A gestão de pessoas depende de muita organização, conhecimento profundo dos processos da empresa e da lei trabalhista.
O processo é ainda mais complexo quando, para certos cargos e funções, são exigidos documentos especiais, como, por exemplo, relacionados a trabalho em altura, direção de veículos especiais, entre outros.
Além, claro, dos já tradicionais registros de ponto, ASO – Atestado de Saúde Ocupacional, Contrato de Trabalho, recibo de férias, cópias dos documentos pessoais, etc.
Por isso, é tão essencial que o departamento de RH tenha uma gestão de documentos muito bem feita, para manter a empresa sempre organizada, independentemente do seu tamanho.
A gestão manual destes documentos exigidos por lei, a grande rotatividade entre admissões e demissões mensalmente, o crescimento mensal natural das exigências da lei, além de demandas judiciais advindas da Justiça do Trabalho consomem muito tempo podendo levar a erros que poderiam ser evitados com uma gestão mais eficiente e inteligente.
Neste post você vai descobrir como organizar o departamento de RH da sua empresa com a Gestão de Documentos. Confira:
Por que investir em gestão de documentos para o RH?
Sabemos que a organização documental é fundamental em qualquer setor de uma empresa, nas instituições e até mesmo para funcionários autônomos. Nos departamentos como o RH, não seria diferente. Seja para documentos físicos, digitalizados, ou mesmo os nato-digitais (aqueles que já nasceram digitais).
A gestão de documentos permite que o trabalho seja mais efetivo, já que o processo é planejado de modo a gastar o mínimo de tempo possível nas atividades do processo.
Com a economia de tempo e maior segurança no funcionamento do processo, as equipes podem empregar mais esforços em questões mais complexas. Além disso, listamos 4 vantagens para quem investe na gestão de documentos:
Armazenamento
Quem já sofreu (ou ainda sofre) com a falta de espaço sabe que cada metro quadrado é importante. A gestão de documentos ajuda a dar fim às pilhas de caixas, mesas cobertas por papéis, documentos perdidos ou duplicados.
Do ponto de vista de segurança da informação, aplica-se também, a partir do armazenamento adequado, o conceito de “Mesa Limpa, Tela Limpa” minimizando os riscos da exposição de informações confidenciais sobre os colaboradores.
Controle de Temporalidade
A chegada e saída de documentos também podem ser bem problemáticas sem o devido acompanhamento e controle.
Com a gestão de documentos, a padronização de arquivamento de novos documentos e dispensa de antigos permite que o funcionário tenha controle sobre quais documentos estão disponíveis e quais não estão mais arquivados.
Localização Inteligente
Dentro do RH, documentos são atualizados frequentemente. Seu crescimento ordenado tanto digitalizado, quanto nato-digital, permite também a localização de informações com a busca por conteúdo através do OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), acessando de forma fácil e pelo computador conteúdos que poderiam demorar horas e até mesmo dias para ser encontrado.
Controle de Acesso
Documentos de RH trazem informações delicadas que não podem ser do conhecimento de qualquer pessoa. Em um departamento desorganizado, dificilmente vai ser possível controlar o que entra e sai de documentos e muito menos quem tem acesso a eles.
Como a gestão oferece uma maneira sistêmica e controlada de manuseio dos arquivos, também é possível estabelecer protocolos e níveis de acesso para garantir a integridade das informações.
Como a Célula está transformando a gestão de documentos no RH?
Pensando nos desafios que os departamentos de RH enfrentam todos os dias, a Célula estudou e desenvolveu uma metodologia específica para tratar e organizar os documentos desse setor.
O que é a solução
RH Ativo tem como objetivo auxiliar as empresas no controle e acesso dos documentos dos funcionários, um tanto dinâmico e que cresce mensalmente. Documentos, a título de exemplo, e que são suportados pela plataforma:
- Contrato de trabalho
- Atestados de Saúde Ocupacional (exame periódico)
- Atestados de saúde,
- Folhas de ponto
- Recibos de férias
- Rescisões
- Termos de ciência,
- Termo de responsabilidade
- Cópias de documentos pessoais
- Planos de saúde e declaração de recebimento de EPI’s
Como funciona?
- A empresa faz separação do dossiê com a documentação do funcionário;
- Os documentos passam pela triagem, higienização (quando necessário), classificação dos subtipos documentais, preparação para digitalização e indexação;
- Os arquivos são digitalizados para o GED Digital;
- Por serem documentos de alta taxa de manipulação e crescimento, é sugerido o retorno dos documentos para empresa;
- Na fase final é feito treinamento da equipe, para que cada funcionário tenha autonomia para dar continuidade ao processo e digitalize as novas documentações relativas tanto ao crescimento mensal quanto para admissões / demissões para o GED digital.
Já imaginou: toda a documentação dos seus funcionários organizada e disponível a qualquer momento em qualquer lugar? Descubra agora!
E fique ligado! Ainda teremos novidades sobre o RH Ativo no mês de junho, com novas funcionalidades liberadas no GED Célula para atender ainda melhor a este segmento e tornar o processo ainda mais inteligente e seguro.
