Premissas fundamentais para o sucesso de qualquer negócio, a organização e praticidade no dia a dia podem ser conquistadas com uma gestão de documentos eficiente e cheia de vantagens.
Especialmente no caso dos escritórios de contabilidade, que lidam com livros e relatórios de movimentação fiscal, trabalhista e contábil.
Afinal, a papelada cresce exponencialmente todos os dias e é fácil perder o controle dos arquivos quando não são bem guardados, organizados e administrados.
Por isso, utilizar a tecnologia a seu favor e terceirizar a guarda desses documentos pode ser a solução ideal para melhorar a produtividade da sua equipe diariamente.
Quer saber as principais vantagens da gestão de documentos para o seu escritório de contabilidade? Continue lendo esse texto!
1. Liberação de espaço físico
As prateleiras que acumulam papel e poeira dificultam o trabalho da equipe, ocupam espaço no escritório e atrapalham o dia a dia?
Na guarda terceirizada de documentos, eles são coletados, catalogados, digitalizados e, em seguida, alocados em um galpão especial com segurança e monitoramento 24h.
Assim, o seu escritório de contabilidade ganha mais espaço, que pode ser reutilizado para atender outras necessidades da empresa.
2. Aumento da produtividade
Não ter uma gestão de documentos para o seu escritório de contabilidade leva à desorganização, falta de controle e buscas intermináveis por arquivos específicos.
Já com um gerenciamento eficiente, o acesso é mais fácil e ágil, sem a necessidade de procurar cegamente em pastas e prateleiras.
Ou seja, a equipe pode se dedicar exclusivamente às suas tarefas, sem perder tempo procurando arquivos antigos.
3. Acesso prático e seguro aos arquivos
A digitalização de todos os documentos do seu escritório de contabilidade é um passo essencial da gestão eficiente, que permite o acesso online a todas as informações de modo fácil e rápido.
Com o serviço de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, é possível controlar permissões de acesso, garantindo confidencialidade e segurança no processo.
Além disso, os riscos de perda ou danos aos documentos originais são drasticamente reduzidos, assim como a necessidade de fazer cópias e reimpressões.
4. Redução de custos
A matemática é simples: ao fazer menos cópias e reimpressões, seu escritório economiza papel e tinta – o que também causa um menor impacto ambiental.
Ao ter uma equipe mais produtiva que pode concentrar seu tempo em atividades que realmente valem a pena, você pode dar mais atenção aos clientes e até mesmo conquistar muitos novos.
Apostar na gestão de documentos para o seu escritório de contabilidade é um investimento quando se opta por uma empresa que trabalha com eficiência e dedicação.
Com as melhores soluções para negócios de diversas áreas, a Célula ainda oferece pacotes com valores acessíveis e planos especiais que levam a uma relação de verdadeira parceria.
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