CEDOC: Tudo que você precisa saber!

CEDOC: Tudo que você precisa saber!

O CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação. É nele que acontece a maior parte do fluxo de documentos: o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Além disso, a organização eficiente e boa gestão de documentos é fundamental para que aumente a produtividade da empresa e mantenha o fluxo de informação controlado.

Qual a vantagem de ter um CEDOC na minha empresa?

CEDOC: Tudo que você precisa saber!

Quantas vezes você já teve problemas para encontrar um documento?  Quanto espaço já gastou com papéis que já não precisavam estar guardados no seu arquivo?

Problemas como esses podem ser evitados com a adoção de um CEDOC:

  • Você passa a ter um lugar específico para receber, conferir, arquivar e organizar os documentos;
  • Identificar facilmente os documentos desnecessários que podem ser eliminados e assim liberar mais espaço;
  • Armazenar corretamente arquivos, garantindo sua segurança e longa duração.
  • Ter os documentos organizados de forma eficiente e lógica;
  • Fácil acesso aos documentos pelos funcionários;
  • Aumentar a produtividade da empresa, sem perda de tempo para localizar documentos;
  • Segurança e preservação de documentos históricos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.

Que tipos de empresa podem ter um CEDOC?

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A Célula desenvolveu uma solução completa para a implementação do CEDOC, com sua metodologia de gestão inteligente aplicada, que inclui desde a preparação dos arquivos a serem armazenados até o treinamento dos funcionários para que eles tenham autonomia e efetividade na gestão dos documentos.

Essa metodologia já foi aplicada para empresas dos mais variados nichos de atuação, isso porque está ligada à atividade-fim de qualquer empresa: fluxo e organização de informações através de documentos.

A Energisa, por exemplo, teve o processo de arquivamento e fluxo de documentação otimizado pela solução que desenvolvemos.

Após a análise e tratamento dos documentos, categorizamos  66% de todo o material para eliminação e mais de 2.700 caixas de arquivos.

Principais sintomas de quem ainda não tem um CEDOC

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  • A empresa está sempre envolvida em processos trabalhistas ou fiscais, geralmente por não ter localizado o documento que precisava;
  • Encontrar um arquivo ou documento pode ser uma tarefa que leva horas ou dias;
  • Os funcionários perdem muito tempo procurando documentos ou resolvendo problemas pela falta de documentos;
  • Excesso de papel e falta de espaço são sempre um problema;
  • Descarte descuidado de arquivos e documentos importantes;
  • Perda de documentos por falta de conhecimento na hora de manejar;
  • Critério de organização e classificação confuso e pouco eficiente por falta de planejamento e conhecimento;

Como implantar um CEDOC na minha empresa?

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Preparação dos arquivos

 O primeiro passo é preparar todo o acervo. Esse processo envolve a classificação e catalogação dos arquivos de uma maneira que seja viável e funcional para a empresa e seus funcionários.

Separação e categorização

Todo documento possui um ciclo de vida que podemos resumir em três fases básicas: o arquivo corrente, o arquivo intermediário ou central e arquivo permanente.

O arquivo corrente é composto de documentos que são frequentemente consultados. Seu arquivamento tem de ser feito pensando na facilidade de acesso à informação.

Os documentos que precisam ficar guardados por longos prazos ou estão em processo de serem eliminados são arquivados como acervo intermediário.

Temos ainda os arquivos históricos, que não tem prazo de validade, mas têm valor histórico ou cultural muito alto e por isso, precisam ser mantidos permanentemente no acervo.

Digitalização

Feito isso, partimos para a digitalização dos conteúdos. Assim, eles podem ser acessados ou localizados através do nosso GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Nesse caso, ainda é possível usar o recurso de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Ele facilita as buscas na plataforma, permitindo o uso de tags, palavras e frases que estejam no texto.

Treinamento de equipe

Tão importante quanto ter os arquivos organizados é uma equipe preparada para a manutenção do acervo.

Implantar um CEDOC de forma efetiva envolve também capacitar os funcionários da empresa sobre o arquivamento e guarda dos documentos.

Ao realizar essa consultoria, a Célula garante autonomia, controle e acesso ágil à documentação através da transferência de conhecimento e metodologia.

Escolha do local

Além de classificar, organizar e digitalizar é preciso escolher um local ideal para esses arquivos.

Nessa escolha, temos que levar em conta questões como: acesso, ventilação, temperatura e claro, capacidade. Essas condições interferem não só na logística, mas também na durabilidade dos documentos.

A divisão e organização do local designado para o armazenamento de documentos pode ser feita, por exemplo, por setores ou áreas. Essa adequação consequentemente vai depender do funcionamento e fluxo de informações de cada empresa e as demandas de cada área.

Referências Cruzadas

Alguns documentos estão relacionados a vários setores ou assuntos e arquivá-los sem a referência cruzada pode ser um desafio.

Ao invés de criar cópias do mesmo documento ou criar pastas que vão acabar ficando vazias, uma solução é utilizar uma lista de referências de onde determinado documento pode ser encontrado.

Definir um controle de acesso

Para garantir que o trabalho feito continue funcionando adequadamente é preciso estipular maneiras de controlar quem acessa o CEDOC e quando  se realiza esse acesso.

O ideal é definir prazos, níveis de permissão e manter registro desse fluxo.

Não tenho espaço nem pessoal para cuidar do CEDOC. Como fazer?

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Nem sempre a empresa pode abrigar o centro de documentação ou contratar funcionários específicos para essa função.

Uma opção é terceirizar o processo internamente, com uma empresa para atuar no seu CEDOC ou para transferir os arquivos para custódia.

Dessa maneira ainda é possível resolver seus problemas com a organização da documentação sem perdas graves ou grandes operações internas.

Convencido da importância do CEDOC para a sua empresa?

Um projeto de gerenciamento de arquivos como o CEDOC requer muito planejamento e cuidado. Procure sempre pelo formato que melhor se adapta à sua necessidade e a realidade da sua empresa.

A Célula é especialista em gestão de documentos com temos diversas soluções para custódia, digitalização e gerenciamento de arquivos digitais.

Temos diversas unidades e pacotes com a melhor solução para a sua empresa!

CEDOC: Tudo que você precisa saber! | Saiba como podemos ajudar a sua empresa! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos

Solução para RH: mais um benefício da Célula para a sua empresa

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Já parou para pensar todos os benefícios de uma solução em Gestão de Documentos para RH na sua empresa?

Uma solução para RH que permita armazenar e gerenciar os arquivos ativos e inativos de funcionários da empresa.

E não só isso, mas também facilite processos como rescisão de contrato, emissão de recibos e folhas de pagamento, recolhimento de INSS, consulta de FGTS e muitos outros.

Além de notificar automaticamente quando alguma ação precisa ser executada. Por exemplo, se estiver na época de refazer exames médicos periódicos ou realizar algum pagamento.

Não, não é um sonho ou alguma tecnologia maluca. Essa é a mais nova solução da Célula para trazer ainda mais produtividade e otimização de serviços para a sua empresa.

Teve interesse?Confira mais detalhes ao longo desse texto!

Benefícios de uma solução para RH

Documentos mais organizados

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

O primeiro passo da Gestão de Documentos na solução para RH é classificar e organizar todos os arquivos referentes ao setor.

Contratos de trabalho, cópias de documentos pessoais, comprovantes de benefícios, exames médicos admissionais, periódicos e demissionais e muitos outros são recolhidos e separados de acordo com sua categoria.

Dessa forma, cada documento pode ser encontrado mais facilmente, uma vez que seus funcionários já sabem onde encontrá-los.

Encontre seus arquivos mais facilmente

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Depois de categorizados, os documentos são digitalizados com nossa tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).

Ela faz com que os computadores e gadgets consigam ler cada arquivo, permitindo uma infinita gama de possibilidades de busca.

Ou seja, se torna possível pesquisar seus documentos por categoria e tags, mas também por algum termo ou frase que estejam nas páginas. Seja um valor, uma data, um item em uma guia de pagamento, entre muitos outros.

Acesse os documentos de qualquer lugar

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Quando digitalizados, os arquivos são armazenados na nuvem através do nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Assim, é possível acessá-los 24 horas por dia e sete dias por semana de qualquer local em um dispositivo com internet.

Mais segurança para seus arquivos

 

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Com seus documentos disponíveis através do GED, os originais ficam bem guardados em caixas e estantes adequadas para o armazenamento a longo prazo.

Dessa forma, eles não são manuseados frequentemente e evitam se perder , rasgar ou danificar em meio ao dia a dia e as funções do escritório.

Mais economia de espaço

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Além da eliminação dos arquivos desnecessários, ainda na primeira etapa do processo, os documentos de funcionários inativos ficam guardados no nosso galpão com monitoramento 24h e controle de insetos e pragas.

Já os documentos de colaboradores ativos são devolvidos à empresa, uma vez que a demanda por eles é constante. Para isso, a equipe da empresa também pode ser treinada para a manutenção desses arquivos e digitalização dos novos documentos, sem ônus adicional.

Os benefícios da solução para RH em Gestão de Documentos da Célula são muitos!  Ela permite uma maior integração das filiais de uma empresa, diminui consideravelmente o tempo gasto em pequenas demandas do dia a dia e garante a segurança de todo o acervo de documentos e arquivos.

Acha que nossa solução para RH ajudaria sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça nossos pacotes! | Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

 

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Nossa Diretoria reunida

 

Hoje, completamos 14 anos! E nos orgulhamos em dizer que somos uma empresa inovadora no setor da Gestão de Documentos.

Nosso principal objetivo é levar mais produtividade e praticidade a outras empresas Brasil afora, com muita seriedade e profissionalismo.

Através de nossos serviços, apresentamos soluções específicas para cada modelo de negócio, de acordo com suas necessidades.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Um dos nossos serviços é a guarda terceirizada de documentos

 

Nossas soluções são levadas através de diversos serviços de Gestão de Documentos. Veja só!

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Temos uma frota à disposição de nossos clientes, para levar seus documentos sempre que necessário, em um prazo de 24h

 

Dessa forma, conseguimos atingir diversos nichos de mercado, com soluções específicas:

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar.

Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Aonde levamos a Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Queremos levar a Gestão de Documentos a cada vez mais empresas de diversos cantos do país

 

Uma de nossas metas é levar uma Gestão de Documentos de qualidade e com excelência a cada vez mais cantos do Brasil.

Atualmente, estamos presentes em seis cidades de três regiões do país:

14 anos de qualidade e eficiência

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Os franqueados de Curitiba, Salvador e Maringá, no 1º Encontro de Franquias, em 2017

 

Há tanto tempo no mercado, nossa empresa está consolidada e em um processo de expansão.

Com duas novas unidades abertas em 2017 e o 2º Encontro de Franquias já a caminho, esse processo não está no planos de terminar tão cedo.

Nossa maior intenção é unir modernidade e tradição para entregar excelência.

Abrimos as portas para novos serviços e temos novos projetos no forno, para oferecer as melhores ferramentas e soluções em Gestão de Documentos.

Agradecemos a cada um dos nossos clientes e colaboradores pela confiança, parceria e apoio nessa caminhada.

E que muitos anos de sucesso ainda venham pela frente!

Quer saber tudo o que podemos fazer pela sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos! | Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Glossário: saiba o que significam os principais termos da Gestão Documental

Que tal investir em Gestão Documental na sua empresa? Clique aqui, conheça as nossas soluções e entre em contato.

Gestão Documental é o planejamento, controle, direção, organização, capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, ao uso e à eliminação de documentos.

Ela permite mapear todo o processo documental de uma empresa, desde o momento em que um documento é elaborado formalmente até o momento de sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.

Clique aqui e saiba porque você precisa começar a investir em Gestão Documental agora!

A Gestão Documental abrange todos os tipos de documentos.Ou seja, produzidos em papel, digitalizados ou produzidos originalmente em meio eletrônico.

Por isso, existem no meio diversos termos e expressões que frequentemente utilizamos e que podem ser estranhos para quem não está acostumado.

Veja abaixo os principais termos da Gestão Documental e saiba o que cada um significa.

Termos da Gestão Documental

Ciclo Vital dos Documentos

O Ciclo Vital dos Documentos é composto por sucessivas fases pelas quais os arquivos passam desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação.

Não sabe por quanto tempo deve guardar cada um dos seus documentos? Leia o texto que preparamos sobre o assunto!

Assinatura Eletrônica

Assinatura Eletrônica é a geração, por computador, de um ou mais símbolos adotados por alguém para ser o laço legalmente equivalente à sua assinatura manual.

A Assinatura Digital é uma de suas modalidades e utiliza algoritmos de criptografia para garantir mais segurança aos documentos assinados.

Ela permite que cada arquivo tenha uma assinatura distinta, ainda que o signatário seja o mesmo.

Dessa forma, o destinatário é assegurado do “não repúdio” do documento digital, uma vez que o remetente é a única pessoa com acesso à chave que gerou a assinatura.

Certificação Digital

Certificação Digital é o reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo.

Essa relação é única, exclusiva e intransferível, e o reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma unidade certificadora.

Leia esse texto e conheça as vantagens da certificação digital!

Digitalização

Digitalização é o processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado.

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

OCR é a técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o textual. Dessa forma ele permite, por exemplo, edição e pesquisa a partir do conteúdo do texto.

Clique aqui e conheça as vantagens do OCR no dia a dia da sua empresa.

Armazenamento

Armazenamento é a guarda de documentos em local apropriado. No caso de arquivos digitais, é realizada em dispositivos de memória não-volátil.

Ou seja, em dispositivos em que após gravar um dado, este não será apagado, alterado ou perdido quando se desliga o computador ou há uma queda de energia.

CEDOC (Centro de Documentação e Arquivamento)

CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação.

Ou seja, é nele que acontece o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Qual a importância do CEDOC na sua empresa? Clique aqui e descubra!

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O sistema GED é um software que engloba o banco de dados de uma empresa.

Ele permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

Saiba mais sobre todas as vantagens de adotar o GED na sua empresa.

* Veja esses e outros termos no glossário publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

Que tal investir em Gestão Documental na sua empresa? Clique aqui, conheça as nossas soluções e entre em contato.

O excesso de papel está atrapalhando seu negócio?

Você tem muitos papéis na sua empresa? Já parou para pensar que guardar papelada pode estar te custando espaço físico, funcionários, tempo e, principalmente, dinheiro? Saiba como o excesso de papel pode estar atrapalhando o seu negócio e como evitar que isso aconteça.

Como o excesso de papel atrapalha?

Desperdício

O hábito de usar muitos documentos em papel pode levar a um grande número de cópias e impressões desnecessárias. Pare e pense: quantos desses materiais não poderiam ser acessados em versão digital?

Oriente seus colaboradores a imprimirem somente o necessário. E, sempre que possível, utilize os dois lados das folhas e imprima nas configurações econômicas.Isso ajuda a diminuir – e muito! – a quantidade de papel gerada diariamente.

Sustentabilidade

Para reduzir o desperdício de papeis, procure reaproveitá-los ao máximo – por exemplo, como rascunho. Além disso, todo papel descartado deve ser separado e encaminhado para reciclagem. Assim, o impacto sobre o meio ambiente pode ser reduzido.

Baixa produtividade e fluxo de informações

Documentos físicos podem, muitas vezes, tornar os processos muito mais lentos. Afinal, eles podem demorar para serem encontrados, dificultar o compartilhamento entre departamentos, serem esquecidos ou mesmo acidentalmente destruídos.

Uma boa gestão, armazenamento adequado e digitalização desses documentos agilizam o fluxo de informações e economizam recursos, além de facilitar a identificação de problemas e oportunidades.

Falta de organização

Quando um novo documento chega, é muito mais fácil simplesmente deixá-lo em cima da mesa para guardar depois ou mesmo abandoná-lo em uma pasta aleatória.

É importante que se crie o hábito de organização imediata das informações, para que nada se perca em meio a uma bagunça. Isso também serve para o descarte, que deve ser encaminhado para a reciclagem o quanto antes, ao invés de ficar ocupando espaço.

Armazenamento

Um bom armazenamento dos arquivos aumenta sua vida útil, evita acidentes e perdas. Atenção para a embalagem correta e ambiente adequado e limpo, com controle de pragas e insetos. A guarda terceirizada é uma opção segura para empresas que precisam de mais espaço físico.

Aqui na Célula, nós temos essas e outras soluções em gestão de documentos para evitar que o excesso de papel atrapalhe seus negócios. Entre em contato e garanta mais economia e produtividade para a sua empresa.

Não deixe que o excesso de papel atrapalhe seu negócio! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

5 dicas para organizar os documentos da sua empresa

Se alguém já levou horas procurando por um papel importante na sua empresa, isso pode ser um sinal de que seus documentos precisam ser organizados. Além de aumentar a produtividade no trabalho, organizar os documentos da sua empresa também é fundamental para evitar perder prazos e manter a segurança dos arquivos.

Como organizar os documentos da sua empresa?

Categorize seus arquivos

Ter seus arquivos separados por data, tema ou cliente, por exemplo, torna mais fácil encontrar papéis específicos. Aposte em subpastas e categorias para separar contratos, documentos internos, notas fiscais e outros arquivos de um mesmo tema.

Use envelopes, pastas e caixas para separar tudo da melhor forma.

Conheça a validade de cada documento fiscal

Muitas vezes jogamos fora arquivos importantes e guardamos outros desnecessários pensando que serão requisitados algum dia.

Para garantir que as suas obrigações com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), da Receita Federal, sejam cumpridas corretamente, certifique-se de que todos os documentos fiscais físicos e eletrônicos tenham validade jurídica.

Tenha todos os arquivos digitalizados

Documentos físicos, além de ocupar espaço, exigem grande esforço para se manterem organizados e seguros. Ao digitalizar todos eles, você pode investir em um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) e fazer toda a gestão online.

Com isso, você depende de menos pessoas e torna o processo mais eficaz, evitando extravios e danos à integridade do documento e otimizando a busca por arquivos específicos.

Tenha um Centro de Documentação (CEDOC)

Sabendo que todos os documentos estão em um único lugar, fica muito mais fácil procurar o que você precisa. Para empresas maiores e com muitos documentos, o ideal é uma sala reservada só para gerenciar seus arquivos.

Em casos de arquivos digitais, não é diferente! Tenha tudo armazenado em uma única pasta, HD externo, nuvem ou Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED).

Conte com a Célula em todas as etapas

Aqui na Célula, nós temos soluções específicas para cada modelo de negócio. Desde implementação de CEDOCs ou guarda terceirizada, digitalização de documentos em diversos formatos e padrões e software próprio de GED integrado com o Planejamento de Recursos (ERP) da sua empresa.

Ainda não tem um CEDOC na sua empresa? Seus documentos não estão todos digitalizados? Não sabe por quanto tempo deve guardar cada arquivo? Precisa de ajudar para organizar os documentos da sua empresa?

Entre em contato com a gente, conheça melhor nossos pacotes e defina qual a melhor solução para a sua empresa.

Qual a importância do CEDOC na minha empresa?

O CEDOC, ou Centro de Documentação, é o espaço nas empresas destinado ao gerenciamento e armazenamento dos seus documentos. A principal importância do CEDOC é ter um único lugar reservado para receber, guardar, organizar, arquivar e controlar a eliminação da documentação. Isso é fundamental para um bom gerenciamento de arquivos.

Além disso, a organização eficiente e boa gestão de documentos é fundamental para que aumente a produtividade da empresa e mantenha o fluxo de informação controlado.

Por que é importante ter um CEDOC na minha empresa?

  • Receber, conferir, arquivar e organizar os documentos;
  • Identificar os documentos desnecessários que podem ser eliminados;
  • Armazenar corretamente arquivos, garantindo sua segurança e longa duração.
  • Ter os documentos organizados de forma eficiente;
  • Fácil acesso aos documentos pelos funcionários;
  • Aumentar a produtividade da empresa, sem perda de tempo para localizar documentos;
  • Segurança e preservação de documentos históricos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.

A Célula desenvolveu uma solução completa para a implementação do CEDOC, com sua metodologia de gestão inteligente aplicada, que inclui desde a preparação dos arquivos a serem armazenados até o treinamento dos funcionários para que eles tenham autonomia e efetividade na gestão dos documentos.

Convencido da importância do CEDOC para a sua empresa?

Então entre em contato com a gente, conheça melhor nossos pacotes e defina a melhor solução para a sua empresa.

Saiba como gerir seus documentos de arquitetura ou engenharia

Engenheiros e arquitetos lidam diariamente com inúmeras plantas e projetos de grandes formatos. Para facilitar o armazenamento e o acesso a tantos arquivos, a Célula desenvolveu uma solução específica para o gerenciamento de documentos de arquitetura ou engenharia.

Dessa forma, os arquivos se mantém seguros e facilmente encontrados, quando necessários. Tudo isso com mais economia, uma vez que não há a necessidade de um funcionário específico para isso na empresa.

Soluções Célula para documentos de arquitetura ou engenharia

Arquivos de grandes formatos, como plantas e projetos, necessitam de equipamentos e tratamentos específicos para sua guarda e digitalização. Aqui na Célula, cada documento de arquitetura ou engenharia é protegido por uma fina camada de clearfilm ao ser digitalizado. Assim, documentos mais antigos ou que estejam em avançado estado de deterioração não são danificados no processo.

Além disso, a digitalização Célula é compatível com arquivos 2D do AutoCAD, o que possibilita a edição de suas plantas e projetos online, com notas e marcações, e facilita cálculos baseados em escala e de perímetros e áreas.

Benefícios da gestão Célula

  • Maior conservação do acervo de documentos;
  • Pesquisas mais otimizadas com ferramentas de organização por nome, data e muitas outras;
  • Economia de tempo e dinheiro, que não serão mais gastos em buscas por projetos específicos;

Saiba mais sobre as nossas soluções para a gestão de documentos de arquitetura ou engenharia e muitas outras áreas e seus inúmeros benefícios. Conte com a gestão inteligente da Célula para dar mais organização e agilidade ao seu escritório, com total segurança das suas informações.

Como lidar com os documentos de uma instituição de ensino

Instituições de ensino, por definição, produzem informação a todo o tempo. Além de materiais didáticos, como provas, apostilas e livros, inúmeros documentos administrativos precisam ser gerenciados no dia a dia, como formulários, matrículas e boletos. Para garantir a organização e segurança de tantos arquivos, nós da Célula oferecemos o que há de melhor em gestão documental.

Nossa guarda terceirizada possui condições adequadas de armazenamento para maior longevidade e segurança dos arquivos. Para bibliotecas e CEDOCs, organizamos de forma eficiente a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos de forma a assegurar o acesso rápido à informação.

Para evitar o manuseamento frequente de papeis e a produção de cópias desnecessárias, nosso sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) possui interface simples e acesso seguro a todo o acervo, facilitando a rotina de trabalho.

Para saber mais sobre nossos serviços, acesse www.celula.net.br/servicos/ e entre em contato conosco para fazer um orçamento.

Como gerir os documentos do seu consultório odontológico

O número de informações produzidas e arquivadas diariamente por consultórios odontológicos é grande, incluindo fichas de pacientes, guias de exames e prescrições. Por isso, é fundamental que haja uma boa gestão documental para garantir que todas essas informações se mantenham seguras e organizadas. Aqui na Célula, nós trabalhamos há mais de 13 anos oferecendo o que há de melhor na área, para que a sua empresa ganhe em produtividade e segurança.

A guarda e gestão de documentos terceirizada é um dos nossos principais serviços e poupa espaço no seu consultório, com etapas que vão desde a coleta, organização e indexação digital dos materiais, até a etiquetação com código de barras, monitoramento por câmeras 24h e controle biológico de pragas e insetos. Dessa forma, é possível solucionar problemas como a dificuldade de localização, extravio e acúmulo de papeis, moldes e peças em seu consultório.

O acesso a todo o material arquivado em nossos galpões pode ser feito através de nosso sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), com uma interface simples que permite o acesso seguro a todo o acervo, facilitando a rotina de trabalho. Além disso, é possível requisitar o documento original e, em menos de 24 horas, localizamos e levamos ao seu consultório.

Acesse https://www.celula.net.br/unidades/ e entre em contato conosco para saber mais sobre a gestão inteligente Célula.