A fim de regulamentar a digitalização de documentos públicos e privados, assim como a terceirização desse serviço, o Decreto 10.278/2020 entrou em vigor em março deste ano. Entre diversas normas e padrões exigidos, seu principal objetivo é assegurar a autoria e integridade dos documentos digitalizados e desburocratizar processos.
Para saber tudo sobre a lei, clique aqui e leia nosso artigo completo. Além disso, também temos um texto explicando cada um dos padrões técnicos mínimos exigidos na digitalização de documentos de acordo com a lei. Clique aqui para conferir.
Neste texto, vamos explicar ponto a ponto dos metadados mínimos exigidos na digitalização dos documentos, o que cada um significa e por que são tão importantes. Confira abaixo!
O que são metadados e para que servem?
Em termos gerais, Metadados são informações inteligíveis por computador sobre um determinado arquivo. Eles têm o principal objetivo de facilitar o entendimento da máquina a respeito daquele documento, a fim de agilizar processos de busca por informações e documentos específicos.
Dados descritivos de um documento digital, como autor, data de criação, localização, conteúdo, entre outros são exemplos de metadados. Assim, eles auxiliam na identificação, no gerenciamento e na preservação dos arquivos, além de agilizarem a sua localização.
Quais são os metadados mínimos exigidos pelo Decreto 10.278/2020?
O Decreto 10.278/2020 exige que uma série de metadados constem nas informações de cada documento digitalizado para que estejam de acordo com a regulamentação e sejam válidos legalmente.
Ao todo, são oito metadados exigidos para documentos de toda espécie, além de outros cinco exigidos para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno. Confira o que significa cada um deles:
Metadados mínimos exigidos para todos os documentos
Assunto
O assunto de um documento nada mais é que uma série de palavras-chave que representam seu conteúdo. De acordo com o Decreto 10.278/2020, seu preenchimento pode ser livre ou com uso de vocabulário controlado e termos padrão utilizados especificamente para sua indexação e classificação.
Autor (nome)
Neste campo, deve constar o nome da pessoa natural ou jurídica que emitiu o documento, para garantir sua autoria e integridade.
Data e local da digitalização
Também para efeitos de segurança da autoria e integridade, deve ser feito o registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da digitalização do documento.
Identificador do documento digital
Cada documento digitalizado deve ter um número de identificação único atribuído no ato de sua captura, que funciona como um CPF. O Identificador do documento digital permite que ele seja localizado facilmente e assegura sua originalidade.
Responsável pela digitalização
O responsável pela digitalização é a pessoa física ou jurídica responsável exclusivamente pela transformação do documento físico em digital. Seu nome será diferente do nome do autor, principalmente, em caso de terceirização da digitalização.
Título
O nome do documento pode ter duas formas: formal ou atribuído. O título formal indica a designação registrada no documento. Já o título atribuído indica uma designação providenciada para facilitar a identificação de um documento que não possui título formal.
Tipo documental
Este campo deve indicar o tipo do documento, ou seja, a configuração da espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Por exemplo: balanço geral, aviso de férias, bilhete de seguro obrigatório, entre outros.
Hash (checksum) da imagem
Hash é um código formado por uma combinação única de letras e números atribuído a um arquivo digital a fim de garantir sua integridade. Uma vez que esse arquivo é alterado, seu hash também muda. Dessa forma, é possível verificar a autenticidade de um documento e se ele foi adulterado.
Metadados mínimos exigidos para documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno
Classe
O documento digital deve possuir identificação de sua classe, subclasse, grupo ou subgrupo, baseado em um plano de classificação. Em resumo, isso significa que todos os documentos devem ser classificados de acordo com uma distribuição hierárquica entre classe/subclasse ou grupo/subgrupo.
Data de produção (do documento original)
No caso de documento de pessoa jurídica, além da data de digitalização, deve constar no arquivo também o registro cronológico (data e hora) e tópico (local) da produção do documento original.
Destinação prevista (eliminação ou guarda permanente)
Também deve constar nas informações do arquivo qual é a próxima etapa de destinação prevista para o documento, de acordo com a sua respectiva tabela de temporalidade. Para entender melhor sobre cada etapa, clique aqui e leia nosso artigo sobre o tema.
Gênero
Neste campo, os documentos de pessoa jurídica devem indicar o gênero documental, ou seja, a maneira em que ele se apresenta de acordo com o suporte. Por exemplo, textual, cartográfico, iconográfico, entre outros.
Prazo de guarda
Por fim, as informações do arquivo digital também devem indicar qual é o prazo estabelecido para sua guarda, de acordo com sua respectiva tabela de temporalidade.
Digitalização de documentos de acordo com o Decreto 10.278/2020
Esperamos que, com este artigo, você tenha compreendido melhor cada um dos metadados que devem constar nas propriedades de cada documento digitalizado, de acordo com o Decreto 10.278/2020. Aqui na Célula, nós seguimos à risca todas as normas exigidas pela lei e garantimos seus documentos digitalizados com segurança e qualidade.
Para saber mais sobre o nosso serviço de digitalização e as nossas melhores soluções em Gestão de Documentos, clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.
