Todo documento passa por diversas fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Esse ciclo é sistematizado através da Teoria das Três Idades, que se baseia na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso.
Nessa teoria, os documentos são divididos em três fases: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. Para falar mais sobre o assunto, convidamos a arquivista da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), Alessandra Germano. Confira abaixo:
Entenda como funciona o ciclo de vida dos documentos
O início do Século XX é marcado pela crescente produção documental na esfera governamental norte-americana. Isto se evidencia na criação, em 1934, do Arquivo Nacional com um volume de cerca de um milhão de metros de documentos públicos federais sob sua custódia. A esse volume documental somava-se mais 60 mil metros por ano, chegando a 600 mil metros anuais com a ampliação do aparelho estatal durante a Grande Depressão e II Guerra Mundial. (NEDEL, HEYMANN, 2018, p.31)
Não era mais possível a manutenção de todo o volume documental produzido. Nesse contexto surge a teoria do ciclo de vida dos documentos, conhecida como Teoria das Três Idades, que cria condições de selecionar documentos de arquivo, dividi-los em fases distintas e eliminar os que não possuírem mais valor primário, ou seja, a “qualidade inerente às razões de criação de todo documento…” (ARQ-SP, 2012, p.83). Esta teoria hoje é mundialmente reconhecida e utilizada.
Os arquivos correntes, compostos por documentos que ainda tramitam ou estão em uso constante na administração, continuamente necessário às rotinas diárias fazem parte da primeira fase em questão.
A segunda fase é composta pelos arquivos intermediários. Os documentos transferidos ao arquivo intermediário já não possuem mais frequência de consulta, uso ou sequer tramitam, mas ainda possuem valor legal, probatório, fiscal, arquivístico e, portanto, não podem ser eliminados.
Por possuírem baixa frequência de uso os documentos em fase intermediária não precisam, necessariamente, estar no mesmo local físico onde funciona a administração, mas devem ser organizados, acondicionados, conservados e estarem aptos para uma rápida recuperação da informação em caso de consulta.
Os arquivos intermediários são também responsáveis por destinar os documentos sob sua custódia. Os conjuntos documentais que já tiverem cumprido seus prazos legais previstos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD podem ser preparados, listados e, com a aprovação de autoridade competente, eliminados. Os documentos que não são passíveis de eliminação, também previstos nas TTD, adquirem um valor histórico-cultural e são recolhidos a um arquivo permanente, terceira fase do ciclo de vida, onde receberão um tratamento de conservação para a guarda definitiva.
Referências:
NEDEL,
Letícia; HEYMANN, Luciana Quillet. Pensar os arquivos: uma antologia.
Editora FGV, 2018.
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS DE
SÃO PAULO (ARQ-SP). Dicionário de
Terminologia Arquivística. São Paulo: ARQ-SP, 2012. Versão bolso.
