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Acelere os processos da sua empresa com Workflow e gerenciamento eletrônico de documentos

Como você lida com documentos na sua empresa? Sejam físicos ou digitais, eles fazem parte do dia a dia de vários profissionais e inúmeros processos. Com isso, é impossível evitar que eles sejam levados de um lado para o outro, perambulando por departamentos, mesas e e-mails diversos e tornando trâmites ainda mais longos e demorados.

Vamos usar os contratos como exemplo: eles são redigidos por um setor, revisados e aprovados por diversos profissionais, encaminhados para assinatura, reencaminhados em seguida e só então arquivados para futuras consultas.Com todo esse processo, as chances de atraso nas entregas ou até mesmo de informações se perderem são grandes, não é mesmo?

Mas e se esses processos pudessem ser mapeados de forma que os fluxos de trabalho fossem otimizados e acelerados? É o que propõem as ferramentas de Workflow. Para saber como elas funcionam e podem ajudar a sua empresa, continue a leitura!

Como acelerar processos com Workflow

O termo Workflow pode ser traduzido do inglês como “fluxo de trabalho”, ou seja, esse método tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. Essa ferramenta monitora cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.

Imagine uma esteira industrial: o produto fica posicionado em cima dela, que o direciona por cada etapa da construção enquanto máquinas e profissionais realizam suas funções. Quando um acaba, o objeto segue sozinho pela esteira até a próxima etapa e assim segue até que seja finalizado. É assim que funciona uma ferramenta de Workflow, permitindo que cada membro da equipe saiba qual etapa do processo está sendo realizada naquele momento e quem é o responsável por ela. Dessa forma, o gestor tem mais controle sobre quem tem acesso às informações e monitora prazos e entregas.

Workflow e gerenciamento eletrônico de documentos

O segredo para acelerar processos com o workflow é escolher uma ferramenta eficiente, que esteja bem configurada de acordo com as necessidades da sua empresa e mapeie bem os fluxos. A Célula apresenta a solução de automação de processos de negócios que acompanha cada trâmite e etapa da gestão de documentos de forma prática, trazendo diversas vantagens para empresas.

Integrada ao sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, a automação é feita através de modelagens de Workflow/BPM e elimina ou reduz drasticamente a circulação de papel, garantindo a segurança dos arquivos através de assinatura e certificado digital, reconhecimento automático de código de barras e reconhecimento óptico de caracteres, seguindo à risca as normas da legislação vigente.

Quais processos podem ser automatizados pelo Workflow?

Ao contratar o serviço de Workflow da Célula, é realizado um levantamento de cada processo de negócio que pode ser automatizado através da ferramenta. Alguns exemplos são: admissão de funcionários, demissão de funcionários, gestão de contratos, liberação de pagamentos, etc.

O serviço está diretamente ligado ao software de GED Célula, que permite o acesso remoto aos arquivos através da internet, com segurança e eficiência. Dependendo do tipo de documento que será inserido, ele precisa ser digitalizado e/ou indexado, fazendo com que seja facilmente encontrado pela ferramenta de busca, e opcionalmente ainda podem ser usados certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil para realizar a assinatura digital dos arquivos.

Como é feita a distribuição de tarefas no Workflow?

Depois de realizado o levantamento dos processos e indexados os documentos na ferramenta, os membros da equipe são cadastrados na plataforma com suas respectivas funções e o sistema distribui cada tarefa e etapa do processo de acordo com as responsabilidades de cada profissional. Dessa forma, todos são notificados sobre suas ações para que nenhuma tarefa fique de fora, aumentando a produtividade e a segurança das ações.

Todo mundo consegue utilizar a ferramenta de Workflow?

Sim, cada processo é modelado com uma interface intuitiva e os membros da equipe são treinados para utilizar a ferramenta, aproveitar cada uma de suas funções da melhor maneira e realizar tanto a digitalização de documentos físicos como a inserção de documentos nato-digitais na plataforma no dia a dia.

À medida em que os processos são finalizados, seus documentos e arquivos ficam classificados e acessíveis através da plataforma GED Célula, que traz eficientes recursos de localização e pesquisa. Além disso, o gestor ainda terá acesso a painéis customizados com indicadores de produtividade e acompanhamento do progresso de cada processo em execução.

Já deu para perceber que são muitas as vantagens do Workflow no seu negócio, certo? Para saber mais sobre essa nova solução Célula e contratá-la para a sua empresa, entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

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