabalhista ao empreendedor.

Isso porque, caso solicitada a comprovação de operações e registros de documentos por parte de algum órgão fiscalizador, tais documentos deverão ser disponibilizados.

Assim, é possível evitar problemas maiores como multas e penalidades impostas à empresa.

A Célula oferece soluções personalizadas em gestão de documentos.

Ao contratar um projeto de gerenciamento de arquivos, o cliente tem a liberdade de optar pelo formato que melhor se adapta à sua necessidade.

Para isso ele deve analisar suas demandas e concluir qual a melhor opção a ser aplicada.

Não entende muito bem os termos de gestão documental? Confira o glossário que preparamos!

Como funciona a Guarda de Documentos?

Guarda de Documentos: entenda como funciona!

Empresas que têm dificuldade em armazenar a alta quantia de documentos, seja por falta de espaço ou mão de obra, encontram neste serviço a solução ideal.

Mantê-los organizados, limpos e acessíveis é uma tarefa complicada e difícil de ser executada com qualidade por qualquer um.

A Célula dispõe de um centro de armazenagem com gerenciamento de risco, garantindo a segurança e preservação dos documentos.

O acesso aos arquivos no dia a dia da empresa fica por conta do nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Nele, é possível encontrar todos os arquivos digitalizados em alta qualidade, além de poder contar com inúmeras funcionalidades.

Caso a versão física de um documento seja necessária, é nossa responsabilidade entregá-lo dentro do prazo de 24 horas.

Sua empresa tem espaço para um Centro de Documentação próprio? Saiba tudo sobre nosso serviço de implantação de CEDOC.

Etapas do processo de guarda de documentos

1. Documento

Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente é separado para a coleta dos mesmos.

2. Coleta

A coleta é agendada, o protocolo é feito para controle da retirada dos documentos e o transporte é realizado em veículo próprio da Célula.

Opcionalmente, o cliente também pode fazer o transporte dos documentos, sob sua responsabilidade;

3. Preparação

Todos os documentos e caixas recebidos possuirão uma etiqueta de identificação de código de barras.

Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também são retirados para permitir o processo;

4. Indexação

Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades, além disso, indexadores são definidos.

Os mesmos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;

5. Digitalização dos Documentos

Os documentos selecionados são digitalizados em Scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins.

Após este processo, os mesmos se encontram disponíveis no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, sete dias por semana;

6. Implantação

Na implantação, a caixa recebe a etiqueta de posição que leva seu futuro endereço na estante;

7. Armazenamento

A caixa é alocada na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão especial com segurança, controle de pragas e insetos e monitoramento 24h.

O que é Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?

Guarda de Documentos: entenda como funciona!

Quem opta pela digitalização dos documentos armazenados em nosso galpão tem a facilidade de contar com nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

O sistema é disponibilizado em ambiente seguro e permite a configuração de diversas permissões de acesso de acordo com o perfil de cada cliente e sendo definido pelo gestor do mesmo.

Podem ser definidos horários e dias permitidos de acesso ao sistema, assim como cada operação realizada pelo usuário é armazenada permitindo que auditorias sejam realizadas.

Vantagens de adotar o GED Célula

Guarda de Documentos: entenda como funciona!

Maior facilidade em buscas

Com o GED, é possível fazer buscas por palavras-chave, assunto, cliente e muitas outras categorias de forma rápida e fácil de qualquer lugar. E, mesmo se você precisar da versão física, é possível ver exatamente em qual caixa ou estante ele está otimizando suas buscas.

Liberação de espaço físico

Muitas vezes guardamos documentos desnecessários ou que podem ser substituídos por versões digitais. Adotando o GED, se torna muito mais fácil administrar todos esses arquivos e até mesmo controlar quais podem ser descartados, seguindo sua tabela de temporalidade.

Mais segurança

Com o GED, você controla quem pode acessar os documentos e evita que eles caiam em mãos erradas. Além disso, diminui o manuseio das versões físicas, aumentando sua vida útil e impedindo que sejam amassados ou rasgados.

Maior economia

Com seus arquivos digitalizados e controlados através de um sistema que permite o acesso ilimitado de qualquer lugar, você reduz drasticamente o número de cópias e impressões realizadas na sua empresa.

Além disso, já pensou na receita que a liberação de espaço físico pode trazer para o seu escritório?

Produtividade

Com mais facilidade para encontrar seus documentos e sem desperdiçar tempo procurando caixa por caixa, você e seus funcionários terão um período maior para se dedicar às suas tarefas.

Quem deve adotar à Guarda Terceirizada?

Guarda de Documentos: entenda como funciona!

Transportadoras

O número de documentos que transportadoras precisam lidar é grande.

Seja em papel ou eletrônicos, uma gestão de documentos para transportadoras bem executada é fundamental para manter o bom funcionamento da empresa.

Os documentos de transportadoras recebem um tratamento especial por aqui.

Coletamos todos os Conhecimentos de Transporte Eletrônicos (CT-e) emitidos e acumulados, que recebem uma etiqueta de código de barras para identificação e passam por um processo de triagem, a fim de conferir assinaturas, rasuras e afins.

No processo de digitalização, cada CT-e é indexado através da base de dados do ERP da sua empresa automaticamente, evitando que possíveis erros de digitação ocorram.

Após digitalizados, os CT-e podem ser acessados tanto pelo nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), quanto pelo de Planejamento de Recursos (ERP) da sua transportadora.

Já as versões físicas são guardadas em caixas reforçadas, específicas para armazenamento de documentos a longo prazo, etiquetadas e alocadas em nosso galpão especial, com segurança e monitoramento 24h.

Engenharia e Arquitetura

Engenheiros e arquitetos lidam diariamente com inúmeras plantas e projetos de grandes formatos.

Para facilitar o armazenamento e o acesso a tantos arquivos, desenvolvemos uma solução específica para o gerenciamento de documentos de arquitetura ou engenharia.

Aqui na Célula, cada documento de arquitetura ou engenharia é protegido por uma fina camada de clearfilm ao ser digitalizado.

Assim, documentos mais antigos ou que estejam em avançado estado de deterioração não são danificados no processo.

Além disso, a digitalização Célula é compatível com arquivos 2D do AutoCAD, o que possibilita a edição de suas plantas e projetos online, com notas e marcações, e facilita cálculos baseados em escala e de perímetros e áreas.

Dessa forma, os arquivos se mantém seguros e facilmente encontrados, quando necessários. Tudo isso com mais economia, uma vez que não há a necessidade de um funcionário específico para isso na empresa.

Empresas e profissionais em Coworkings

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema.

Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados.

Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores.

Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar.

O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Em dúvida entre home office e coworking? Confira as vantagens e desvantagens de cada um.

Solução para outras áreas de atuação

A Guarda Terceirizada Célula possui inúmeras vantagens para todos os tipos de serviço.

Com soluções específicas ainda para:

Guarda de Documentos: entenda como funciona!

Benefícios da guarda de documentos Célula

  • Economia de tempo, dinheiro e mão de obra;
  • Liberação de espaço na sua empresa;
  • Mais agilidade nos processos;
  • Fácil acesso aos documentos através de nosso software online;
  • Maior conservação do acervo de documentos;
  • Pesquisas mais otimizadas com ferramentas de organização por nome, data e muitas outras;
  • Economia de tempo e dinheiro, que não serão mais gastos em buscas por projetos específicos;

Conheça os nossos cases de sucesso!

MRS Logística

É uma concessionária de serviço público regulada pelo governo que, constantemente, é questionada a prestar esclarecimentos sobre demandas e operações passadas.

A fim de garantir a produtividade da empresa e evitar a perda de tempo e espaço, uma boa gestão de documentos se tornou necessária. Nasceu, assim, a parceria com a Célula.

Hoje, a gestão inclui a digitalização dos arquivos e guarda de documentos terceirizada no galpão da Célula.

A liberação de espaço físico e o armazenamento adequado da documentação melhoraram a eficiência na busca por arquivos específicos.

“A Célula é uma grande parceira da MRS. A gestão da documentação na nossa empresa ficou mais fácil, rápida e inteligente”, ressaltou a funcionária da MRS.

Energisa

A empresa conta com a Gestão documental da Célula há nove anos, que fornece as soluções de CEDOC e GED, além do pronto atendimento à disposição do cliente.

Essa parceria transformou o arquivo morto da Energisa em uma central de documentos ativa e padronizada, tornando a busca por informações mais rápida e eficiente.

Com a gestão documental, os documentos da Energisa foram transferidos para um CEDOC (Centro de Documentação), com caixas mais modernas, resistentes e devidamente organizadas.

O processo de Gestão Documental incluiu ainda a digitalização do material arquivado.

Como resultado desse trabalho contínuo, a Energisa ganhou agilidade nos processos de localização e consulta do acervo.

Outros cases

Saiba mais como podemos ajudar a sua empresa com soluções em Gestão de Documentos eficientes e práticas! Confira aqui o contato da nossa unidade mais próxima de você.

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