Para garantir um pleno funcionamento, toda empresa precisa seguir diversas normas jurídicas. Entre elas, a prestação de informações sobre suas atividades e rendimentos financeiros, seja para comprovações regulares, como declaração de Imposto de Renda, ou para casos extraordinários, como processos na justiça, fiscalizações ou auditorias.
De acordo com a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon), em nível básico, dez documentos são imprescindíveis para as organizações – e todos devem estar acessíveis e atualizados. São eles: alvará, licença sanitária, licença ambiental, notas fiscais, registros contábeis, comprovante de recolhimento de tributos, comprovantes de recursos humanos, exames médicos dos colaboradores, contrato social e contrato com o contador.
Portanto, dá para perceber que, de regra, são muitos arquivos pelos quais as empresas devem se responsabilizar. Pensando nisso, reunimos as principais informações sobre a necessidade de documentação empresarial no contexto jurídico e fiscal. Quer entender mais sobre o assunto? Então, confira o texto a seguir.
Necessidade de documentos no âmbito jurídico
Três aspectos merecem destaque quando lidamos com documentos empresariais no âmbito jurídico. São eles: segurança, integridade e organização.
Segurança
Em termos de segurança, os documentos das organizações não podem ser vulneráveis a vazamentos e ao acesso de pessoas não autorizadas, devido às informações sigilosas da própria companhia e de terceiros. A empresa que não zela por esse sigilo corre o risco de arcar com processos judiciais pela exposição de informações privadas de colaboradores e clientes, por exemplo, além das consequências negativas que tem que lidar com o vazamento de dados da própria organização.
Integridade
A integridade diz respeito ao estado dos arquivos. Os documentos devem estar legíveis quando requisitados juridicamente para a comprovação de diferentes atos. Se danificados ou rasurados, a veracidade das informações, ainda minimamente legíveis, se torna questionável. Portanto, é necessário que a empresa tenha ciência da necessidade de manter o cuidado com os seus documentos. E, para isso, o ideal é contar com uma empresa especializada na guarda e no gerenciamento eletrônico de documentos, como a Célula.
Organização
A organização envolve os dois aspectos citados anteriormente e, também, o âmbito fiscal, que será abordado a seguir. Ainda assim, vale destacar esse atributo individualmente já que a sistematização dos documentos de uma empresa é essencial em casos de fusões, de formação de sociedades e de aquisições, que são atividades que envolvem a propriedade da empresa e que requerem, por exemplo, registro em cartório e reconhecimento jurídico. Nesses casos, a empresa deve dispor de todos os seus documentos para que não haja nenhum tipo de impedimento ou prejuízo nessas transações.
Necessidade de documentos no âmbito fiscal
Com certa frequência, empresas de todos os ramos precisam prestar contas e passar por averiguações do Fisco, que são autoridades que controlam e supervisionam o cumprimento da legislação tributária. O Fisco comporta diferentes níveis: municipal, com o supervisionamento de tributos como Imposto sobre Serviços (ISS) e IPTU; estadual, responsável pela cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS); e federal, como a cobrança do Imposto de Renda.
Todos esses tributos exigem comprovação de pagamento. E não apenas do ano ou mês vigente, mas também de períodos anteriores. A falta de documentos comprobatórios de dispêndios pode fazer com que a empresa tenha gastos com multas ou com o acerto de contas duplicado de tributos que já haviam sido quitados. Esse aspecto se mescla com o âmbito jurídico em casos de processos trabalhistas, por exemplo, que podem demandar o registro de pagamento de remuneração a colaboradores.
Perda de validade dos documentos
Alguns documentos têm o tempo de armazenamento definido por lei. Isso significa que, depois de determinado período, o arquivo pode ser descartado porque não há mais utilidade em procedimentos jurídicos ou fiscais. São exemplos os registros de pagamento de salários, férias, 13° salário e controle de ponto. De acordo com legislações como a CLT e portarias do Ministério do Trabalho e Emprego, no caso de encerramento de atividades da organização, esses documentos prescrevem após 5 anos.
Nessas situações, é importante ter em mente que o descarte do registro deve ser feito de forma que seu conteúdo se torne totalmente ilegível. Isso porque as empresas podem ter diversos prejuízos caso suas informações sejam usadas por terceiros sem a devida autorização – perdas de ordem financeira ou até mesmo que envolvam danos morais. Na Célula, os documentos sem validade são descartados mediante autorização do cliente. E esse processo é feito de forma segura, preservando a integridade da empresa, de seus parceiros e de seus funcionários.
Gerencie os documentos da sua empresa com a Célula
Segurança, integridade e sistematização dos documentos são essenciais para assegurar que as organizações estejam em dia com suas obrigações jurídicas e fiscais. Trata-se de aspectos centrais e, por isso, merecem um tratamento especializado, feito por uma empresa que tem experiência no assunto.
E, para isso, você pode contar com a Célula. Temos 17 anos de experiência em guarda e gerenciamento eletrônico de documentos de empresas e instituições de diferentes setores, como engenharia e arquitetura, educação, saúde, transporte e administração municipal.
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Fonte de informação: https://oglobo.globo.com/economia/bb-mpe/os-dez-documentos-essenciais-de-uma-empresa-18254164
