Conhecida como MP da Liberdade Econômica, a Medida Provisória 881 (MPV 881/2019) apresenta a Declaração de Direitos da Liberdade Econômica para Startups e demais empresas. Ela está em vigor desde 30 de abril de 2019 e agora está em processo de votação pela Câmara dos Deputados e pelo Senado Federal para se tornar lei. Um dos seus principais objetivos é a desburocratização de processos, a fim de garantir mais facilidades especialmente para pequenos e médios negócios.
A gestão de documentos é um dos assuntos abordados dentre suas diretrizes, trazendo a digitalização como solução para diversas burocracias e custos. Por isso, preparamos esse texto para te ajudar a compreender melhor o que pode mudar caso a medida seja aprovada e como implementar as novas regras na sua empresa. Continue lendo e confira!
Vão acabar os documentos físicos?
Até a publicação da MP da Liberdade Econômica, todo e qualquer documento destinado à comprovação tributária e contábil deveria ser arquivado por até 20 anos. Essa regra trazia algumas desvantagens especialmente para pequenas e médias empresas, devido aos grandes custos de manter tais documentos propriamente guardados sem que se deteriorassem, perdessem ou ficassem menos nítidos e legíveis.
Afinal, papéis demandam espaço físico, manutenção e custos com impressão, além de causarem grandes impactos ambientais a longo prazo. Com a nova regra, esses esforços podem ser bastante reduzidos com a digitalização desses comprovantes, que devem agora ter assinatura digital de acordo com os padrões da ICP Brasil, e o descarte dos originais sem o risco de multas ou problemas com a fiscalização.
Ao adotarem os documentos em formato digital, as empresas garantem, principalmente, a segurança das informações, uma vez que é possível realizar backups em diversos servidores ou unidades de armazenamentos. Assim, o risco de perda ou deterioração reduz consideravelmente e a assinatura digital garante a sua autenticidade.
Porém, é importante consultar alguém especializado antes de começar a jogar toda a papelada no lixo. Afinal, sempre há espaço para brechas na legislação e você não quer correr o risco de perder algum documento muito importante, não é mesmo?
Como fazer a gestão de documentos digitais
Se engana quem pensa que basta salvar todos os documentos em PDF e distribuir em algumas pastas da área de trabalho do computador para que todos os arquivos estejam seguros. Para garantir a qualidade e usabilidade dos documentos digitais com todos os seus benefícios, é fundamental que eles sejam bem cuidados em cada etapa do processo, desde a digitalização até a gestão no dia a dia.
A digitalização com Reconhecimento Óptico de Caracteres, por exemplo, facilita as buscas por arquivos através de seus conteúdos. Ou seja, basta pesquisar uma frase ou dado específico que esteja transcrito no documento para encontrá-lo. Bem melhor que decorar os nomes de cada arquivo ou ficar horas procurando, não concorda?
Além disso, também é necessário o uso de uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que mantenha os documentos seguros na nuvem, com acesso remoto de qualquer gadget com internet. Assim, suas informações vão estar sempre à mão e poderão ser facilmente encontradas através do uso de palavras-chave e formas personalizadas de categorização.
Essas simples medidas na gestão de documentos podem trazer diversos benefícios para o dia a dia da sua empresa, independentemente do porte. Além da redução de custos, também é possível perceber uma economia de custos e aumento na produtividade da equipe, que não precisaria mais perder horas a fio procurando por documentos específicos.
Quer saber mais sobre as vantagens da digitalização e gestão de documentos para a sua empresa? Entre em contato com a unidade da Célula mais próxima e tire suas dúvidas.
