Liberação de espaço físico
Tempo de resposta menor a solicitações
Digitalização com uso de certificado digital padrão ICP-Brasil
Reconhecimento automático de código de barras
Integração com ERP existente
Facilidade na auditoria de prestação de contas
1. Documentos como: Processos Administrativos, Prestação de Contas, Empenhos, Notas Fiscais, etc.
Toda a documentação utilizada pela Fundação a partir dos projetos pode ser digitalizada. Editais, empenhos, prestações de contas, comprovantes de pagamento, impostos, processos licitatórios, protocolos, etc.
2. Coleta
A coleta é agendada, o protocolo é feito para controle da retirada dos documentos e o transporte é realizado em veículo próprio da Célula;
3. Preparação
Os documentos, caso sejam guardados nos galpões da Célula, recebem uma etiqueta de código de barras para identificação. Além disto, pequenos reparos no papel são realizados, grampos, clips e qualquer outro material metálico é retirado e os documentos são desamassados para que possam ser digitalizados.
4. Indexação e Digitalização com Certificado Digital
Os documentos são cadastrados através dos indexadores (chaves de busca) e a digitalização utiliza equipamentos que podem alcançar até 120 imagens por minuto em papéis com formato até A3. Com uso do certificado digital emitido pela ICP-Brasil, o processo garante ainda que a cópia digital não sofreu alterações a partir do momento da digitalização, fornecendo integridade e segurança ao processo.
5. Integração com ERP
Os documentos digitalizados podem ser consultados via GED Célula ou, caso seja do desejo da Fundação, o ERP utilizado pela mesma pode ser integrado ao GED para que as imagens dos documentos sejam acessadas diretamente pelo ERP, de forma transparente.
6. Implantação
Na opção de guarda terceirizada, a caixa recebe a etiqueta de posição que vai representará seu endereço físico dentro do galpão da Célula.
7. Guarda Terceirizada + Controle de Temporalidade
A caixa é alocada na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão especial com segurança e monitoramento 24 horas. Além disto, no cadastro dos documentos do passo (4), a classificação adequada do tipo de documento garante o controle da temporalidade com o GED Célula, informando quando o documento pode ser descartado ou se deve ser mantido de forma permanente.
8. Treinamento da Equipe + Digitalização do Crescimento
A equipe da Fundação é treinada para acessar o sistema e consultar as informações sobre o mesmo. Além disto, a mesma equipe pode ser treinada para dar sequência ao processo fazendo ela mesma, o cadastramento e digitalização dos documentos relativos ao crescimento do acervo.
