No período de incerteza em que estamos vivendo, o principal foco dos gestores tem sido reduzir custos na empresa. Seja para assegurar uma melhor saúde financeira ou para reorganizar a casa durante a fase de menor demanda, a terceirização da gestão de documentos pode ser a melhor solução no momento. Veja só!
Estima-se que cerca de 8 horas são perdidas semanalmente nas empresas com problemas na localização de documentos para o cumprimento de determinadas demandas. Supondo que todo esse tempo seja gasto por um único funcionário, isso significa aproximadamente quatro dias de trabalho perdidos em um mês. Se esse funcionário recebe um salário mínimo (R$1.045,00), a sua empresa está perdendo, no mínimo, R$140,00 todos os meses por não ter uma gestão de documentos eficiente. Já parou para pensar nisso?
Então, para te ajudar a reduzir custos na empresa e entender melhor o papel e os benefícios da terceirização da gestão de documentos no dia a dia do escritório, preparamos esse artigo que vai te explicar todos os motivos pelos quais você está perdendo dinheiro e pode melhorar. Continue a leitura e confira!
Por que ter uma Gestão de Documentos?
Aqui no Blog da Célula, nós já te explicamos os benefícios da Gestão de Documentos e todas as soluções envolvidas para resolver cada problema da sua empresa. Mas, em resumo, ela auxilia na otimização da sua estrutura de custos da seguinte forma:
- Reduz drasticamente os gastos com impressões, reimpressões, cópias e transporte de documentos;
- Menor risco de perda dos documentos por acidentes e imprevistos;
- Aumenta a perenidade dos arquivos, com menos chances de deterioração por ações do tempo ou incidentes;
- Evita ações processuais devido à não apresentação de documentos em auditorias;
- Segurança do acervo e das informações;
- Otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade.
Benefícios da terceirização
De maneira geral, a terceirização consiste em delegar determinadas atividades para que outras empresas prestadoras de serviço as realizem. Seus maiores benefícios estão relacionados, principalmente, à terceirização de atividades que não estão diretamente relacionadas ao produto ou serviço oferecido pela empresa, como é o caso da Gestão de Documentos.
Segundo uma pesquisa da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), a terceirização da Gestão de Documentos provoca uma economia de 15% a 20% nos custos da empresa, uma vez que ela pode eliminar gastos como armazenamento de arquivos, funcionários e serviços antifurto e de combate a incêndios.
Confira como a terceirização da Gestão de Documentos pode ajudar a reduzir custos na empresa:
Menor custo com colaboradores
Uma das principais vantagens da terceirização de serviços na redução de custos é que, ao invés de investir em diversos colaboradores para executarem aquela função, a empresa pode investir em uma empresa especializada e gastar menos com desperdício de produtos e máquinas, além de rescisões, trocas de funcionários, substituições, férias ou faltas.
Da mesma forma, pode ser considerada ainda a diminuição da estrutura do Departamento Pessoal, uma vez que caem as demandas de contratações, demissões, gerenciamento de folhas de pagamento, etc. Isso também garante uma maior previsibilidade nos custos mensais da empresa e permite enxugar do orçamento impostos e tributos trabalhistas, que ficarão a cargo da outra empresa contratada.
Otimização do tempo e maior produtividade
Se a empresa nunca contratou colaboradores especificamente para a sua gestão de documentos, a vantagem acima continua valendo: afinal, já mostramos para você no começo desse texto quanto tempo por semana uma equipe de trabalho perde com isso, não é mesmo?
A partir do momento em que a Gestão de Documentos é terceirizada e executada de maneira eficiente, os colaboradores não precisam mais se preocupar com essa função e têm suas rotinas muito mais otimizadas, o que garante melhor gerenciamento de tempo e mais produtividade no trabalho.
Com isso, muitas vezes pode-se perceber até que não é necessário uma equipe tão grande para realizar determinada tarefa e que é possível reduzir a grade de funcionários.
Economia de espaço
O espaço ocupado pelo grande volume de documentos também pode ser um problema nas empresas e terceirizar o armazenamento e a gestão deles permite que todo esse espaço seja melhor aproveitado para melhorar a qualidade do trabalho da equipe.
Em muitos casos, a sua empresa pode até mesmo perceber que não precisa de um local tão grande para atuar. Assim, é possível mudar de endereço para uma sala comercial menor, com aluguel mais barato e que acomode melhor todos os colaboradores.
Foco no que realmente importa
Além de tudo o que foi citado acima, a maior vantagem de terceirizar a Gestão de Documentos ou qualquer outra função que não seja diretamente relacionada ao produto ou serviço da empresa é poder direcionar todo o foco e energia da companhia para o que realmente importa: o próprio negócio.
Afinal, todas as preocupações com serviços secundários são eliminadas e os colaboradores podem se preocupar mais em melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, atender melhor os clientes e garantir sua maior satisfação e, consequentemente, vender mais e aumentar a receita da empresa.
Gestão de Documentos mais eficiente
Por fim, ao terceirizar a Gestão de Documentos, sua empresa está contratando outra verdadeiramente especializada nesse serviço, que vai identificar melhor todas as necessidades, os gargalos e as soluções de cada caso.Aqui na Célula, nós oferecemos os melhores serviços para gerenciar arquivos físicos e digitais e armazenar e digitalizar tudo que for necessário. São soluções especializadas, que podem ser moldadas de acordo com cada necessidade do seu negócio. Precisa reduzir os custos na empresa? Clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.
