Benefícios da Guarda de Documentos

Liberação de espaço físico

Liberação de mão-de-obra

Documentos entregues em até 24 horas (3 horas, se emergencial)

Galpão construído especialmente para este fim com monitoramento de temperatura e umidade

Local com segurança 24 horas monitorado por câmeras e alarme

Digitalização

Acesso ao acervo via Web com possibilidades de flexibilização

Detalhes

1. Documento

É gerado no cliente. Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente é separado para a coleta dos mesmos. O transporte pode ser feito pela Célula ou pelo próprio cliente. O cliente decide de quanto em quanto tempo deseja enviar seus documentos para a Célula;

2. Coleta

A coleta é agendada, o protocolo é feito para controle da retirada dos documentos e o transporte é realizado em veículo próprio da Célula. Opcionalmente, o cliente também pode fazer o transporte dos documentos, sob sua responsabilidade;

3. Preparação

Todos os documentos e caixas recebem uma etiqueta de identificação de código de barras. Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também são retirados para permitir o processo;

4. Indexação

Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;

5. Digitalização dos Documentos

Os documentos selecionados são digitalizados em Scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os mesmos se encontram disponíveis no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana;

6. Implantação

Na implantação a caixa recebe a etiqueta de posição, seu futuro endereço físico na estante;

7. Guarda Terceirizada

A caixa é alocada na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão especial com segurança e monitoramento 24h.