É importante entender qual o papel da Gestão de Documentos associado a Transformação Digital. A Transformação Digital não precisa ser um bicho de sete cabeças, muito menos algo que seja irreal do ponto de vista orçamentário para a maioria das empresas.
Todas as empresas e pessoas físicas, de alguma forma, geram e / ou precisam de documentos todos os dias em suas atividades. O que vem se alterando ao longo do tempo, é o suporte, que na grande maioria, os documentos eram em suporte papel, e agora, existe uma migração para o suporte digital pelo avanço da Informática e das ferramentas de Tecnologia da Informação. Isso é positivo, pois reduz custos, aumenta a velocidade e principalmente favorece automações e integrações. Isso vale para compras que realizamos, atendimentos em hospitais e clínicas, obrigações burocráticas do funcionamento de uma empresa, seja aqui, ou qualquer outro lugar do mundo, obrigações burocráticas como pessoa física, na aquisição de imóveis, veículos, seguros de qualquer natureza, nascimentos, casamentos, óbitos, etc.
Não à toa, a Célula conta hoje com uma ampla gama de clientes, de todos os portes, de uma loja de shopping onde o grosso da documentação se resume a movimentação financeira, até grandes mineradoras, onde estamos falando de processos de licenciamento ambiental, ou transportadoras, com centenas de milhares de conhecimentos de transporte movimentados mensalmente. Ao mesmo tempo gerimos hoje qualquer natureza de documentação, seja ela física, digital, ambas e processos (workflow). De clientes que fazem a gestão de 3 caixas de documentos, a clientes que fazem a gestão de 18.000 caixas de documentos. De clientes que tem conosco 1 GB de documentos digitais armazenados, a clientes que sozinhos ocupam mais de 1,5 TB de dados.
Fonte: banco de imagens privado
Em novembro, de 2017, a partir de um relatório emitido pelo Banco Mundial, foi constatado que no nosso país, gasta-se, anualmente, em média, 1.958 horas com burocracia relacionada a impostos e contribuição. Nosso país fica em último lugar, e 6 vezes a média dos países da América Latina e Caribe, de 332 horas. Em países ditos desenvolvidos, temos um média de 160,7 horas. Ou seja, as empresas, além das suas atividades-fim, aquilo que a motiva no oferecimento de produtos e serviços, tem obrigações acessórias relacionadas as suas atividades-meio muito complexas e custosas em tempo e dinheiro. Dito isto, se os seus documentos não estão sendo bem gerados, sejam eles físicos, ou digitais, as consequências podem ser bem ruins como: processos trabalhistas, multas tributárias nas diversas esferas (municipal, estadual e federal), dificuldade de fechamento de novos contratos a partir do momento que certidões negativas não puderem ser emitidas, entre outros diversos problemas.
Portanto, não deixe para depois o início da gestão dos seus documentos e processos. No próximo post entenderemos melhor como a Transformação Digital, juntamente da Legislação Vigente, aplicados ao nosso contexto de Gestão Documental, podem ajudar na implantação de um processo eficiente de gestão dos documentos, minimizando o impacto e aumentando a segurança jurídica na execução das obrigações acessórias. E por onde começar? Uma boa forma de se pensar pode ser descrita conforme a figura abaixo:
Fonte: Do Autor
Finalizamos nosso terceiro post desta série (bem atrasado, pedimos desculpas!) e, dia 23/10, próxima quarta-feira, finalizaremos esta série para relacionar todos estes conceitos, vistos até agora: Transformação Digital, Legislação Vigente aplicada ao contexto de Gestão de Documentos e a própria Gestão de Documentos em si!
Luiz Felipe Mendes – Diretor de T.I. da Célula Gestão de Documentos e professor da Universidade Federal de Juiz de Fora, do departamento de Ciência da Computação.
