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Por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento?

Por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento?

Fim de ano é a melhor época para fazer uma faxina na gaveta e jogar fora toda a papelada que se acumulou. Mas é preciso tomar alguns cuidados para não jogar fora arquivos importantes. Por isso, é fundamental saber por quanto tempo guardar documentos e comprovantes.

No caso de empresas, é importante criar uma tabela de temporalidade. Ou seja, uma tabela com o tempo de vida útil de cada arquivo. Dessa forma, é possível controlar melhor para que não sejam guardados papéis desnecessários.

Saiba por quanto tempo guardar documentos e comprovantes

Por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento?

Contas e serviços

O prazo de guarda para comprovantes de conta de água, luz e telefone (inclusive celular) determinado pela Lei Federal 8.078/90, art. 26 e 27 é de 90 dias e de 5 anos, por precaução, devido a sua natureza de relação de consumo.

A guarda serve como garantia de manutenção dos serviços, caso o fornecedor alegue que alguma conta antiga não foi paga.

De acordo com a Lei Federal 12.007/2009, os fornecedores são obrigados a encaminhar aos seus clientes uma declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior. Após o recebimento da declaração, em maio, os comprovantes daquele ano podem ser substituídos por ela.

Tributos

Comprovantes de Imposto de Renda, Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU), Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA) e seus respectivos Documentos de Arrecadação devem ser guardados pelos 5 anos subseqüentes ao da cobrança. Ou seja, por 6 anos, segundo o Código Tributário Nacional, Lei 5.172/66, art. 173.

No caso do IPTU, é necessário mantê-lo por 10 anos, para efeito de comprovação de propriedade.

Patrimônios

Recibos de pagamento de aluguel devem ser guardados por 3 anos e os de condomínio, por 5 anos, segundo o Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206. Ele também estipula o prazo de 1 ano, após o final da vigência, para apólices de seguros (de vida, residência, saúde, veículo e outros).

No caso dos aluguéis, o locatário deve guardar o contrato e as declarações até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por 3 anos, desde que não haja qualquer pendência.

Declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, o Código Civil estipula que ainda seja conservado por 10 anos.

Escrituras de imóveis devem ser guardadas permanentemente, como comprovante de direito de propriedade. Em caso de venda, ela deve ser transferida ao novo proprietário.

O Certificado de Registro e Licenciamento Anual (CRLV) deve ser mantido por 1 ano, durante seu período de vigência. De acordo com o Código de Trânsito Brasileiro, Lei. 9.503/97, art. 230, seu porte é obrigatório para o condutor do veículo.

Compra de imóveis e bens duráveis e não-duráveis

Recibos de pagamento de parcelas de imóvel devem ser guardados até que seja feito o registro da escritura no Cartório de Registros de Imóveis.

Segundo o Código de Defesa do Consumidor, Lei 8.078/90, art. 26, notas fiscais de compra de bens duráveis, como automóveis, devem ser guardadas durante toda a vida útil do produto.

Já as de bens não-duráveis, como alimentos, devem ser guardadas pelo prazo de garantia legal de 30 dias.

Serviços bancários e financeiros

Comprovantes de depósito bancário devem ser guardados até a comprovação do crédito em conta.

extratos bancários devem ser guardados por 5 anos, para comprovação de pagamentos diversos, de salários e movimentação financeira (fisco, por exemplo).

Para faturas de cartão de crédito, é recomendado que sejam guardadas por 5 anos. Esse é o prazo que demora  para prescrever a cobrança de dívidas líquidas constante de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões), segundo o Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206.

Contas e pagamentos de serviços gerais

Carnês e comprovantes de consórcio devem ser guardados até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Segundo o Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, comprovantes de pagamento de convênios médicos, mensalidades escolares, TV por assinatura e honorários de profissionais liberais devem ser guardados por 5 anos.

Esta lei também prevê que comprovantes de hospedagem e alimentação em hotéis sejam guardados por 1 ano.

Documentos trabalhistas

O extrato da conta vinculada do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) deve ser conferido a cada 2 meses. Durante este período, o extrato anterior deve ser mantido.

Hollerith/recibos de pagamento de salário, guias de recolhimento previdenciário como autônomo e Termos de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT) devem ser mantidos até a autorização de concessão da aposentadoria, para comprovação de tempo de serviço e contribuição.

Contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito, segundo o Procon-SP. E, em caso de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Outros documentos

Certidões de nascimento, casamento e óbito, Título Eleitoral, Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) e Cartão do Programa de Integração Social (PIS) devem ser mantidos permanentemente.

Comprovantes de votação devem ser mantidos pelo período de duas eleições seguintes e podem ser substituídos por uma Certidão de Quitação Eleitoral.

* Essas informações do texto foram retiradas do site do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região de São Paulo.

 

Por quanto tempo guardar comprovantes de pagamento?

Qual a importância de guardar esses documentos e comprovantes?

 

As organizações acabam lidando com um número muito grande de documentos, dos mais variados tipos: cupons, recibos, notas fiscais, comprovantes, dentre outros. Isso pode acabar gerando confusão e alguns funcionários, sem ciência da importância desses arquivos, podem acabar descartando-os. É preciso muito cuidado para que esse tipo de coisa não aconteça. 

 

Alguns desses documentos são essenciais para a comprovação de serviços prestados, produtos oferecidos ou até mesmo para a prestação de contas. Muitos desses arquivos são necessários para que a empresa se mantenha dentro das normas e leis. A falta ou perda desse tipo de registro pode acabar gerando problemas com a justiça, com processos que vão prejudicar a sua organização. 

 

Qual a melhor forma de guardar os seus documentos?

 

A tecnologia pode ser uma aliada na guarda de documentos da sua empresa. A grande circulação de papel pode acabar prejudicando a organização dos mesmos, ocupando espaço físico da sua empresa e gerando atrasos por conta da dificuldade em encontrá-los. A digitalização desses documentos pode ajudar a garantir a automatização do seu setor financeiro e administrativo e reduzir a circulação de papel na sua empresa. 

 

Uma das vantagens da digitalização é a possibilidade de organizar os seus documentos em pastas, facilitando o seu acesso. Qualquer pessoa, em qualquer lugar, a partir de qualquer dispositivo, pode acessar os seus documentos, caso eles estejam armazenados em uma plataforma em nuvem. Outro ponto positivo é a liberação de espaço físico, antes ocupado por esses documentos. 

 

Muitas empresas optam por contratar uma empresa terceirizada de gestão de documentos para ajudar a guardar os seus documentos. Essa é uma boa opção, caso a sua empresa não tenha uma equipe disponível para organizar e cuidar desses documentos, espaço físico disponível para guardá-los ou até mesmo expertise nos processos de digitalização e armazenamento digital desses arquivos. 

 

A Célula conta com um espaço de armazenamento com gerenciamento de risco. Isso ajuda a garantir a segurança e a preservação dos documentos. Os arquivos podem ser digitalizados e, então, acessados através de um software de gerenciamento eletrônico de documentos, o GED Célula. Todos os arquivos são disponibilizados em alta qualidade e a plataforma conta com inúmeras funcionalidades que ajudam a aumentar ainda mais a praticidade. 

Caso seja necessário a versão física de um documento, a Célula conta com um serviço de entrega específico. O prazo para a remessa do arquivo é de até 24 horas.

Quais os benefícios da guarda de documentos terceirizada?

Liberação de espaço físico e mão de obra

Com a guarda de documentos terceirizada, a sua empresa terá mais disponibilidade de espaço físico e mão de obra. Não será necessário um local específico para guardar os documentos da organização, nem uma pessoa responsável por separar e organizar esses arquivos. 

Segurança dos dados e conformidade

A contratação de uma empresa específica para a guarda de documentos ajuda a sua empresa a manter a conformidade às regras de armazenamento de arquivos. Outro benefício é a segurança dos seus dados, garantida pelo armazenamento em um local específico, com toda a infraestrutura necessária. A preocupação com a perda de documentos deixa de existir. 

Conte com a Célula para guardar os seus documentos e comprovantes!

A Célula é uma empresa de gestão de documentos, com 18 anos de experiência. Caso você queira investir na segurança da guarda dos documentos da sua empresa, nós contamos com a solução ideal para o seu negócio! Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre a guarda terceirizada de documentos! 

 

 

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