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Gestão Documental é o planejamento, controle, direção, organização, capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, ao uso e à eliminação de documentos.

Ela permite mapear todo o processo documental de uma empresa, desde o momento em que um documento é elaborado formalmente até o momento de sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.

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A Gestão Documental abrange todos os tipos de documentos.Ou seja, produzidos em papel, digitalizados ou produzidos originalmente em meio eletrônico.

Por isso, existem no meio diversos termos e expressões que frequentemente utilizamos e que podem ser estranhos para quem não está acostumado.

Veja abaixo os principais termos da Gestão Documental e saiba o que cada um significa.

Termos da Gestão Documental

Ciclo Vital dos Documentos

O Ciclo Vital dos Documentos é composto por sucessivas fases pelas quais os arquivos passam desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação.

Não sabe por quanto tempo deve guardar cada um dos seus documentos? Leia o texto que preparamos sobre o assunto!

Assinatura Eletrônica

Assinatura Eletrônica é a geração, por computador, de um ou mais símbolos adotados por alguém para ser o laço legalmente equivalente à sua assinatura manual.

A Assinatura Digital é uma de suas modalidades e utiliza algoritmos de criptografia para garantir mais segurança aos documentos assinados.

Ela permite que cada arquivo tenha uma assinatura distinta, ainda que o signatário seja o mesmo.

Dessa forma, o destinatário é assegurado do “não repúdio” do documento digital, uma vez que o remetente é a única pessoa com acesso à chave que gerou a assinatura.

Certificação Digital

Certificação Digital é o reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo.

Essa relação é única, exclusiva e intransferível, e o reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma unidade certificadora.

Leia esse texto e conheça as vantagens da certificação digital!

Digitalização

Digitalização é o processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado.

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

OCR é a técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o textual. Dessa forma ele permite, por exemplo, edição e pesquisa a partir do conteúdo do texto.

Clique aqui e conheça as vantagens do OCR no dia a dia da sua empresa.

Armazenamento

Armazenamento é a guarda de documentos em local apropriado. No caso de arquivos digitais, é realizada em dispositivos de memória não-volátil.

Ou seja, em dispositivos em que após gravar um dado, este não será apagado, alterado ou perdido quando se desliga o computador ou há uma queda de energia.

CEDOC (Centro de Documentação e Arquivamento)

CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação.

Ou seja, é nele que acontece o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Qual a importância do CEDOC na sua empresa? Clique aqui e descubra!

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O sistema GED é um software que engloba o banco de dados de uma empresa.

Ele permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

Saiba mais sobre todas as vantagens de adotar o GED na sua empresa.

* Veja esses e outros termos no glossário publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

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