O Centro de Documentação (CEDOC) é o espaço nas dependências do cliente, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação (recebimento, guarda, organização, arquivamento e eliminação da documentação) facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos. A centralização da informação, facilita o gerenciamento, aumenta a produtividade da empresa e seu fluxo é controlado, evitando desperdícios de tempo no momento de sua localização.

Objetivos do Centro de Documentação

  • Organizar de modo eficiente a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação de documentos;
  • Agilizar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
  • Garantir o uso adequado do Gerenciamento Eletrônico de Documentos;
  • Assegurar o acesso a informação;
  • Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.

Responsabilidades do CEDOC

  • Receber e conferir a documentação;
  • Digitar o conteúdo no sistema GED;
  • Arquivar a documentação, de acordo com a metodologia estabelecida;
  • Prestar orientações aos usuários quanto à forma de arquivamento e tempo de guarda;
  • Identificar a documentação para eliminação no sistema e enviar relatório ao Departamento responsável pela documentação;
  • Cuidar da autorização para descarte de documentos;
  • Orientar os Departamentos, quanto ao correto envio da documentação a ser arquivada no CEDOC;
  • Preservar a documentação histórica da empresa.