O primeiro grande representante dessa Transformação Digital promovida pelo Estado é a Nota Fiscal Eletrônica, mais comumente conhecida como NF-e. Respeitando um calendário de implantação definido à época, as Secretarias da Fazenda de cada estado, juntamente da Receita Federal, tiveram que se atualizar para poder fornecer o serviço que permitisse a emissão online das notas fiscais que substituiriam os talões de notas fiscais impressas.
Continuando nossa série sobre Transformação Digital, vamos ao segundo post, que mostra como as empresas e cidadãos vêm sendo afetados pela Transformação Digital positivamente.
Em linhas gerais, a NF-e é gerada no formato XML, onde existem tags definidas pelo governo que definem a estrutura do arquivo e seu respectivo conteúdo. A vantagem desta organização é a padronização, ou seja, uma NF-e emitida no Acre e outra no Rio Grande do Sul têm exatamente o mesmo formato, com pequeníssimas variações que são permitidas dentro do contexto.
Ainda, institui-se também a assinatura digital através do certificado digital nos padrões da ICP-Brasil, seja no formato A1 ou no formato A3 que garante validade legal e jurídica para documentos eletrônicos assinados por este meio (e guarde este conceito, pois ele é um ator importante nesta transformação promovida pelo Estado).
Outra vantagem é que, a partir da implantação da NF-e, o conteúdo das mesmas torna-se legível por máquina, ou seja, facilmente processado de forma (semi) automática, possibilitando a criação de uma base de dados gigantesca para futuras análises aplicando Inteligência Artificial, Data Mining, Business Intelligence, entre outros conceitos (está vendo o gancho com a Indústria 4.0 e seus preceitos?). Já para o usuário final, a DANFE, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, funciona como um “espelho” da NF-e fornecendo uma visão “humana” dos dados e materializando os dados digitais.
Todos os lados são vencedores deste projeto: o Governo ganha uma importante arma contra a sonegação fiscal, o Meio Ambiente agradece a não impressão de milhões de páginas anualmente e a empresa ganha em várias frentes: primeiro, na possibilidade da aplicação da tecnologia sobre estas informações; segundo, na facilidade para o arquivamento, antes em papel, agora, digital. Legalmente, a empresa precisa guardar um documento minimamente por 5 anos para fins de comprovação contábil das suas operações. Depois deste prazo, o descarte fica a critério da empresa.
Por último, a empresa também ganha em eficiência operacional e redução de custos. Aquelas famosas salas lotadas de arquivos serão reduzidas para uma gestão eficiente via software (ECM/GED ou outros) que apenas ocupam espaço em discos rígidos com um custo ínfimo perto do aluguel de um espaço ou da terceirização de um serviço de custódia de documentos e com um benefício importante: a possibilidade da aplicação de diversas técnicas da Indústria 4.0 sobre estes dados. Na esteira da NF-e, tivemos também a implantação da NFS-e, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, esta, ligada aos municípios para a arrecadação de um imposto importante chamado ISS (Imposto Sobre Serviços). Cada município também precisou implementar uma infraestrutura para a emissão adequada destas notas por parte das empresas prestadoras de serviço, incidindo exatamente os mesmos benefícios já citados da implantação da NF-e.
Na área jurídica, não podemos deixar de comentar sobre o PJ-e. As primeiras experiências aconteceram ainda em 2003, mas a oficialização da iniciativa aconteceu em 2009. Projeto este, lançado pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça) e prontamente aceito pelos Tribunais de Justiça Estaduais e Federais pelo BR. A partir deste projeto, algumas das principais operações relacionadas às questões processuais, como o peticionamento e o acompanhamento do andamento dos processos, passaram a ser 100% online, mais uma vez fazendo uso da certificação digital como aliada na garantia de autenticidade das informações.
Isso permitiu o desenvolvimento de uma nova gama de soluções para a área jurídica, que vai desde a escrita das petições, da geração das notificações de forma automática aos advogados em relação aos seus processos, assim como aplicação de técnicas avançadas de Inteligência Artificial que analisam jurisprudência, riscos de ganhos e perdas em processos, etc. Os processos também são digitalizados em alguns casos específicos criando uma base de dados gigantesca. Mais uma vez temos uma relação de conceitos da Transformação Digital (Inteligência Artificial), associados a alterações na legislação vigente (implantação do PJ-e) e gestão documental (automação de processos, digitalização, certificação digital, etc).
Mais recentemente, e melhor descritos em outros posts do nosso blog, tivemos o MEC com 3 importantes portarias: 315/2018, 330/2018 e 554/2019. A 315/2018 versa sobre a digitalização de todo o acervo acadêmico relativo a vida acadêmica do aluno, utilizando de certificação digital para tal. A Célula tem a solução as Instituições de Ensino Superior, e a portaria atinge tanto as instituições privadas, quanto públicas. Já as portarias 330/2018 e 554/2019 versam sobre o diploma digital.
Nos mesmos moldes da NF-e, o diploma ORIGINAL deixará de existir em papel e será um arquivo XML que ficará armazenado em um sistema para tal. Havendo a necessidade, este diploma poderá ser materializado em uma versão semelhante a que estamos acostumados hoje, o impresso. Ambas as portarias tem prazo para adequação: a portaria 315/2018 tem o prazo limite de Abril/2020 e a portaria 554/2019 tem como prazo limite março/2021 para a adequação à mesma, porém, esta enfrenta problemas, pois a Nota Técnica junto do XSD (uma espécie de validador pro arquivo XML que precisa ser definido pelo MEC) ainda não foram liberados impedindo o desenvolvimento da soluções. Para acompanhar as novidades sobre estes 2 itens obrigatórios, basta clicar aqui.
Outra segmento afetado por mudanças na legislação vigente é o segmento de saúde. O prontuário eletrônico já é realidade em poucos hospitais no Brasil, porém, são sistemas caros, e, sob esta ótica, a grande maioria dos hospitais optou pela geração do prontuário ainda em papel, porém o volume de papel gerado é extremamente grande.
A partir da Lei 13.787/2018, porém, as coisas poderão mudar. Falamos sobre ela aqui com mais detalhes. Ainda restam algumas definições técnicas para complementar a mesma e principalmente clarear alguns processos que carecem de melhor definição, principalmente no que tange as responsabilidades pelas assinaturas digitais, mas é questão de tempo para que se torne realidade. A área de Saúde é o principal segmento atendido pela Célula e fatalmente, da concorrência também. A título de exemplo, temos hospitais que guardam conosco mais de 18.000 caixas de prontuários médicos! Daí, é óbvio concluir e entender o impacto que a Transformação Digital traz para a gestão de documentos destas empresas provendo facilidade de acesso às informações, rastreabilidade e controle na gestão dos seus processos, além de oferecer uma fonte inesgotável de dados ajudando nas tomadas de decisão daqueles que são seus gestores.
Finalizamos nosso segundo post desta série e dia 25/09, próxima quarta-feira, continuaremos para explicar um pouquinho sobre todas as possibilidades dentro do tema “Gestão de documentos”!
Luiz Felipe Mendes – Diretor de T.I. da Célula Gestão de Documentos e professor da Universidade Federal de Juiz de Fora, do departamento de Ciência da Computação
