As pessoas que lidam diariamente com documentos relacionados a processos jurídicos precisam de muita atenção na forma com que administram esse material. A falta de organização ou desconhecimento sobre as novidades que podem ajudar nessa gestão, são fatores que podem resultar na lentidão de processos.
Mas afinal, o que pode ser feito pelas empresas para conseguir melhorar a gestão documental de processos jurídicos? A Célula é especialista em gestão de documentos e te ajuda a conhecer melhor algumas opções disponíveis para que os processos se tornem mais eficientes e seguros.
Como a transformação digital mudou a forma de gestão
Já falamos por aqui como a transformação digital está fazendo com que documentos importantes para as pessoas físicas ou jurídicas se tornem eletrônicos. Essa atitude provoca uma mudança grande em relação aos cuidados com esse material, pois ficou mais segura, por exemplo, a guarda desses documentos, feita eletronicamente.
O PJ-e (Processo Judicial Eletrônico) por exemplo, foi uma solução implantada na versão digital para facilitar a submissão e acompanhamento de processos, oferecendo a possibilidade de pesquisas rápidas sobre a situação de processos judiciais em suas diversas frentes e da facilidade de submissão dos mesmos através do uso de certificação digital padrão ICP-Brasil.
Com a integração das áreas no formato digital, é evidente que modo de controlar esses documentos se tornou mais descomplicado, mas também é de extrema importância que os responsáveis por essa manutenção tenham em mente que o mercado possui alternativas que fazem com que essa gestão ocorra corretamente.
O que o mercado tem para te auxiliar nessa organização
Como especialistas no campo de gestão de documentos digitais, podemos dizer que existem atualmente opções ideias de softwares que acompanhem a gestão de documentos processuais que precisam de maior atenção.
O GED, nosso gestor de documentos digitais, possibilita que as empresas guardem seus documentos sem a preocupação de não encontrar depois algum em específico. Isso pois ele pesquisa diretamente por meio de palavras-chave pensadas para facilitar a busca o documento solicitado, tornando essa ação mais ágil. Com isso, a produtividade das tarefas se torna melhor tendo a ajuda de inovações tecnológicas projetadas para melhorar o dia-a-dia e todas as áreas. Se ainda ficou com dúvidas sobre esse software, confira aqui por que você deve adotar o GED na sua empresa.
Outra ferramenta importante para quem trabalha com processos jurídicos e não aguenta mais gastar tempo na procura de documentos, dessa vez físicos, precisa conhecer o OCR. Com ele, é possível transformar os documentos físicos em digitais através do processo de digitalização e torná-los pesquisáveis. Através da inclusão dessa ferramenta no processo de gestão, é possível diminuir a lentidão nas atividades.
Tenha esses facilitadores dentro da sua empresa
Somos especialistas em gestão de documentos digitais e acreditamos que para quem procura maior organização dentro dos seus setores, é interessante conhecer facilitadores que melhoram a produtividade na hora de lidar com documentos físicos ou digitais.
Temos opções que vão da guarda de documentos físicos ao GED, que pode ser uma ferramenta importante para deixar de cometer erros no dia a dia e manter o seu acervo em segurança de modo organizado, até a efetiva gestão dos documentos digitais, como processos judiciais digitalizados ou não, secretaria acadêmica digital em conformidade com a portaria 315/2018 do MEC, digitalização com OCR, certificação digital no padrão ICP-Brasil, entre outros.
Se você gostaria de conhecer melhor nossas soluções, entre em contato com a Célula mais próxima de você e entenda como podemos te ajudar a melhorar o desempenho na sua empresa.
