O departamento de Recursos Humanos, também conhecido como Gestão de Pessoas ou Departamento Pessoal, necessita de uma gestão de documentos bem direcionada, visto que é responsável pela movimentação de grande parte dos documentos de uma empresa. Esse departamento lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas, entre outros.

Existem alguns desafios que esse departamento enfrenta para conseguir gerenciar a imensa quantidade de documentos circulando. Um deles é a falta de atualização dos documentos. É necessário que o departamento de Recursos Humanos mantenha os formulários dos funcionários com os documentos atualizados. Empresas com um número muito grande de funcionários podem ter dificuldades em manter essa atualização de dados e terem problemas com a justiça trabalhista. 

Outra dificuldade enfrentada por alguns departamentos é a falta de adaptação ao atual cenário de transformação digital. Uma organização que não automatiza os seus processos tende a ter mais problemas com a perda de documentos importantes e sensíveis, gerando custos para o negócio com as multas desse tipo de processo. Neste sentido, processos como a digitalização dos arquivos podem trazer mais segurança e estabilidade na gestão dos documentos. 

Neste blogpost, você irá entender melhor como a digitalização pode ajudar o seu departamento de Recursos Humanos a melhorar a gestão de documentos e ficar atualizado com o atual cenário de transformação digital. 

Quais os benefícios da digitalização de documentos? 

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos, que inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia. 

Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados. 

Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança. 

Conheça os benefícios da implementação da digitalização:

Classificação e armazenamento

Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores. 

Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades. 

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa. 

Acessibilidade e praticidade

Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS

Adaptação ao cenário digital

Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica

Conheça os serviços da Célula!

A digitalização traz uma série de vantagens para a sua empresa! Conte com a Célula para ajudar a sua empresa nesse processo! Todos os seus documentos serão digitalizados usando a tecnologia de ponta OCR e opcionalmente podem estar associados à certificação digital ICP Brasil, para garantir validade legal e jurídica.

Entre em contato com a nossa equipe e transforme a gestão de documentos da sua empresa!

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

As empresas estão em constante evolução, afinal de contas, para crescer é preciso se adaptar e reformular processos internos e externos, organizar espaços e ampliar equipes.

Cada uma, de acordo com a sua realidade, encontra maneiras ideais para estruturar essas mudanças. Por isso, a tecnologia é uma forte aliada nesse processo: ela nos deixou mais ágeis, mais organizados e mais assertivos nas atividades.

Podemos contar com ferramentas mobile, automações de diversos tipos, programas, aparelhos e uma infinidades de escolhas, adaptadas e desenvolvidas por nicho ou tamanho da empresa.

Quer melhorar sua produtividade, organização e gestão? Continue lendo esse post.

 

Personalização, usabilidade e precisão com a tecnologia

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Quando falamos em usar soluções tecnológicas dentro das empresas, estamos testemunhando uma mudança ainda mais profunda: a mudança na maneira como trabalhamos e executamos tarefas.

Se há 20 anos atrás você não podia contar com aparelhos que permitiam atualizar e-mails, marcar compromissos na agenda e acompanhar notícias, hoje o acesso é simples e rápido, feito apenas com seu smartphone.

Por isso, gestores dos mais variados nichos tem aberto as portas para soluções inteligentes e totalmente tecnológicas.

Essa evolução é fomentada pelos números: o Brasil é um dos 10 maiores mercados de tecnologia do mundo, movimentando cerca de bilhões no ano passado.

E no seu trabalho? Como as novas soluções tecnológicas podem ajudar no seu dia a dia e nos desafios da sua empresa? Separamos algumas dicas para você.

 

3 soluções que a tecnologia pode trazer para seu trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Comunicação Interna

Gerenciar a comunicação de grandes equipes, franquias ou funcionários remotos é, sem dúvida, uma tarefa desafiadora e que pode trazer impactos para todas as outras áreas.

Atualmente existem diversos tipos de aplicativos, programas ou plataformas que possibilitam uma integração maior dos times de trabalho sem por isso ter que apelar para caixas de e-mail lotadas ou correr o risco de sofrer com a famosa “Rádio-peão”

Uma das alternativas mais famosas é o Slack. Com ele é possível criar grupos de conversa de acordo com a organização da empresas, criar lembretes, enviar documentos, marcar usuários e fazer integrações com outros aplicativos.

Gerenciamento de Tarefas

Ajustar prioridades, organizar fluxo de trabalho, adicionar responsáveis, programar tarefas, fazer análise de tempo gastos em cada atividade, medir o nível de entregas, facilitar a organização e o entendimento de toda equipe são alguns dos benefícios oferecidos pelas soluções para gerenciamento de tarefas.

Ferramentas como Asana, Trello ou Ora têm fácil acesso, interfaces intuitivas e agradáveis. Elas trazem mais agilidade e transparência para os processos dentro da empresa.

É uma ajuda sempre bem vinda ao trabalho, principalmente dos gestores!

Automação de Marketing e Vendas

Ainda sobre as ferramentas de gestão de processos, podemos potencializar diversas áreas dentro de uma empresa. Desde a produção até a contabilidade, passando claro pelas vendas e o marketing.

Os softwares e plataformas que escalam tanto as vendas quanto o marketing, (duas áreas cada vez mais próximas atualmente) passam a automatizar processos que seriam custosos financeiramente, além do gasto de tempo e pessoal.

Atividades simples como enviar e-mails, programar lembretes para ligações de retorno, identificar clientes mais propensos à uma compra ou registrar e analisar dados de interação e comportamento são feitas em questões de minutos com os CRM’s e ferramentas como RD Station ou Hubspot.

Gerenciamento de Documentos

Vivemos em um mundo cada vez mais digital. Diversos fornecedores e organizações reguladoras não emitem documentos físicos e o resultado é: uma infinidade de documentos digitais importantes demais para serem perdidos, difíceis demais de serem gerenciados no modelo dos arquivos físicos.

Além disso, o fluxo de utilização de documentos precisa ser ágil e de fácil acesso, na grande maioria das vezes, de maneira remota. Como fazer?

Também na categoria de SAAS (Software as a Service), o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos sana todos esses problemas facilitando a gestão de documentos.

Aqui na Célula nos especializamos em soluções para a gestão de documentos e arquivos e desenvolvemos o GED Célula.

Ele permite acesso ao seu acervo de documentos digitais e digitalizados com total segurança e personalização de níveis de acesso, em qualquer hora e de qualquer lugar, com leitura de caracteres e possibilidade edição online.

 

Cuidado na hora de procurar soluções!

Além dessas, são inúmeras as soluções e ferramentas disponíveis para otimizar o seu trabalho.

O mais importante é saber como ela se adequa a sua realidade, aos seus desafios e se de fato podem ser aplicadas nas atividades da sua empresa.

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3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho | Clique aqui e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos

O excesso de papel está atrapalhando seu negócio?

Você tem muitos papéis na sua empresa? Já parou para pensar que guardar papelada pode estar te custando espaço físico, funcionários, tempo e, principalmente, dinheiro? Saiba como o excesso de papel pode estar atrapalhando o seu negócio e como evitar que isso aconteça.

Como o excesso de papel atrapalha?

Desperdício

O hábito de usar muitos documentos em papel pode levar a um grande número de cópias e impressões desnecessárias. Pare e pense: quantos desses materiais não poderiam ser acessados em versão digital?

Oriente seus colaboradores a imprimirem somente o necessário. E, sempre que possível, utilize os dois lados das folhas e imprima nas configurações econômicas.Isso ajuda a diminuir – e muito! – a quantidade de papel gerada diariamente.

Sustentabilidade

Para reduzir o desperdício de papeis, procure reaproveitá-los ao máximo – por exemplo, como rascunho. Além disso, todo papel descartado deve ser separado e encaminhado para reciclagem. Assim, o impacto sobre o meio ambiente pode ser reduzido.

Baixa produtividade e fluxo de informações

Documentos físicos podem, muitas vezes, tornar os processos muito mais lentos. Afinal, eles podem demorar para serem encontrados, dificultar o compartilhamento entre departamentos, serem esquecidos ou mesmo acidentalmente destruídos.

Uma boa gestão, armazenamento adequado e digitalização desses documentos agilizam o fluxo de informações e economizam recursos, além de facilitar a identificação de problemas e oportunidades.

Falta de organização

Quando um novo documento chega, é muito mais fácil simplesmente deixá-lo em cima da mesa para guardar depois ou mesmo abandoná-lo em uma pasta aleatória.

É importante que se crie o hábito de organização imediata das informações, para que nada se perca em meio a uma bagunça. Isso também serve para o descarte, que deve ser encaminhado para a reciclagem o quanto antes, ao invés de ficar ocupando espaço.

Armazenamento

Um bom armazenamento dos arquivos aumenta sua vida útil, evita acidentes e perdas. Atenção para a embalagem correta e ambiente adequado e limpo, com controle de pragas e insetos. A guarda terceirizada é uma opção segura para empresas que precisam de mais espaço físico.

Aqui na Célula, nós temos essas e outras soluções em gestão de documentos para evitar que o excesso de papel atrapalhe seus negócios. Entre em contato e garanta mais economia e produtividade para a sua empresa.

Não deixe que o excesso de papel atrapalhe seu negócio! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

Saiba como não perder documentos importantes

Como não perder documentos importantes

A organização e gestão de documentos eficiente são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa e ajuda a não perder documentos importantes. Afinal, já pensou receber uma fiscalização e não conseguir encontrar algum arquivo?

Veja aqui 5 dicas para organizar os documentos da sua empresa.

Para evitar esse tipo de situação e, com ela, a possibilidade de retrabalho ou até multas, conheça nossas dicas:

Dicas para não perder documentos importantes

Documentos físicos

Contas, recibos, comprovantes e demais documentos físicos devem ser arquivados em algum tipo de pasta que o identifique ou associe a um fornecedor ou cliente.

Centro de Documentação ou guarda terceirizada? Saiba qual é o ideal para a sua empresa!

Da mesma forma, devem estar associados entre si. Por exemplo, os boletos devem ser anexados às respectivas notas fiscais.

Isso facilita as buscas e conferências de valores, conciliando o extrato bancário com as respectivas saídas ou entradas registradas na contabilidade da empresa e poupando tempo.

Documentos de funcionários

Currículos, exames admissionais, contratos e qualquer outro documento relacionado a funcionários também devem ser bem guardados.

A organização pode ser mantida com pastas para cada funcionário, categorizadas por departamento ou setor em gavetas ou caixas.

No caso de livros-ponto, contracheques e comprovantes de pagamento, o ideal é que sejam arquivados por ordem cronológica.

Documentos empresariais

Comprovantes de inscrição no CNPJ, cadastros em prefeituras, contratos de locação e qualquer outro documento da empresa deve ser arquivado para fiscalizações e procedimentos de auditoria.

Além disso, muitos desses documentos devem ser guardados para comprovação junto ao imposto de renda. Dependendo da esfera governamental, devem ser arquivados por muitos anos ou enquanto a empresa se mantiver em atividade.

Documentos digitais

Com a tecnologia e o aumento nas transações e procedimentos online, cresceu também o número de documentos digitais com validade jurídica.

Tem muitos documentos digitalizados? Saiba como tornar seus conteúdos facilmente pesquisáveis.

NFe-s, NFCe-s, CTe-s, NFFSe-s e muitos outros arquivos eletrônicos podem se perder facilmente na caixa de entrada do email ou na área de trabalho.

O ideal é arquivá-los em formato XML, para que possam ser consultados em datas futuras, e armazená-los em nuvem, com o auxílio de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, categorizando por clientes e transações.

Veja aqui por que você deve adotar o GED para a sua empresa!

Uma gestão documental eficiente facilita a procura por informações sempre que for necessário, economizando tempo e deixando a empresa mais produtiva.

Assim, é possível não perder documentos importantes, garantir sua segurança e evitar retrabalhos e multas desnecessárias para a empresa.

Leia aqui as vantagens e benefícios da gestão documental.

Entre em contato, conheça as soluções Célula para o seu negócio e ganhe mais tempo e produtividade!

Quer saber mais como não perder documentos importantes? Conheça nossas soluções em Gestão de Documentos. Clique aqui!

3 soluções para segurança de prontuários médicos
Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Em clínicas e hospitais, circulam dezenas de pacientes todos os dias. Por isso, é de extrema importância garantir uma boa gestão, organização e segurança de prontuários médicos. Afinal, seja em sua forma física ou digital, eles precisam estar bem armazenados para consultas frequentes, por precaução e também para cumprir obrigações legais.

Quando a Gestão de Documentos entra em cena, ela ajuda a garantir não só mais praticidade no dia a dia corrido dos profissionais de saúde, como também mais segurança para evitar que se percam de alguma forma – seja por causa de ações do tempo ou mesmo pequenos acidentes.

Cada empresa demanda uma ação específica em relação aos seus documentos e, no caso de hospitais e clínicas, não é diferente: para garantir a segurança de prontuários médicos, é necessário buscar soluções que garantam o armazenamento correto ao mesmo tempo em que propiciam uma busca mais facilitada.

Tudo isso traz vantagens não só para o dia a dia dos profissionais de saúde, que perdem muito tempo procurando arquivos específicos, como também para os pacientes, que ganham em qualidade de vida ao serem atendidos mais rapidamente, uma vez que seus prontuários estão facilmente à mão dos profissionais.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Saiba como nós podemos te ajudar a garantir a segurança de prontuários médicos

Guarda terceirizada

Uma boa gestão e armazenamento de documentos é essencial para garantir a sua segurança. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando a integridade do documento e da informação. Com o objetivo de agilizar o acesso aos documentos, eles são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigida pelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus prontuários e evitamos que eles caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave facilita nas buscas por um documento específico. Dessa forma, é possível procurar prontuários por data, paciente ou a categoria que preferir. Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou ainda se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto aos prontuários. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los. Ele pode ser usado de qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar prontuários que estejam armazenado em nosso galpão e, em 24 horas, eles estarão em suas mãos.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Digitalização de prontuários médicos agora é lei

Pensando em todas as vantagens que citamos acima, foi sancionada no Senado Federal a Lei 13787/2018, que cria regras para a digitalização, utilização e armazenamento eletrônico de prontuários médicos em hospitais. Dessa forma, será possível modernizar o trabalho das unidades públicas e particulares de saúde e facilitar o acesso às informações dos pacientes.

A norma determina que os documentos digitais contenham todos os dados médicos dos prontuários físicos originais. E estes, que devem ser mantidos pelo hospital ou clínica por ao menos 20 anos, poderão ser destruídos antes desse prazo ou devolvidos ao paciente interessado depois de digitalizados.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Prontuários bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Pensando nisso, a Célula possui soluções específicas para prontuários médicos e outras áreas. Entre em contato e conheça nossos serviços!

3 soluções para segurança de prontuários médicos
Qual a importância do CEDOC na minha empresa?

O CEDOC, ou Centro de Documentação, é o espaço nas empresas destinado ao gerenciamento e armazenamento dos seus documentos. A principal importância do CEDOC é ter um único lugar reservado para receber, guardar, organizar, arquivar e controlar a eliminação da documentação. Isso é fundamental para um bom gerenciamento de arquivos.

Além disso, a organização eficiente e boa gestão de documentos é fundamental para que aumente a produtividade da empresa e mantenha o fluxo de informação controlado.

Por que é importante ter um CEDOC na minha empresa?

  • Receber, conferir, arquivar e organizar os documentos;
  • Identificar os documentos desnecessários que podem ser eliminados;
  • Armazenar corretamente arquivos, garantindo sua segurança e longa duração.
  • Ter os documentos organizados de forma eficiente;
  • Fácil acesso aos documentos pelos funcionários;
  • Aumentar a produtividade da empresa, sem perda de tempo para localizar documentos;
  • Segurança e preservação de documentos históricos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.

A Célula desenvolveu uma solução completa para a implementação do CEDOC, com sua metodologia de gestão inteligente aplicada, que inclui desde a preparação dos arquivos a serem armazenados até o treinamento dos funcionários para que eles tenham autonomia e efetividade na gestão dos documentos.

Convencido da importância do CEDOC para a sua empresa?

Então entre em contato com a gente, conheça melhor nossos pacotes e defina a melhor solução para a sua empresa.

Saiba como gerir seus documentos de arquitetura ou engenharia

Engenheiros e arquitetos lidam diariamente com inúmeras plantas e projetos de grandes formatos. Para facilitar o armazenamento e o acesso a tantos arquivos, a Célula desenvolveu uma solução específica para o gerenciamento de documentos de arquitetura ou engenharia.

Dessa forma, os arquivos se mantém seguros e facilmente encontrados, quando necessários. Tudo isso com mais economia, uma vez que não há a necessidade de um funcionário específico para isso na empresa.

Soluções Célula para documentos de arquitetura ou engenharia

Arquivos de grandes formatos, como plantas e projetos, necessitam de equipamentos e tratamentos específicos para sua guarda e digitalização. Aqui na Célula, cada documento de arquitetura ou engenharia é protegido por uma fina camada de clearfilm ao ser digitalizado. Assim, documentos mais antigos ou que estejam em avançado estado de deterioração não são danificados no processo.

Além disso, a digitalização Célula é compatível com arquivos 2D do AutoCAD, o que possibilita a edição de suas plantas e projetos online, com notas e marcações, e facilita cálculos baseados em escala e de perímetros e áreas.

Benefícios da gestão Célula

  • Maior conservação do acervo de documentos;
  • Pesquisas mais otimizadas com ferramentas de organização por nome, data e muitas outras;
  • Economia de tempo e dinheiro, que não serão mais gastos em buscas por projetos específicos;

Saiba mais sobre as nossas soluções para a gestão de documentos de arquitetura ou engenharia e muitas outras áreas e seus inúmeros benefícios. Conte com a gestão inteligente da Célula para dar mais organização e agilidade ao seu escritório, com total segurança das suas informações.

Por que devo investir em gestão documental para a minha empresa?

Quando se pensa em organização, uma ferramenta fundamental é uma gestão documental eficiente. Dessa forma, é possível expandir sua empresa e garantir maior produtividade e praticidade no dia a dia. Se o seu empreendimento, independentemente do tamanho, ainda não conta com um trabalho especializado em gestão documental, veja porque você deve investir nisso.

Vantagens e benefícios da gestão documental

Acesso fácil às informações

Com uma gestão de qualidade, todos os arquivos da sua empresa são guardados com segurança e organizados de modo inteligente. Assim, é possível otimizar a pesquisa e o acesso a todas as informações.

Agilidade

Com as informações sempre à mão, fica muito mais fácil atender às solicitações e ter respostas rápidas para os processos do seu negócio. Dessa forma, é possível seguir o ritmo do mercado com eficiência e produtividade.

Segurança da informação

A falta de um tratamento adequado à guarda de documentos pode levar à perda de informações importantes. A ação do tempo, do manuseamento constante ou mesmo de pragas e insetospode causar danos irreparáveis aos seus arquivos e à sua empresa.

Tecnologias de gestão

Os serviços de gerenciamento de documentos vêm se aprimorando cada vez mais. Além disso, o mercado tem à disposição equipamentos de digitalização que operam com velocidade e alta resolução. Em conjunto com as ferramentas de acesso online ao acervo, são possíveis buscas, visualizações e requisições de entrega do documento físico em poucos cliques.

Na Célula, nós garantimos um serviço de qualidade! Nossos mais de 13 anos de mercado e eficiência reconhecida garantem que todos esses benefícios sejam potencializados.

Entre em contato e conheça todas as soluções que podemos oferecer para a sua empresa.

Digitalize seus processos e ganhe em produtividade

São tantos os documentos que passam por escritórios de advocacia diariamente, que o número de papéis guardados é grande. Por isso, ter esses documentos digitalizados proporciona mais espaço físico e mais agilidade em seus processos, além de garantir a integridade dos seus arquivos.

Qualquer documento que contenha informação relevante pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais. Aqui na Célula, a digitalização de documentos em diversos formatos e tamanhos é realizada em scanners profissionais de alta velocidade, com recursos tecnológicos de melhoria de imagens.

A fim de tornar os processos do seu escritório mais eficientes, otimizamos a localização dos arquivos, através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores. Além de realizarmos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), proporcionando a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.

Para os escritórios de advocacia e outras empresas da área, também digitalizamos processos judiciais seguindo os critérios do Projudi, um software desenvolvido justamente para a tramitação destes processos sem a necessidade de tantos papéis.

Confira mais vantagens da digitalização Célula aqui em nosso blog e no site https://www.celula.net.br/servicos/digitalizacao/.

Conheça as vantagens da certificação digital

A gestão de documentos está sendo discutida pelos nossos políticos em Brasília, através de um projeto de lei que autoriza a destruição de documentos originais em papel caso possua digitalização certificada. A proposta acaba de ser aprovada pelo Plenário do Senado e segue para análise da Câmara dos Deputados. Mas você sabe o que é e como funciona a certificação de um documento digital?

O certificado digital funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura e sem erros do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a internet. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora, que associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. Os certificados contém dados de seu titular, de acordo com a política de segurança de cada Autoridade Certificadora.

Além disso, há a assinatura digital. Como a assinatura realizada em papel, ela é um mecanismo que identifica o remetente de determinada mensagem eletrônica.  A assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico até que seja feita qualquer alteração no documento. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, mas também estabelece uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo uma troca de letras, invalida a assinatura.

A certificação digital possui inúmeras vantagens, como agilidade, redução de custos e segurança. Ela permite que processos que, antes, tinham que ser realizados pessoalmente ou por meio de inúmeros documentos em papel, possam ser feitos totalmente por via eletrônica. Dessa forma, os processos ficam menos burocráticos, mais rápidos e, consequentemente, mais baratos.

Aqui na Célula, nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é compatível com documentos certificados e assinaturas digitais. Dessa forma, todos os arquivos da sua empresa ficam reunidos em um só lugar, facilitando o acesso e a organização e evitando a perda. Conheça mais dos nossos serviços em https://www.celula.net.br/