Como funciona a guarda de documentos terceirizada?
Galpão Célula

A gestão dos documentos da empresa é uma atividade que garante uma série de benefícios para a organização. Um desses benefícios é a agilidade na hora de achar o que você precisa, economizando tempo e melhorando a produtividade. No entanto, para manter os documentos organizados é necessário um espaço disponível para alocá-los

Muitas empresas não possuem um local específico para guardar os arquivos e podem acabar sendo prejudicadas por isso. Comprovantes e relatórios importantes podem ser perdidos. A dificuldade em achar um documento pode acabar fazendo com que os colaboradores percam muito tempo e reduzam a sua produtividade. 

Contudo, existem algumas empresas, como a Célula, que oferecem serviços de guarda de documentos. Com isso, os arquivos necessários para o bom funcionamento da sua organização podem ser acessados, de forma fácil e prática, sem demandar o esforço de conseguir alocar um espaço específico na sua empresa. 

Nesse artigo você vai entender como funciona a guarda de documentos terceirizada e entender quais as vantagens desse tipo de serviço para a sua organização. 

Entenda como funciona a guarda de documentos terceirizada

A guarda de documentos terceirizada é um serviço ideal para empresas que não possuem espaço ou mão de obra para a alta quantia de documentos que possuem. A tarefa de manter os arquivos organizados, limpos e acessíveis é difícil de ser executada com a qualidade necessária.

A Célula conta com um espaço de armazenamento com gerenciamento de risco. Isso ajuda a garantir a segurança e a preservação dos documentos. Os arquivos podem ser digitalizados e, então, acessados através de um software de gerenciamento eletrônico de documentos, o GED Célula. Todos os arquivos são disponibilizados em alta qualidade e a plataforma conta com inúmeras funcionalidades que ajudam a aumentar ainda mais a praticidade. 

Caso seja necessário a versão física de um documento, a Célula conta com um serviço de entrega específico. O prazo para a remessa do arquivo é de até 24 horas.

Etapas do processo de coleta de documentos na Célula

  1. Documento

Todos os documentos relevantes para a sua empresa são separados para que sejam, posteriormente, coletados. O transporte desses documentos pode ser feito pela empresa ou pela Célula. Essa etapa se repete continuamente, ou seja, todas as vezes em que há a criação de novos arquivos eles serão coletados e guardados.  A frequência do envio desses documentos pode ser definida pela organização. 

  1. Coleta

Como especificado, esse é um serviço que pode ser feito pela própria empresa. Nos casos onde a organização opta que a coleta seja feita pela Célula, a data é agendada e o transporte é feito por um veículo próprio, com a disponibilização de um protocolo para o controle da retirada dos documentos. 

  1. Preparação

Todos os documentos e caixas com os documentos recebem uma etiqueta de identificação com código de barras, garantindo segurança. Caso a sua empresa opte pela digitalização, a Célula realiza a retirada de todos os materiais metálicos dos arquivos, tais como clips e grampos. 

  1. Indexação 

Essa etapa garante a facilidade do acesso aos documentos. Todos eles são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades. Alguns indexadores são definidos, respeitando essas classificações. Com isso, os arquivos podem ser localizados mais facilmente no GED Célula. 

  1. Digitalização (serviço opcional)

Essa é uma etapa que a sua empresa pode optar ou não por fazer. Caso a sua organização opte pela digitalização, os documentos selecionados serão digitalizados em scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os arquivos são disponibilizados no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana!

  1. Implantação

Nessa etapa, a caixa com os documentos recebe a etiqueta com a posição do seu futuro endereço físico na estante. 

  1. Guarda terceirizada

Ao final de todas essas etapas, a caixa é alocada numa estante especialmente construída para esse propósito. Esta estante fica dentro de um galpão especial com segurança e monitoramento 24 horas. 

Quais os benefícios da guarda de documentos terceirizada?

Liberação de espaço físico e mão de obra

Com a guarda de documentos sendo terceirizada, a sua empresa terá mais disponibilidade de espaço físico e mão de obra. Não será necessário um local específico para guardar os documentos da organização, nem uma pessoa responsável por separar e organizar esses arquivos. 

Segurança dos dados e conformidade

A contratação de uma empresa específica para a guarda de documentos ajuda a sua empresa a manter a conformidade às regras de armazenamento de arquivos. Outro benefício é a segurança dos seus dados, garantida pelo armazenamento em um local específico, com toda a infraestrutura necessária. A preocupação com a perda de documentos deixa de existir. 

Redução de custos

A contratação de um serviço específico de guarda de documentos ajuda a reduzir os custos da sua empresa. Você consegue otimizar o espaço físico da sua organização, devolvendo o ambiente que era utilizado para a guarda dos arquivos, como no caso de self storages e, com isso, reduzindo os custos com aluguel. A redução também pode ser verificada ao analisar os custos necessários com uma equipe responsável pela organização dos arquivos. 

Conheça a Célula!

A Célula é uma empresa de gestão de documentos, com 18 anos de experiência na área. Caso você esteja passando por problemas com a guarda dos documentos da sua empresa, nós contamos com a solução ideal para o seu negócio! Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre a guarda terceirizada de documentos! 

Saiba como a digitalização pode reduzir os custos da sua empresa

As empresas costumam lidar com um grande volume de documentos circulando: recibos, relatórios, planilhas, dentre outros. Muitas organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, cada vez mais esse tipo de operação vem sendo substituído pela digitalização

Levando em consideração que os processos estão progressivamente se tornando mais digitais, reduzindo a circulação de material impresso, é natural que a digitalização torne-se uma atividade mais comum. A Medida Provisória da liberdade econômica, vigente desde 30 de abril de 2019, incentiva e valida a utilização de documentos digitais para comprovação tributária e fiscal

No entanto, para além da adaptação à transformação digital, a digitalização também ajuda a reduzir os custos operacionais do seu negócio. Esse tipo de processo também garante maior segurança, reduzindo a perda de documentos, a circulação de papel e falta de espaço ocasionada pelo excesso de documentos. 

Digitalização e gestão de documentos

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos. Esta última inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia. 

Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados. 

Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança. 

Como a digitalização ajuda a reduzir os custos operacionais?

A gestão dos documentos físicos exige uma série de processos que podem ter impacto direto na rotina de trabalho e, principalmente, no planejamento financeiro do seu negócio. A digitalização ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade. Entenda melhor o porquê. 

Redução do consumo de papel e gastos com impressão

Uma das principais vantagens da digitalização é a redução do consumo de papel, necessário para a impressão dos documentos. Ao mesmo tempo, o processo de transformação digital, potencializado pela digitalização, ajuda a reduzir os custos de impressão, como gastos com tintas e manutenção das impressoras. 

Consequentemente, há uma redução da circulação de papel no escritório, tornando o dia a dia mais organizado e prático. 

Classificação e armazenamento

Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores. 

Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades. 

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos, como criptografia, assinatura digital, dentre outros. 

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa. 

Quais os outros benefícios da implementação da digitalização?

Acessibilidade e praticidade

Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS

Adaptação ao cenário digital

Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica

Reduza custos com a gestão documental

A digitalização possui uma série de critérios exigidos pela legislação. Para se adequar, conte com uma empresa especializada no assunto. A Célula possui 18 anos de experiência em gestão documental, possibilitando redução de custos, facilidade e segurança no acesso dos seus arquivos. Entre em contato com a nossa equipe e reduza os custos com a gestão documental!

Célula: 18 anos de gestão de documentos

A Célula tem muito orgulho de se juntar ao seleto grupo de empresas que conseguem manter as suas atividades por 18 anos seguidos. Ao longo de todo esse tempo, a empresa manteve a excelência na satisfação dos seus clientes, atuando no mercado de gestão de documentos físicos e eletrônicos

A história da Célula se iniciou em 2004, ano no qual iniciou suas atividades na região de Juiz de Fora e Zona da Mata mineira. Atualmente, através de parcerias, o atendimento se estende para Curitiba, Salvador, Maringá e Belo Horizonte. Desde 2008, as operações foram ampliadas, abrangendo novos serviços com foco no mundo digital

Entenda um pouco da operação da Célula

A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos. Essa operação abrange todos os processos de uma empresa ou instituição com o objetivo de organizar e simplificar o uso e manuseio dos documentos no dia a dia. Com uma gama variada de serviços, a Célula consegue atender as mais diferentes demandas das empresas: desde um local específico para a guarda dos documentos físicos até o gerenciamento eletrônico através de um software personalizado desenvolvido para isso, o GED Célula – Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Célula. 

Com a modernização dos processos e a inserção cada vez maior das empresas no ambiente digital, a gestão de documentos digitais pode se mostrar um desafio para instituições que estão no processo de transição. Para isso, a Célula conta com os serviços de digitalização de documentos e a guarda digital. Tudo isso feito de forma personalizada, de modo a garantir que a empresa consiga localizar os seus documentos de forma fácil e prática. 

Ao longo desses 18 anos de existência, a Célula acumulou expertise nos diferentes processos da gestão de documentos. São mais de 90 milhões de imagens de documentos digitalizados e indexados, mais de 300 milhões de documentos físicos arquivados e também indexados e mais de 300 clientes atendidos na Zona da Mata mineira e em outras regiões do país, através das parcerias. 

Afinal de contas: qual a importância da gestão de documentos?

As organizações lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos que asseguram as atividades e processos necessários para o seu bom funcionamento. Cada arquivo possui uma função e, por isso, deve ser organizado e conservado de maneira adequada. Empresas que não possuem uma boa organização dos seus documentos podem reduzir muito a sua produtividade, perdendo tempo com a busca de arquivos necessários para o andamento dos processos. 

Outro ponto que pode ser influenciado pela má organização dos documentos é o próprio compliance da empresa. Alguns documentos necessitam de um prazo de guarda específico e a perda desses documentos pode acarretar processos, multas e, em casos mais graves, até mesmo o fechamento da organização.  

Para realizar uma boa gestão documental, é necessário se adaptar às necessidades dos clientes e seus setores. Nesses 18 anos, a Célula atende empresas dos mais variados segmentos, trazendo soluções personalizadas, que se adequem às demandas de cada negócio. 

Um exemplo é o serviço de gestão de documentos para empresas de arquitetura e engenharia. As plantas e desenhos técnicos são enviadas pelo cliente, seja em papel ou no formato digital 2D com extensão DWG (AutoCad). A facilidade já começa na hora da coleta: caso o cliente não consiga enviar os arquivos, a Célula se compromete a buscar em horários previamente agendados. No caso de documentação em papel, os materiais passam por um processo minucioso de reparação, no qual sujidades e materiais metálicos são retirados. No processo de indexação, o cliente define critérios para facilitar na hora do acesso, como nome, número e data do projeto. As plantas e os desenhos técnicos são digitalizados e posteriormente acondicionados dentro da Célula ou no espaço do cliente. Tudo isso pode ser facilmente acessado através do GED.  
Outras empresas também se beneficiam dos serviços personalizados da Célula, como Instituições de Ensino Superior (IES), comércios, indústrias, dentre outras.

Quais os benefícios da terceirização da gestão de documentos?

Independente do tamanho da empresa, a gestão de documentos é essencial. Manter os documentos organizados traz uma série de benefícios para o seu negócio. No entanto, muitas empresas não conseguem gerenciar os documentos de forma autônoma e por isso optam pela terceirização dessa demanda, através da contratação de um negócio especializado nesse tipo de serviço. É o caso da Célula!

Esse tipo de decisão gera vantagens para a empresa. Conheça algumas delas:

Economia de gastos

A gestão documental ajuda a reduzir os gastos com impressões, reimpressões, cópias e transporte de documentos. Além disso, reduz os riscos de perdas de documentos por imprevistos e acidentes. Esse tipo de situação pode acabar gerando gastos a mais para a sua empresa. 

Agilidade

Uma boa gestão documental ajuda a trazer mais agilidade no dia a dia, através da facilidade no acesso aos documentos. Com as informações nas mãos de forma mais ágil, fica mais fácil de atender às solicitações e ter respostas rápidas para os processos do seu negócio. Isso otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade

Tecnologias de gestão

A gestão de documentos tem se modernizado e o uso de tecnologias mais avançadas ajuda a garantir mais praticidade e produtividade. A Célula, por exemplo, conta com equipamentos de digitalização que operam com velocidade e alta resolução. Já o software GED Célula, ajuda no acesso online ao acervo, com buscas, visualizações e requisições de entrega do documento físico

Guarde as histórias da sua empresa com a Célula!

Ao longo de 18 anos, a Célula ajudou muitas empresas a guardar as suas histórias, através da gestão dos documentos. Se você quer impulsionar a produtividade do seu negócio e ganhar tempo para focar nos processos essenciais da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe. Temos expertise para guardar a sua história, com soluções personalizadas para o segmento da sua organização!

5 cuidados essenciais na gestão de documentos para autônomos e MEI

O sonho de abrir uma empresa brilha os olhos de muitas pessoas. Ter seu próprio negócio permite mais autonomia e flexibilidade, mas ao mesmo tempo exige disciplina e resiliência para encarar as dificuldades do empreendedorismo. Você, que decidiu ser um Microempreendedor Individual (MEI), provavelmente se deparou com alguma dessas dificuldades. E uma delas é: como fazer a gestão dos documentos?


Esse texto busca ajudar na gestão de documentos para autônomos e MEI.

  1. Conheça as suas obrigações enquanto MEI

O primeiro passo é saber quais são as suas obrigações. Uma das grandes vantagens de ser um Microempreendedor Individual (MEI) e trabalhar de forma autônoma é o acesso a diversos benefícios com pouca burocracia e menos impostos. No entanto, é muito importante que você se mantenha atento às obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. 

Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Se o pagamento não for feito em dia, você pode perder os benefícios previstos em lei, como, por exemplo, o auxílio doença ou salário maternidade. É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento

Uma das possibilidades e deveres do MEI é a emissão de notas fiscais. Alguns lugares possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos

Outras obrigações são a elaboração mensal das receitas, emissão da Declaração Anual do Faturamento do Simples Nacional (DASN-SIMEI) e a atualização das informações sobre os funcionários. Todas essas atividades exigem documentações específicas, com prazos e períodos de guarda. 

Caso você tenha dúvidas sobre os processos relacionados à gestão de documentos para MEI e autônomos, você pode contar com a ajuda de uma empresa terceirizada. A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos, com mais de 15 anos de experiência no ramo. Possui o serviço de BPO – Business Process Outsourcing, que busca terceirizar processos e demandas organizacionais da gestão de uma empresa, visando diminuir os custos e aumentar a eficiência

A Célula realiza as etapas de diagnóstico e planejamento, mapeando os processos do seu negócio e verificando quais desses processos são terceirizáveis. Com experiência comprovada nas áreas de informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização e digitação, a Célula pode auxiliar sua empresa a gerenciar seus documentos e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais para alavancar o seu negócio. 

  1. Conheça os prazos de guarda de cada tipo de documento

Sabendo os documentos necessários para manter o seu CNPJ ativo, é necessário conhecer quais os prazos de guarda de cada um deles.  Para isso é extremamente importante que você crie uma tabela de temporalidade com a vida útil de cada arquivo. Isso ajuda a ter um controle maior e evita a circulação desnecessária de papel

A Célula também pode te ajudar nesse desafio. Todos os documentos guardados na empresa passam por um processo de indexação, ou seja, são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitalizados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma prática e ágil. 

  1. Escolher onde vai guardar os seus documentos

A gestão de documentos para MEI e autônomos inclui escolher o local de guarda dos arquivos. Isso depende, obviamente, do tipo de documento que costuma circular no seu negócio. 

Cada tipo de documento necessita de um armazenamento específico. Arquivos físicos necessitam de um local separado para a guarda de documentos. Alguns cuidados são importantes, como se atentar à climatização do ambiente escolhido para a guarda física. Lembre-se que documentos podem acabar se danificando por conta de calor ou umidade excessivos. Uma vez danificados, alguns desses documentos necessitam de uma segunda via, o que acaba gerando um imenso trabalho burocrático. 

Já os arquivos digitais necessitam de um servidor específico para serem guardados. É importante manter um backup constante desses dados, para que eles não sejam perdidos por falta de espaço ou algum problema do servidor. 

A Célula pode ajudar você, através do serviço de guarda física de documentos, proporcionando um lugar seguro e adequado para guardar os seus arquivos físicos. Também é possível digitalizar os documentos físicos e ter acesso a eles por meio de um sistema integrado. Os arquivos digitais também podem ser acessados através do software

  1. Criar um sistema de fácil acesso e manuseio

Os documentos devem ser organizados, para que sejam facilmente localizados. Sem um sistema prático de localização e manuseio, você vai acabar perdendo tempo tentando encontrar documentos importantes. Tempo esse que poderia estar sendo utilizado para gerenciar atividades importantes do seu negócio!

A Célula possui o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, um sistema online que permite a fácil localização dos seus documentos armazenados. Para isso, todos os arquivos passam por um processo de indexação, já comentado anteriormente. 

  1. Manter os documentos necessários e atualizados

A gestão de documentos para MEI e autônomos também inclui a atualização e manutenção dos documentos estritamente necessários. O acúmulo desnecessário de arquivos, sejam eles físicos ou digitais, não traz nenhuma vantagem para o seu negócio. Muito pelo contrário. 

O excesso de papel pode deixar o seu ambiente de trabalho desorganizado. Além disso, a falta de um sistema de manutenção pode acabar gerando gastos desnecessários, como a compra de espaço no servidor para armazenamento de arquivos que já passaram do tempo de guarda. 

Alguns documentos necessitam de atualização frequente, como os dados dos colaboradores. É preciso que você fique atento a esses detalhes e mantenha sempre os seus arquivos em dia! 

Conte com a Célula para fazer a gestão de documentos de MEI e autônomo!

A Célula possui experiência comprovada na gestão de documentos, auxiliando empresas a terem mais tempo para focar nas atividades do seu core business. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!

Gestão híbrida de documentos: como tratar arquivos físicos e digitais

No dia a dia das empresas os colaboradores acabam lidando com um número muito grande de documentos, sejam eles arquivos físicos ou digitais. Faturas, e-mails e contratos são apenas alguns deles.

Muitas empresas tiveram que se adaptar ao processo de digitalização , acelerado pela pandemia. Com isso, não tiveram tempo suficiente para se adaptar à gestão híbrida de documentos no formato físico e online. Quando esses materiais não têm um gerenciamento adequado, é possível que se torne cada vez mais difícil recuperar e resolver problemas, dos mais simples aos mais complexos.

Você provavelmente já deve ter passado por uma situação em que precisava recuperar algum registro importante, mas não sabia onde encontrá-lo, certo? Como garantir que esse tipo de situação não aconteça? Isso é o que iremos tratar neste blogpost.

O que é gestão híbrida de documentos?

O advento da tecnologia trouxe diversas vantagens para as empresas. Uma delas é a possibilidade de homeoffice, no qual os funcionários podem trabalhar remotamente de qualquer lugar do planeta. Muitas empresas têm adotado esse tipo de trabalho ou estão experimentando um modelo híbrido, no qual parte da equipe trabalha de forma remota, enquanto outros trabalham presencialmente.

Seja qual for o tipo de trabalho adotado, atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que já nascem no formato digital, ao mesmo tempo em que lidam com os arquivos físicos. Algumas cópias de documentos em papel têm a força legal de um original. Um exemplo é um contrato de arrendamento executado, por exemplo.

No entanto, o uso de documentos online tem se tornado cada vez mais comum, tanto para diminuir a circulação de papel, quanto pela praticidade. Até mesmo o setor público, que demora mais para se adaptar às novidades, tem passado por mudanças. Um exemplo é o Decreto Nº 10543 de 2020, que regulamenta o uso de assinatura eletrônica na administração pública federal. Dessa maneira, contratos podem ser assinados através de dispositivos eletrônicos, com praticidade e segurança.

A gestão de documentos de diferentes formatos, sejam arquivos físicos ou digitais, recebe o nome de gestão híbrida.

Riscos da má gestão de documentos físicos e digitais

Lidar com arquivos físicos e digitais ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Existem diversos tipos de problemas que podem acontecer caso não haja uma boa gestão híbrida dos documentos.

Uma dificuldade muito comum é a dificuldade ou demora para encontrar o documento necessário. O arquivo é físico ou digital? Ele está armazenado numa plataforma de armazenamento ou se encontra em algum lugar da empresa?

Esse tipo de obstáculo acaba gerando lentidão e atraso na realização de atividades e processos. Sem encontrar os arquivos necessários para a conclusão do trabalho, atividades simples podem se tornar demoradas e onerosas. Retrabalhos podem começar a se tornar frequentes, por conta da falta de acesso a registros de atividades já concluídas.

Outro ponto importante a ser levado em consideração nesse processo de gestão híbrida é a criação de processos específicos para cada tipo de documento. A falta de definições sobre o que vai ser armazenado digitalmente ou fisicamente pode gerar diversos tipos de problemas, como despesas com local físico e cópias desnecessárias. A inexistência de critérios específicos também acarreta impossibilidade de encontrar os arquivos pelo conteúdo.

A falta de controle pode acabar trazendo insegurança e maior vulnerabilidade com o turnover. Isso costuma acontecer porque o conhecimento sobre a gestão dos arquivos acaba se concentrando em pessoas específicas e não em processos bem estruturados.

Como tornar a gestão de documentos físicos e digitais mais eficiente

Toda mudança de processos no ambiente corporativo necessita de estratégia. É preciso definir de que maneira você vai lidar com os arquivos físicos e digitais.

É necessário fazer um mapeamento completo de todas as etapas de processamento dos documentos, desde a criação até a exclusão ou arquivamento.

Algumas empresas acabam optando pela terceirização, contratando uma empresa específica para ajudar na gestão híbrida. Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia com espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional.

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida. Possui expertise tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Gestão de arquivos físicos

Guarda de documentos

Para ajudar sua empresa na gestão de arquivos físicos, a Célula conta com o serviço de guarda de documentos. Os arquivos são organizados e armazenados com segurança e sigilo, garantindo agilidade no acesso à informação e integridade do documento. Tudo passa por um processo rigoroso de limpeza, conferência e classificação. Etiquetas de código de barras são utilizadas para codificar e garantir facilidade na hora de encontrar o que for necessário.

Caso a sua empresa precise de algum documento é possível solicitar através de ordem de serviço e a Célula entrega o original ou digitaliza e disponibiliza imagem para consulta online. Para isso, conta com veículos próprios para entrega, inclusive para atendimentos emergenciais.

Gestão de arquivos digitais

Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Já os documentos online exigem um outro tipo de solução, que também é oferecida pela Célula. Para armazenar os seus arquivos digitais é necessário um servidor dedicado e seguro, com rotinas frequentes de backup para evitar a perda.

O sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) oferecido pela Célula é um software de arquitetura mista, que disponibiliza recursos tanto no ambiente Web, quanto no Desktop.

Esse sistema permite a digitalização dos documentos de qualquer lugar. A visualização é amigável e prática, permitindo ao cliente imprimir ou enviar arquivos digitais por e-mail. A segurança é garantida pelas requisições, que permitem visualizar datas e pessoas que tiveram acesso.

Conte com a Célula para fazer a gestão híbrida da sua empresa

É muito importante contar com uma boa gestão híbrida dos arquivos físicos e digitais para garantir processos ágeis e eficientes. Uma má gestão pode acarretar gastos desnecessários e perda de produtividade. Conte com um serviço especializado para auxiliar você nesse processo. Entre em contato com nossa equipe.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

O setor de Recursos Humanos tem um papel fundamental dentro de uma empresa. Por isso, otimizar o RH é tão importante para o bom andamento de seus processos.

Afinal, esse é um departamento com muitas atividades burocráticas e operacionais.

Confira nossas 3 dicas para tornar o RH da sua empresa mais eficiente e organizado.

Como otimizar o RH da sua empresa

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Faça um planejamento e estabeleça metas

Um dos primeiros passos para otimizar o RH da sua empresa é planejar ações e estabelecer metas que deseja alcançar.

Pense em metas plausíveis para serem atingidas e, com isso em mente, planeje as ações de sua equipe.

Determinar um prazo para as suas metas também ajuda a manter o foco nas atividades.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Tenha uma equipe integrada e delegue funções

Delegar as ações do seu planejamento faz o ritmo de trabalho correr ainda melhor.

Ter uma equipe integrada facilita a execução de tarefas e deixa os profissionais mais motivados e empenhados.

Portanto, outro ponto fundamental para otimizar o RH da sua empresa é sempre incentivar o trabalho em equipe e manter um clima organizacional positivo.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Se mantenha atualizado

Sempre esteja por dentro de todas as novidades do setor. Para otimizar o RH da sua empresa, é preciso conhecer as tendências e saber o que é e o que não é válido implementar com a sua equipe.

E é ainda mais importante que toda a equipe seja qualificada e atualizada para garantir uma excelência operacional, com foco nos resultados e nas metas a serem alcançadas.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Dica bônus!

Aposte em ferramentas que automatizem processos e sejam aliadas em agilizar tarefas para melhorar seus resultados.

Aqui na Célula, temos uma solução específica para otimizar o RH com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Ele permite armazenar e gerenciar os arquivos ativos e inativos de funcionários da empresa e notifica automaticamente quando alguma ação precisa ser executada, por exemplo, se estiver na época de refazer exames médicos periódicos ou realizar algum pagamento.

Além disso, nossa solução facilita processos como rescisão de contrato, emissão de recibos e folhas de pagamento, recolhimento de INSS, consulta de FGTS e muitos outros.

Lembre-se de que investir e otimizar o RH traz diversos benefícios para a empresa e os colaboradores.

Entre em contato e saiba mais sobre nossas soluções em Gestão de Documentos para a sua empresa.

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Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Nossa Diretoria reunida

 

Hoje, completamos 14 anos! E nos orgulhamos em dizer que somos uma empresa inovadora no setor da Gestão de Documentos.

Nosso principal objetivo é levar mais produtividade e praticidade a outras empresas Brasil afora, com muita seriedade e profissionalismo.

Através de nossos serviços, apresentamos soluções específicas para cada modelo de negócio, de acordo com suas necessidades.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Um dos nossos serviços é a guarda terceirizada de documentos

 

Nossas soluções são levadas através de diversos serviços de Gestão de Documentos. Veja só!

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Temos uma frota à disposição de nossos clientes, para levar seus documentos sempre que necessário, em um prazo de 24h

 

Dessa forma, conseguimos atingir diversos nichos de mercado, com soluções específicas:

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar.

Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Aonde levamos a Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Queremos levar a Gestão de Documentos a cada vez mais empresas de diversos cantos do país

 

Uma de nossas metas é levar uma Gestão de Documentos de qualidade e com excelência a cada vez mais cantos do Brasil.

Atualmente, estamos presentes em seis cidades de três regiões do país:

14 anos de qualidade e eficiência

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Os franqueados de Curitiba, Salvador e Maringá, no 1º Encontro de Franquias, em 2017

 

Há tanto tempo no mercado, nossa empresa está consolidada e em um processo de expansão.

Com duas novas unidades abertas em 2017 e o 2º Encontro de Franquias já a caminho, esse processo não está no planos de terminar tão cedo.

Nossa maior intenção é unir modernidade e tradição para entregar excelência.

Abrimos as portas para novos serviços e temos novos projetos no forno, para oferecer as melhores ferramentas e soluções em Gestão de Documentos.

Agradecemos a cada um dos nossos clientes e colaboradores pela confiança, parceria e apoio nessa caminhada.

E que muitos anos de sucesso ainda venham pela frente!

Quer saber tudo o que podemos fazer pela sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos! | Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings

Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

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Quais os primeiros passos da gestão documental?

Gestão documental consiste no uso, manutenção, guarda e descarte eficientes do arquivo de uma empresa. Ela garante segurança e facilidade no trato com os documentos desde sua elaboração até seu destino final. A Célula, com seus mais de 13 anos de mercado, entende o nicho de atuação de cada cliente, e a partir disso planeja e constrói um trabalho sólido e eficaz.

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Os primeiros passos da gestão documental

  • Análise das necessidades da empresa e definição da melhor solução a ser aplicada

Dos primeiros passos da gestão documental, dois dos mais importantes são analisar as necessidades da empresa e definir a melhor solução a ser aplicada. Se uma empresa trabalha com muita consulta e pesquisa em arquivo próprio, por exemplo, a digitalização e/ou o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) desses documentos podem garantir durabilidade do material e facilidade de pesquisa. Outra empresa pode ter um arquivo desorganizado que ocupa muito espaço. Nesse caso, a melhor solução seria transportar os documentos para a sede da Célula, onde ele seria categorizado e organizado, e estaria disponível para a empresa graças ao serviço de entrega realizado pelas nossas frotas.

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  • Coleta dos documentos

A equipe de gestão documental vai até a empresa e coleta os documentos a serem trabalhados. A Célula conta com frota própria para o serviço de transporte de documentos e atende à solicitação do documento requisitado em até 24h, após o pedido.

  • Preparação dos arquivos

Nesse momento, a equipe seleciona, organiza e guarda o arquivo da empresa em questão em local seguro, garantindo sua preservação. Caso seja a melhor solução para o gerenciamento em questão, é feito também o processo de digitalização e/ou OCR.

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  • Vantagens

Depois dos passos iniciais, a empresa ganha espaço físico em sua sede e agilidade no uso e manutenção dos documentos, ou seja, na rotina. Todo o trabalho que depende deste arquivo é otimizado: os funcionários não precisam mais perder horas de trabalho procurando um arquivo, pois é possível identificar e rastrear os documentos online via sistema GED Célula (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e tê-los em mãos em até 24h. As pesquisas em arquivo próprio também acontecem de forma mais eficaz, por conta do Reconhecimento Óptico de Caracteres, que transforma em texto digital e pesquisável o que antes estava em papel físico.

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Conheça nossas soluções.

Glossário: o que significam os principais termos da Gestão de Documentos
Glossário: o que significam os principais termos da Gestão de Documentos

Quando falamos em organização, uma gestão de documentos eficiente é peça fundamental em todo o processo. As vantagens de investir nesse serviço são muitas, mas entender minimamente o processo é um passo importante para garantir seu bom funcionamento. Dessa forma, é possível expandir sua empresa e garantir mais produtividade e praticidade no dia a dia de toda a equipe.

Por isso, preparamos esse glossário completo com dicas e informações sobre gestão de documentos e uma descrição dos principais termos e soluções relacionados a esse serviço.

O que é Gestão de Documentos

Gestão de Documentos é o planejamento, controle, direção, organização, capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos.

Ela permite mapear todo o processo documental de uma empresa, desde o momento em que um arquivo é elaborado formalmente até sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.

A gestão de documentos abrange todos os tipos de arquivo. Sejam eles produzidos em papel, digitalizados ou produzidos originalmente em meio eletrônico (também chamados de nato-digitais).Por isso, existem no meio diversos termos e expressões que frequentemente utilizamos e que podem ser estranhos para quem não está acostumado. Veja abaixo:

Principais termos da Gestão de Documentos

Ciclo Vital dos Documentos

O Ciclo Vital dos Documentos é composto por sucessivas fases pelas quais os arquivos passam, desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação. Também chamado de Teoria das Três Idades, suas fases se dividem em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.

Assinatura Eletrônica

Assinatura Eletrônica é a geração, por computador, de um ou mais símbolos adotados por alguém para equivaler legalmente à sua assinatura manual em documentos digitais.

A Assinatura Digital é uma de suas modalidades e utiliza algoritmos de criptografia para garantir mais segurança aos documentos assinados.Ela permite que cada arquivo tenha uma assinatura distinta, ainda que o signatário seja o mesmo.Dessa forma, o destinatário tem garantia deque seu documento digital não vai ser negado, uma vez que o remetente é a única pessoa com acesso à chave que gerou a assinatura.

Certificação Digital

Certificação Digital é o reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo.Essa relação é única, exclusiva e intransferível, e o reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma unidade certificadora.

Digitalização

Digitalização é o processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado. O processo se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Uma das principais vantagens dessa solução é evitar perdas, dificuldade de acesso e acúmulo de material. Afinal, tantos papéis guardados acabam tomando espaço e somando muita dor de cabeça, não é?

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

OCR é, basicamente, a técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o textual. Como assim? Bom, quando um documento é digitalizado, normalmente ele se transforma em uma imagem estática e, mesmo que contenha palavras ou textos relevantes, o computador não consegue fazer essa diferenciação.

Já com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, o texto é extraído da imagem, permitindo, por exemplo, edição e pesquisa a partir do conteúdo do texto.

Armazenamento

Armazenamento é a guarda de documentos em local apropriado. No caso de arquivos digitais, é realizada em dispositivos de memória não-volátil.Ou seja, em dispositivos em que após gravar um dado, este não será apagado, alterado ou perdido quando se desliga o computador ou há uma queda de energia.

No caso de arquivos físicos, a guarda pode ser feita de forma terceirizadaa fim deocupar menos espaço nas empresas.

CEDOC (Centro de Documentação e Arquivamento)

CEDOC é o espaço dentro da empresa destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação.Ou seja, é nele que acontece o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Essa solução é ideal para negócios em que os documentos precisam ficar armazenados dentro da própria empresa, como é o caso de cartórios, ou que o espaço físico tem capacidade tal.

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O GED é, basicamente, um software que englobatodo o banco de dados de uma empresa.Ele permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

Workflow

O termo pode ser traduzido do inglês como “fluxo de trabalho” e tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. As ferramentas de Workflow monitoram cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.

BPM (Business Process Management)

Também conhecido como Gerenciamento de Processos de Negócios, se trata de uma metodologia que avalia alterações e melhorias em variados aspectos de um processo, para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente.

Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos. Ao contrário do que muitos podem pensar, BPM e Workflow não são a mesma coisa.

* Veja esses e outros termos no glossário publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

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