O excesso de documentos é um problema em grande parte das empresas.
O número em excesso de papéis em um escritório ocupa espaço e desorganiza o ambiente, levando à perda de tempo e ao desperdício (que, por sua vez, leva a mais arquivos armazenados).
As vantagens em digitalizar seus documentos estão bem aí: solucionar problemas e transformar a rotina da empresa para mais organização, praticidade, segurança e sustentabilidade.
Ainda não entendeu como esses podem ser quatro bons motivos para digitalizar seus documentos? Continue lendo este texto!
4 vantagens em digitalizar seus documentos
Organização
A papelada se espalha pelo escritório, fica na mesa de um, vai para a mesa de outro e quase nunca está no seu lugar designado.
Essa é uma das maiores realidades nas empresas e é preciso mudar isso urgentemente.
A organização melhora o fluxo de trabalho e as aparências, libera espaço físico e facilita o dia a dia.
Muitos dizem que a organização dá trabalho, mas a verdade é justamente o oposto: ela deve existir para tornar a sua vida mais fácil e a rotina dos seus colaboradores mais produtiva.
Digitalizar seus documentos permite que eles sejam organizados de forma mais inteligente e funcional.
Eles podem ser categorizados e indexados com palavras-chave que facilitam na busca e poupam tempo, espaço e dinheiro.
Segurança
Continuando o exemplo acima, a papelada que anda de uma mesa a outra também está sujeita a diversos imprevistos.
O manuseio constante de inúmeros colaboradores, uma gota de café que cai despercebida na mesa, o sol que desgasta a tinta impressa.
Resumindo, quando se tem apenas a versão física de um documento, os riscos são muitos: perder, rasgar, manchar ou ainda desgastar com o tempo e o manuseio constante.
Ao digitalizar seus documentos com a Célula, você tem acesso ao software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que permite acessar seus arquivos de qualquer lugar com internet enquanto eles estão bem guardados e protegidos contra qualquer dano.
Além disso, o acesso é feito através de login e senha e você pode definir todas as pessoas que podem ver cada documento e, assim, impedir que ele caia nas mãos de pessoas não autorizadas.
Praticidade
Mais um bom motivo para digitalizar seus documentos e aproveitar o GED Célula é a facilidade para acessá-lo de qualquer lugar.
Não precisar perder tempo se locomovendo para buscá-lo ou procurá-lo significa mais tempo para sua equipe, que poderá focar no que realmente importa.
Com isso, o dia a dia da empresa será mais produtivo e os resultados positivos serão ainda maiores.
Sustentabilidade
Segundo a Associação Empresarial para Reciclagem, o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% somente papel e papelão.
Documentos e arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados estão na lista de tantos papéis descartados.
Por isso, ter seus documentos bem armazenados e digitalizados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis.
Aqui na Célula, você encontra soluções específicas para a sua empresa que trazem resultados de acordo com o que ela precisa.
Para saber mais informações e vantagens em digitalizar seus documentos, entre em contato com a gente e saiba tudo que a gestão de documentos pode fazer pela sua empresa.
