O CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação. É nele que acontece a maior parte do fluxo de documentos: o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.
Além disso, a organização eficiente e boa gestão de documentos é fundamental para que aumente a produtividade da empresa e mantenha o fluxo de informação controlado.
Qual a vantagem de ter um CEDOC na minha empresa?
Quantas vezes você já teve problemas para encontrar um documento? Quanto espaço já gastou com papéis que já não precisavam estar guardados no seu arquivo?
Problemas como esses podem ser evitados com a adoção de um CEDOC:
- Você passa a ter um lugar específico para receber, conferir, arquivar e organizar os documentos;
- Identificar facilmente os documentos desnecessários que podem ser eliminados e assim liberar mais espaço;
- Armazenar corretamente arquivos, garantindo sua segurança e longa duração.
- Ter os documentos organizados de forma eficiente e lógica;
- Fácil acesso aos documentos pelos funcionários;
- Aumentar a produtividade da empresa, sem perda de tempo para localizar documentos;
- Segurança e preservação de documentos históricos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.
Que tipos de empresa podem ter um CEDOC?
A Célula desenvolveu uma solução completa para a implementação do CEDOC, com sua metodologia de gestão inteligente aplicada, que inclui desde a preparação dos arquivos a serem armazenados até o treinamento dos funcionários para que eles tenham autonomia e efetividade na gestão dos documentos.
Essa metodologia já foi aplicada para empresas dos mais variados nichos de atuação, isso porque está ligada à atividade-fim de qualquer empresa: fluxo e organização de informações através de documentos.
A Energisa, por exemplo, teve o processo de arquivamento e fluxo de documentação otimizado pela solução que desenvolvemos.
Após a análise e tratamento dos documentos, categorizamos 66% de todo o material para eliminação e mais de 2.700 caixas de arquivos.
Principais sintomas de quem ainda não tem um CEDOC
- A empresa está sempre envolvida em processos trabalhistas ou fiscais, geralmente por não ter localizado o documento que precisava;
- Encontrar um arquivo ou documento pode ser uma tarefa que leva horas ou dias;
- Os funcionários perdem muito tempo procurando documentos ou resolvendo problemas pela falta de documentos;
- Excesso de papel e falta de espaço são sempre um problema;
- Descarte descuidado de arquivos e documentos importantes;
- Perda de documentos por falta de conhecimento na hora de manejar;
- Critério de organização e classificação confuso e pouco eficiente por falta de planejamento e conhecimento;
Como implantar um CEDOC na minha empresa?
Preparação dos arquivos
O primeiro passo é preparar todo o acervo. Esse processo envolve a classificação e catalogação dos arquivos de uma maneira que seja viável e funcional para a empresa e seus funcionários.
Separação e categorização
Todo documento possui um ciclo de vida que podemos resumir em três fases básicas: o arquivo corrente, o arquivo intermediário ou central e arquivo permanente.
O arquivo corrente é composto de documentos que são frequentemente consultados. Seu arquivamento tem de ser feito pensando na facilidade de acesso à informação.
Os documentos que precisam ficar guardados por longos prazos ou estão em processo de serem eliminados são arquivados como acervo intermediário.
Temos ainda os arquivos históricos, que não tem prazo de validade, mas têm valor histórico ou cultural muito alto e por isso, precisam ser mantidos permanentemente no acervo.
Digitalização
Feito isso, partimos para a digitalização dos conteúdos. Assim, eles podem ser acessados ou localizados através do nosso GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Nesse caso, ainda é possível usar o recurso de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Ele facilita as buscas na plataforma, permitindo o uso de tags, palavras e frases que estejam no texto.
Treinamento de equipe
Tão importante quanto ter os arquivos organizados é uma equipe preparada para a manutenção do acervo.
Implantar um CEDOC de forma efetiva envolve também capacitar os funcionários da empresa sobre o arquivamento e guarda dos documentos.
Ao realizar essa consultoria, a Célula garante autonomia, controle e acesso ágil à documentação através da transferência de conhecimento e metodologia.
Escolha do local
Além de classificar, organizar e digitalizar é preciso escolher um local ideal para esses arquivos.
Nessa escolha, temos que levar em conta questões como: acesso, ventilação, temperatura e claro, capacidade. Essas condições interferem não só na logística, mas também na durabilidade dos documentos.
A divisão e organização do local designado para o armazenamento de documentos pode ser feita, por exemplo, por setores ou áreas. Essa adequação consequentemente vai depender do funcionamento e fluxo de informações de cada empresa e as demandas de cada área.
Referências Cruzadas
Alguns documentos estão relacionados a vários setores ou assuntos e arquivá-los sem a referência cruzada pode ser um desafio.
Ao invés de criar cópias do mesmo documento ou criar pastas que vão acabar ficando vazias, uma solução é utilizar uma lista de referências de onde determinado documento pode ser encontrado.
Definir um controle de acesso
Para garantir que o trabalho feito continue funcionando adequadamente é preciso estipular maneiras de controlar quem acessa o CEDOC e quando se realiza esse acesso.
O ideal é definir prazos, níveis de permissão e manter registro desse fluxo.
Não tenho espaço nem pessoal para cuidar do CEDOC. Como fazer?
Nem sempre a empresa pode abrigar o centro de documentação ou contratar funcionários específicos para essa função.
Uma opção é terceirizar o processo internamente, com uma empresa para atuar no seu CEDOC ou para transferir os arquivos para custódia.
Dessa maneira ainda é possível resolver seus problemas com a organização da documentação sem perdas graves ou grandes operações internas.
Convencido da importância do CEDOC para a sua empresa?
Um projeto de gerenciamento de arquivos como o CEDOC requer muito planejamento e cuidado. Procure sempre pelo formato que melhor se adapta à sua necessidade e a realidade da sua empresa.
A Célula é especialista em gestão de documentos com temos diversas soluções para custódia, digitalização e gerenciamento de arquivos digitais.
Temos diversas unidades e pacotes com a melhor solução para a sua empresa!
