![Qual é a frequência de atualização dos dados ideal para RH?](https://www.celula.net.br/wp-content/uploads/brunette-computer-computer-keyboard-2084974-1536x1024.jpg)
Alguns documentos têm uma alta frequência de atualização, já outros demandam menos esforço de atualização e, portanto, têm menor prioridade no gerenciamento diário de documentos.
O departamento de recursos humanos, que também recebe o nome de departamento de gestão de pessoas ou até mesmo departamento pessoal, é responsável por grande parte da movimentação de documentos dentro de uma empresa. Ele lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas entre outros.
O grande risco para gestores e funcionários desse departamento é não ter um fluxo de atualização bem estruturado e principalmente, um registro organizado dessas atualizações. Sem esse registro é comum que, no dia a dia, os documentos de baixa prioridade e baixa demanda de atualização passem na frente de documentos com maior demanda e prioridade. Outro problema, que é um sintoma muito comum dessa falta de organização, é a perda de documentos.
Como evitar a desorganização e perda de documentos?
O principal é ter um workflow que descreva tanto as etapas de atualização dos documentos quanto os procedimentos de registro dessas atualizações. A definição desses procedimentos deve levar em conta o volume de trabalho, tempo para cada atividade e ciclo de repetição.
Atualmente no mercado já existem sistemas que automatizam esse workflow, organizam as atualizações em ordem de prioridade e frequência e ainda separam os documentos por funcionário e setor.
Investir em gestão de documentos é essencial
Além disso, para empresas com faturamento anual superior a 78 milhões, o governo federal desenvolveu e implementou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (E-social). Esse sistema surgiu com o foco em integrar informações relativas às obrigações trabalhistas de cada uma das empresas registradas.
O e-social reúne as principais obrigações trabalhistas que precisam ser monitoradas por todas as empresas:
- CAGED ― Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT.
- CAT ― Comunicação de Acidente de Trabalho.
- CD ― Comunicação de Dispensa.
- CTPS ― Carteira de Trabalho e Previdência Social.
- DCTF ― Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
- DIRF ― Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
- Folha de pagamento.
- GFIP ― Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
- GPS ― Guia da Previdência Social.
- GRF ― Guia de Recolhimento do FGTS.
- LRE ― Livro de Registro de Empregados.
- MANAD ― Manual Normativo de Arquivos Digitais.
- PPP ― Perfil Profissiográfico Previdenciário.
- QHT ― Quadro de Horário de Trabalho.
- RAIS ― Relação Anual de Informações Sociais.
Essa mudança na captação de documentos demanda dos departamentos de RH maior organização, agilidade e, claro, cópias digitais de todos os documentos atualizados.
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Quais os documentos mais comuns e qual o prazo de atualização de cada?
Prazo de guarda: 2 anos – atualização única
- Rermo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
- Aviso Prévio;
- Pedido de Demissão.
Prazo de guarda: 3 anos – atualização anual
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Prazo de Guarda e atualização: 5 anos – atualização mensal
- Acordo de compensação de horas;
- Acordo de prorrogação de horas;
- Controle de ponto;
- Atestado médico;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
- Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
- Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
- Autorização para descontos não previstos em Lei;
- Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços;
- Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
- Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
- Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13º, férias;
- Documentos do vale-transporte e alimentação (pedido, recibo de entrega, dentre outros).
Prazo de Guarda: 10 anos – variável
- Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
- Comprovante de Retenção do INSS;
- Folha de pagamento;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Afastamentos.
Prazo de Guarda: 20 anos – atualização variável
- Exames Médicos (admissional, periódicos e demissional);
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
Prazo de Guarda: 30 anos – atualização anual
- Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).
Prazo de Guarda: Indeterminado
- Contrato de Trabalho;
- Livro ou ficha de registro de empregados;
- Livro de registro da CIPA.
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Bônus: Solução ideal para gestão de documentos mais eficaz e segura
A Célula entende a importância da gestão de documentos dentro das empresas. Com 15 anos de atuação, a empresa pode adaptar e criar as soluções que melhor atendem os diversos setores do mercado. Com o setor de recursos humanos não poderia ser diferente.
A Célula oferece o sistema de RH- Ativo.Os dossiês ou pastas funcionais são digitalizados em com tecnologia OCR, que torna o conteúdo do documento pesquisável. Ou seja, os documentos podem ser encontrados a partir de palavras – chave, códigos, número de identificação, CPF e etc.
Além disso, após o processo de digitalização, os documentos ficam indexados e organizados em ambiente http seguro, online 24h, com registro de acesso e definição de hierarquia de utilização e acesso aos documentos, com a funcionalidade compartilhamento entre filiais.
Com isso a empresa ganha agilidade para organizar, atualizar e guardar seus documentos, além da facilidade para a prestação de contas e adição de documentos posteriores.
Entre em contato com nossos especialistas e descubra como RH-ativo pode ajudar o seu setor de RH.
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