3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

O setor de Recursos Humanos tem um papel fundamental dentro de uma empresa. Por isso, otimizar o RH é tão importante para o bom andamento de seus processos.

Afinal, esse é um departamento com muitas atividades burocráticas e operacionais.

Confira nossas 3 dicas para tornar o RH da sua empresa mais eficiente e organizado.

Como otimizar o RH da sua empresa

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Faça um planejamento e estabeleça metas

Um dos primeiros passos para otimizar o RH da sua empresa é planejar ações e estabelecer metas que deseja alcançar.

Pense em metas plausíveis para serem atingidas e, com isso em mente, planeje as ações de sua equipe.

Determinar um prazo para as suas metas também ajuda a manter o foco nas atividades.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Tenha uma equipe integrada e delegue funções

Delegar as ações do seu planejamento faz o ritmo de trabalho correr ainda melhor.

Ter uma equipe integrada facilita a execução de tarefas e deixa os profissionais mais motivados e empenhados.

Portanto, outro ponto fundamental para otimizar o RH da sua empresa é sempre incentivar o trabalho em equipe e manter um clima organizacional positivo.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Se mantenha atualizado

Sempre esteja por dentro de todas as novidades do setor. Para otimizar o RH da sua empresa, é preciso conhecer as tendências e saber o que é e o que não é válido implementar com a sua equipe.

E é ainda mais importante que toda a equipe seja qualificada e atualizada para garantir uma excelência operacional, com foco nos resultados e nas metas a serem alcançadas.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Dica bônus!

Aposte em ferramentas que automatizem processos e sejam aliadas em agilizar tarefas para melhorar seus resultados.

Aqui na Célula, temos uma solução específica para otimizar o RH com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Ele permite armazenar e gerenciar os arquivos ativos e inativos de funcionários da empresa e notifica automaticamente quando alguma ação precisa ser executada, por exemplo, se estiver na época de refazer exames médicos periódicos ou realizar algum pagamento.

Além disso, nossa solução facilita processos como rescisão de contrato, emissão de recibos e folhas de pagamento, recolhimento de INSS, consulta de FGTS e muitos outros.

Lembre-se de que investir e otimizar o RH traz diversos benefícios para a empresa e os colaboradores.

Entre em contato e saiba mais sobre nossas soluções em Gestão de Documentos para a sua empresa.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!) | Otimize o RH da sua empresa! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Nossa Diretoria reunida

 

Hoje, completamos 14 anos! E nos orgulhamos em dizer que somos uma empresa inovadora no setor da Gestão de Documentos.

Nosso principal objetivo é levar mais produtividade e praticidade a outras empresas Brasil afora, com muita seriedade e profissionalismo.

Através de nossos serviços, apresentamos soluções específicas para cada modelo de negócio, de acordo com suas necessidades.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Um dos nossos serviços é a guarda terceirizada de documentos

 

Nossas soluções são levadas através de diversos serviços de Gestão de Documentos. Veja só!

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Temos uma frota à disposição de nossos clientes, para levar seus documentos sempre que necessário, em um prazo de 24h

 

Dessa forma, conseguimos atingir diversos nichos de mercado, com soluções específicas:

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar.

Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Aonde levamos a Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Queremos levar a Gestão de Documentos a cada vez mais empresas de diversos cantos do país

 

Uma de nossas metas é levar uma Gestão de Documentos de qualidade e com excelência a cada vez mais cantos do Brasil.

Atualmente, estamos presentes em seis cidades de três regiões do país:

14 anos de qualidade e eficiência

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Os franqueados de Curitiba, Salvador e Maringá, no 1º Encontro de Franquias, em 2017

 

Há tanto tempo no mercado, nossa empresa está consolidada e em um processo de expansão.

Com duas novas unidades abertas em 2017 e o 2º Encontro de Franquias já a caminho, esse processo não está no planos de terminar tão cedo.

Nossa maior intenção é unir modernidade e tradição para entregar excelência.

Abrimos as portas para novos serviços e temos novos projetos no forno, para oferecer as melhores ferramentas e soluções em Gestão de Documentos.

Agradecemos a cada um dos nossos clientes e colaboradores pela confiança, parceria e apoio nessa caminhada.

E que muitos anos de sucesso ainda venham pela frente!

Quer saber tudo o que podemos fazer pela sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos! | Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings
Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

Saiba mais sobre as vantagens da Gestão de Documentos para coworkings. Clique aqui e entre em contato com a Célula!

Quais os primeiros passos da gestão documental?

Gestão documental consiste no uso, manutenção, guarda e descarte eficientes do arquivo de uma empresa. Ela garante segurança e facilidade no trato com os documentos desde sua elaboração até seu destino final. A Célula, com seus mais de 13 anos de mercado, entende o nicho de atuação de cada cliente, e a partir disso planeja e constrói um trabalho sólido e eficaz.

Clique aqui e conheça os termos mais utilizados na gestão documental!

Os primeiros passos da gestão documental

  • Análise das necessidades da empresa e definição da melhor solução a ser aplicada

Dos primeiros passos da gestão documental, dois dos mais importantes são analisar as necessidades da empresa e definir a melhor solução a ser aplicada. Se uma empresa trabalha com muita consulta e pesquisa em arquivo próprio, por exemplo, a digitalização e/ou o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) desses documentos podem garantir durabilidade do material e facilidade de pesquisa. Outra empresa pode ter um arquivo desorganizado que ocupa muito espaço. Nesse caso, a melhor solução seria transportar os documentos para a sede da Célula, onde ele seria categorizado e organizado, e estaria disponível para a empresa graças ao serviço de entrega realizado pelas nossas frotas.

Clique aqui para saber como inovar e ver sua empresa crescer

  • Coleta dos documentos

A equipe de gestão documental vai até a empresa e coleta os documentos a serem trabalhados. A Célula conta com frota própria para o serviço de transporte de documentos e atende à solicitação do documento requisitado em até 24h, após o pedido.

  • Preparação dos arquivos

Nesse momento, a equipe seleciona, organiza e guarda o arquivo da empresa em questão em local seguro, garantindo sua preservação. Caso seja a melhor solução para o gerenciamento em questão, é feito também o processo de digitalização e/ou OCR.

Clique aqui e saiba como não perder documentos importantes

  • Vantagens

Depois dos passos iniciais, a empresa ganha espaço físico em sua sede e agilidade no uso e manutenção dos documentos, ou seja, na rotina. Todo o trabalho que depende deste arquivo é otimizado: os funcionários não precisam mais perder horas de trabalho procurando um arquivo, pois é possível identificar e rastrear os documentos online via sistema GED Célula (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e tê-los em mãos em até 24h. As pesquisas em arquivo próprio também acontecem de forma mais eficaz, por conta do Reconhecimento Óptico de Caracteres, que transforma em texto digital e pesquisável o que antes estava em papel físico.

Clique aqui e saiba por que investir em gestão documental

Conheça nossas soluções.

Glossário: saiba o que significam os principais termos da Gestão Documental

Que tal investir em Gestão Documental na sua empresa? Clique aqui, conheça as nossas soluções e entre em contato.

Gestão Documental é o planejamento, controle, direção, organização, capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, ao uso e à eliminação de documentos.

Ela permite mapear todo o processo documental de uma empresa, desde o momento em que um documento é elaborado formalmente até o momento de sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.

Clique aqui e saiba porque você precisa começar a investir em Gestão Documental agora!

A Gestão Documental abrange todos os tipos de documentos.Ou seja, produzidos em papel, digitalizados ou produzidos originalmente em meio eletrônico.

Por isso, existem no meio diversos termos e expressões que frequentemente utilizamos e que podem ser estranhos para quem não está acostumado.

Veja abaixo os principais termos da Gestão Documental e saiba o que cada um significa.

Termos da Gestão Documental

Ciclo Vital dos Documentos

O Ciclo Vital dos Documentos é composto por sucessivas fases pelas quais os arquivos passam desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação.

Não sabe por quanto tempo deve guardar cada um dos seus documentos? Leia o texto que preparamos sobre o assunto!

Assinatura Eletrônica

Assinatura Eletrônica é a geração, por computador, de um ou mais símbolos adotados por alguém para ser o laço legalmente equivalente à sua assinatura manual.

A Assinatura Digital é uma de suas modalidades e utiliza algoritmos de criptografia para garantir mais segurança aos documentos assinados.

Ela permite que cada arquivo tenha uma assinatura distinta, ainda que o signatário seja o mesmo.

Dessa forma, o destinatário é assegurado do “não repúdio” do documento digital, uma vez que o remetente é a única pessoa com acesso à chave que gerou a assinatura.

Certificação Digital

Certificação Digital é o reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo.

Essa relação é única, exclusiva e intransferível, e o reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma unidade certificadora.

Leia esse texto e conheça as vantagens da certificação digital!

Digitalização

Digitalização é o processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado.

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

OCR é a técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o textual. Dessa forma ele permite, por exemplo, edição e pesquisa a partir do conteúdo do texto.

Clique aqui e conheça as vantagens do OCR no dia a dia da sua empresa.

Armazenamento

Armazenamento é a guarda de documentos em local apropriado. No caso de arquivos digitais, é realizada em dispositivos de memória não-volátil.

Ou seja, em dispositivos em que após gravar um dado, este não será apagado, alterado ou perdido quando se desliga o computador ou há uma queda de energia.

CEDOC (Centro de Documentação e Arquivamento)

CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação.

Ou seja, é nele que acontece o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Qual a importância do CEDOC na sua empresa? Clique aqui e descubra!

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O sistema GED é um software que engloba o banco de dados de uma empresa.

Ele permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

Saiba mais sobre todas as vantagens de adotar o GED na sua empresa.

* Veja esses e outros termos no glossário publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

Que tal investir em Gestão Documental na sua empresa? Clique aqui, conheça as nossas soluções e entre em contato.

O excesso de papel está atrapalhando seu negócio?

Você tem muitos papéis na sua empresa? Já parou para pensar que guardar papelada pode estar te custando espaço físico, funcionários, tempo e, principalmente, dinheiro? Saiba como o excesso de papel pode estar atrapalhando o seu negócio e como evitar que isso aconteça.

Como o excesso de papel atrapalha?

Desperdício

O hábito de usar muitos documentos em papel pode levar a um grande número de cópias e impressões desnecessárias. Pare e pense: quantos desses materiais não poderiam ser acessados em versão digital?

Oriente seus colaboradores a imprimirem somente o necessário. E, sempre que possível, utilize os dois lados das folhas e imprima nas configurações econômicas.Isso ajuda a diminuir – e muito! – a quantidade de papel gerada diariamente.

Sustentabilidade

Para reduzir o desperdício de papeis, procure reaproveitá-los ao máximo – por exemplo, como rascunho. Além disso, todo papel descartado deve ser separado e encaminhado para reciclagem. Assim, o impacto sobre o meio ambiente pode ser reduzido.

Baixa produtividade e fluxo de informações

Documentos físicos podem, muitas vezes, tornar os processos muito mais lentos. Afinal, eles podem demorar para serem encontrados, dificultar o compartilhamento entre departamentos, serem esquecidos ou mesmo acidentalmente destruídos.

Uma boa gestão, armazenamento adequado e digitalização desses documentos agilizam o fluxo de informações e economizam recursos, além de facilitar a identificação de problemas e oportunidades.

Falta de organização

Quando um novo documento chega, é muito mais fácil simplesmente deixá-lo em cima da mesa para guardar depois ou mesmo abandoná-lo em uma pasta aleatória.

É importante que se crie o hábito de organização imediata das informações, para que nada se perca em meio a uma bagunça. Isso também serve para o descarte, que deve ser encaminhado para a reciclagem o quanto antes, ao invés de ficar ocupando espaço.

Armazenamento

Um bom armazenamento dos arquivos aumenta sua vida útil, evita acidentes e perdas. Atenção para a embalagem correta e ambiente adequado e limpo, com controle de pragas e insetos. A guarda terceirizada é uma opção segura para empresas que precisam de mais espaço físico.

Aqui na Célula, nós temos essas e outras soluções em gestão de documentos para evitar que o excesso de papel atrapalhe seus negócios. Entre em contato e garanta mais economia e produtividade para a sua empresa.

Não deixe que o excesso de papel atrapalhe seu negócio! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

Saiba como não perder documentos importantes

Como não perder documentos importantes

A organização e gestão de documentos eficiente são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa e ajuda a não perder documentos importantes. Afinal, já pensou receber uma fiscalização e não conseguir encontrar algum arquivo?

Veja aqui 5 dicas para organizar os documentos da sua empresa.

Para evitar esse tipo de situação e, com ela, a possibilidade de retrabalho ou até multas, conheça nossas dicas:

Dicas para não perder documentos importantes

Documentos físicos

Contas, recibos, comprovantes e demais documentos físicos devem ser arquivados em algum tipo de pasta que o identifique ou associe a um fornecedor ou cliente.

Centro de Documentação ou guarda terceirizada? Saiba qual é o ideal para a sua empresa!

Da mesma forma, devem estar associados entre si. Por exemplo, os boletos devem ser anexados às respectivas notas fiscais.

Isso facilita as buscas e conferências de valores, conciliando o extrato bancário com as respectivas saídas ou entradas registradas na contabilidade da empresa e poupando tempo.

Documentos de funcionários

Currículos, exames admissionais, contratos e qualquer outro documento relacionado a funcionários também devem ser bem guardados.

A organização pode ser mantida com pastas para cada funcionário, categorizadas por departamento ou setor em gavetas ou caixas.

No caso de livros-ponto, contracheques e comprovantes de pagamento, o ideal é que sejam arquivados por ordem cronológica.

Documentos empresariais

Comprovantes de inscrição no CNPJ, cadastros em prefeituras, contratos de locação e qualquer outro documento da empresa deve ser arquivado para fiscalizações e procedimentos de auditoria.

Além disso, muitos desses documentos devem ser guardados para comprovação junto ao imposto de renda. Dependendo da esfera governamental, devem ser arquivados por muitos anos ou enquanto a empresa se mantiver em atividade.

Documentos digitais

Com a tecnologia e o aumento nas transações e procedimentos online, cresceu também o número de documentos digitais com validade jurídica.

Tem muitos documentos digitalizados? Saiba como tornar seus conteúdos facilmente pesquisáveis.

NFe-s, NFCe-s, CTe-s, NFFSe-s e muitos outros arquivos eletrônicos podem se perder facilmente na caixa de entrada do email ou na área de trabalho.

O ideal é arquivá-los em formato XML, para que possam ser consultados em datas futuras, e armazená-los em nuvem, com o auxílio de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, categorizando por clientes e transações.

Veja aqui por que você deve adotar o GED para a sua empresa!

Uma gestão documental eficiente facilita a procura por informações sempre que for necessário, economizando tempo e deixando a empresa mais produtiva.

Assim, é possível não perder documentos importantes, garantir sua segurança e evitar retrabalhos e multas desnecessárias para a empresa.

Leia aqui as vantagens e benefícios da gestão documental.

Entre em contato, conheça as soluções Célula para o seu negócio e ganhe mais tempo e produtividade!

Quer saber mais como não perder documentos importantes? Conheça nossas soluções em Gestão de Documentos. Clique aqui!

3 soluções para segurança de prontuários médicos
Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Em clínicas e hospitais, circulam dezenas de pacientes todos os dias. Por isso, é de extrema importância garantir uma boa gestão, organização e segurança de prontuários médicos. Afinal, seja em sua forma física ou digital, eles precisam estar bem armazenados para consultas frequentes, por precaução e também para cumprir obrigações legais.

Quando a Gestão de Documentos entra em cena, ela ajuda a garantir não só mais praticidade no dia a dia corrido dos profissionais de saúde, como também mais segurança para evitar que se percam de alguma forma – seja por causa de ações do tempo ou mesmo pequenos acidentes.

Cada empresa demanda uma ação específica em relação aos seus documentos e, no caso de hospitais e clínicas, não é diferente: para garantir a segurança de prontuários médicos, é necessário buscar soluções que garantam o armazenamento correto ao mesmo tempo em que propiciam uma busca mais facilitada.

Tudo isso traz vantagens não só para o dia a dia dos profissionais de saúde, que perdem muito tempo procurando arquivos específicos, como também para os pacientes, que ganham em qualidade de vida ao serem atendidos mais rapidamente, uma vez que seus prontuários estão facilmente à mão dos profissionais.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Saiba como nós podemos te ajudar a garantir a segurança de prontuários médicos

Guarda terceirizada

Uma boa gestão e armazenamento de documentos é essencial para garantir a sua segurança. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando a integridade do documento e da informação. Com o objetivo de agilizar o acesso aos documentos, eles são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigida pelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus prontuários e evitamos que eles caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave facilita nas buscas por um documento específico. Dessa forma, é possível procurar prontuários por data, paciente ou a categoria que preferir. Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou ainda se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto aos prontuários. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los. Ele pode ser usado de qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar prontuários que estejam armazenado em nosso galpão e, em 24 horas, eles estarão em suas mãos.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Digitalização de prontuários médicos agora é lei

Pensando em todas as vantagens que citamos acima, foi sancionada no Senado Federal a Lei 13787/2018, que cria regras para a digitalização, utilização e armazenamento eletrônico de prontuários médicos em hospitais. Dessa forma, será possível modernizar o trabalho das unidades públicas e particulares de saúde e facilitar o acesso às informações dos pacientes.

A norma determina que os documentos digitais contenham todos os dados médicos dos prontuários físicos originais. E estes, que devem ser mantidos pelo hospital ou clínica por ao menos 20 anos, poderão ser destruídos antes desse prazo ou devolvidos ao paciente interessado depois de digitalizados.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Prontuários bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Pensando nisso, a Célula possui soluções específicas para prontuários médicos e outras áreas. Entre em contato e conheça nossos serviços!

3 soluções para segurança de prontuários médicos
Guarda ou gestão de documentos? Eis a questão!

Sua empresa está crescendo e já não tem mais tanto espaço. Os documentos ocupam estantes e mais estantes, cheias de caixas empilhadas, enfurnadas em uma sala qualquer cheia de traças. Então, você finalmente decide contratar um serviço que dê um jeito em toda a papelada. Mas, afinal, qual é mais adequado: guarda ou gestão de documentos?

Continue com a gente e saiba a diferença entre os dois serviços e qual o melhor para você!

Qual é o melhor para mim, guarda ou gestão de documentos?

Guarda simples

A guarda de documentos é, basicamente, o armazenamento dos arquivos. A empresa que oferece esse serviço não se responsabiliza pela forma com que os arquivos serão separados e organizados.

Muitas vezes, elas fornecem somente a caixa com algumas etiquetas para que o cliente organize tudo como preferir. Ele também fica responsável por cadastrar o conteúdo das caixas, lacrar e enviar para a guarda.

Gestão de documentos

Muito mais do que apenas o armazenamento, a gestão de documentos propõe uma organização que categoriza de forma inteligente os arquivos, controla sua temporalidade e facilita a sua localização.

Aqui na Célula, todos os documentos coletados passam por um processo de indexação, que os classifica e etiqueta da melhor forma para facilitar a localização de cada um em nossa estante.

Se o cliente preferir, também realizamos a digitalização dos documentos. Assim, podem ser acessados de qualquer lugar através de nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Caso precise de algum arquivo físico, basta fazer uma solicitação e, em até 24 horas, ele estará na sua empresa.

Além disso, a gestão de documentos não está, necessariamente, ligada à guarda terceirizada. Se o cliente possuir espaço em sua empresa, também realizamos a implantação de um Centro de Documentação (CEDOC), com planejamento, consultoria e treinamento dos colaboradores.

Todo o trabalho realizado pela Célula é feito em conjunto com o cliente. Assim, garantimos soluções ideais para cada necessidade.

Entre em contato com a Célula e saiba o que podemos fazer por você e pela sua empresa.

Em dúvida entre guarda ou gestão de documentos? Tenha uma gestão eficiente! Entre em contato e conheça nossas soluções para a sua empresa. Clique aqui!

Tenha um consultório mais organizado em 3 passos

Para proporcionar aos seus pacientes a melhor experiência de atendimento e causar boa impressão, ter o consultório mais organizado é essencial. Afinal, eles não querem perder tempo esperando até encontrarem sua ficha de cadastro ou para o agendamento de consulta.

Além disso, a organização garante mais produtividade nos atendimentos, facilitando o seu trabalho e deixando o paciente mais satisfeito.

Como deixar seu consultório mais organizado?

Deixe na sua mesa somente o necessário

Mesas com muitos papeis e objetos causam a sensação de desordem e bagunça. Guarde todos os papéis em gavetas e evite muitos decorativos, um ou dois são o suficiente. Além do computador ou tablet, deixe somente um bloquinho com caneta para eventuais anotações.

Pode não parecer, mas pacientes observam essas coisas. E, além de causar uma impressão negativa, o excesso de informação pode desviar a atenção deles.

Guarde todos os papéis em um só lugar

Alguns documentos precisam ser muito bem guardados para futuras prestações de conta. Recibos, contratos, formulários…com tudo em um só lugar, é muito mais fácil procurar pelo que você precisa.

Use estantes, caixas e pastas para categorizar e arquivar tudo em um Centro de Documentação, evitando papéis espalhados pelo consultório. Se preferir, contrate um serviço de guarda terceirizada, para evitar grandes ocupações de espaço físico.

Tenha suas fichas e prontuários digitalizados

Ter as informações dos seus pacientes sempre à mão e com fácil acesso acelera o ritmo das consultas. Afinal, com todos eles digitalizados, você não vai perder longos minutos procurando em meio a pastas e papeis.

Conte com um software de Gestão de Documentos Eletrônicos para organizar os arquivos por paciente, data, prontuários e muitas outras categorias.

Precisa de ajuda para deixar seu consultório mais organizado?

Seus documentos não estão todos digitalizados? Cada papel está guardado em um local diferente?

Entre em contato com a Célula, conheça nossas soluções específicas em Gestão Documental e defina a melhor para o seu consultório.

Quer um consultório mais organizado? Entre em contato e saiba mais sobre a Gestão de Documentos Célula