Se a sua empresa não está se adaptando à transformação digital, é melhor repensar o negócio. A realidade do mundo é outra, tudo muda muito rápido: tecnologias avançam mais a cada dia, rotinas ficam cada vez mais aceleradas, demandas crescem, espaços diminuem e novas profissões estão surgindo em um piscar de olhos.
Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato se tornam oficiais, reconhecidos e, muitas vezes, obrigatórios. Sim, a legislação entende a digitalização de documentos como um passo importante e vem exigindo-a em diversas esferas, como saúde, educação e empreendedorismo.
Mas quais são as vantagens disso? Confira a lista que preparamos de 5 benefícios da transformação digital nas empresas e veja como adaptar o seu negócio.
Facilidade de acesso
Quando você precisa procurar alguma informação específica em documentos físicos, muitas vezes, é necessário procurar as informações que precisa por uma vasta estante abarrotada de pastas que, por sua vez, estão cheias de papéis, não é?
Mas, com as versões digitalizadas, a situação é outra. Basta que elas estejam indexadas em um eficiente software de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos, para utilizar o campo de buscas e encontrar o arquivo em um piscar de olhos.
Perenidade das informações
A possibilidade de eternizar informações, sem riscos de que se percam com o tempo, degradem, rasguem ou desapareçam é uma das principais razões para que as leis estejam mudando e tornando obrigatória a digitalização de documentos.
Alguns exemplos dessas leis são:a MP da Liberdade Econômica, que equipara aos documentos físicos os arquivos digitalizados com certificação digital padrão ICP-Brasil, em empresas de pequeno e médio porte; a Portaria 315/2018, que torna obrigatória a digitalização de todo o acervo acadêmico de Instituições de Ensino Superior; e a Lei 13.787/2018, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos em clínicas e hospitais. Para saber mais sobre cada uma delas, basta clicar sobre o nome da lei.
Economia de espaço
Muitas das normas citadas acima, além de equiparar judicialmente os documentos físicos e digitais, ainda determinam que as versões físicas podem ser descartadas após o vencimento da sua fase corrente. Para entender como funciona cada fase dos arquivos e a chamada Teoria das Três Idades, clique aqui.
Sem contar a popularização dos arquivos nato-digitais como notas ficais e contratos, por exemplo, que também são considerados oficiais quando certificados no padrão ICP-Brasil. Isso significa que o volume de papel e documentos físicos da empresa pode reduzir drasticamente, garantindo mais espaço para você e sua equipe.
Digitalização e redução de custos
Com todas as vantagens já citadas até agora, já dá para imaginar que a redução de custos também se torna uma realidade. Afinal, sua empresa não vai precisar de tanto espaço para documentos – o que permite um aumento da equipe ou até mesmo a mudança para um escritório menor –, o número de papéis produzidos diariamente diminui de forma drástica, assim como o gasto de tinta para impressões e cópias.
Tudo isso sem contar o mais impressionante: a redução do tempo perdido procurando por alguma informação, como dissemos no primeiro tópico, que permite que você e sua equipe se concentrem nas suas verdadeiras funções, com mais produtividade e eficiência – o que, consequentemente, gera mais lucro.
Transformação digital e sustentabilidade
Uma questão que não podemos deixar de considerar atualmente é a responsabilidade ambiental da sua empresa. A redução no consumo de papel e tinta é uma importante atitude em prol da diminuição do descarte de lixo no planeta.
Mas não só isso: apesar dos papéis serem feitos a partir de madeira reflorestada, sua extração e fabricação causam impactos que comprometem a biodiversidade das matas e vazão das nascentes nos entornos das áreas de extração da celulose. Segundo dados da organização WaterFootprint Network, cerca de 10 litros de água são gastos para a produção de apenas uma folha de papel A4.
Transformação digital nas empresas: como se adaptar?
A Célula Gestão de Documentos oferece essas soluções e muitas outras, a fim de garantir o melhor para os documentos da sua empresa sempre. Por aqui, temos soluções específicas para diversas áreas de atuação, de acordo com cada necessidade. Seja digitalização de plantas e desenhos técnicos, gestão de arquivos de RH Ativo, documentos de serviços públicos, entre outras. Quer conhecer a melhor solução para o seu negócio? Clique aqui e entre em contato com a Célula mais perto de você.
O primeiro passo para adaptar sua empresa à transformação digital é saber contar com bons aliados, que vão guiá-la pelo melhor caminho a fim de trazer mais produtividade e prosperidade. Contratar um serviço de digitalização que garanta a qualidade e nitidez dos documentos, por exemplo, é fundamental nesse processo. Assim como fazer uso de um software de GED que seja eficiente e funcional no dia a dia.
