A decisão de empreender e iniciar uma pequena empresa pode ser uma tarefa que garante maior autonomia e flexibilidade, mas também exige muita disciplina e força de vontade. Existem diversos percalços que podem aparecer nesse processo. Uma das principais dificuldades encontradas por quem possui ou trabalha em um microempreendimento é conseguir fazer uma boa gestão dos documentos. Como organizar os seus arquivos, garantindo praticidade e agilidade no seu dia a dia? Confira neste blogpost.
Desafios da gestão de documentos em pequenas empresas
Algumas empresas podem encontrar grandes entraves burocráticos por conta da falta de organização dos seus arquivos. Vale lembrar que muitos dos comprovantes de pagamentos devem ser guardados por um prazo determinado pela legislação. É muito importante que você se mantenha atento a essas obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.
Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento.
Além disso, é preciso ficar atento às notas fiscais emitidas. Alguns estabelecimentos possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos.
Muitas vezes, é necessário lidar com um grande volume de outros documentos circulando, tais como relatórios, planilhas e recibos. A perda ou dificuldade de localizar esses documentos no momento de necessidade pode causar atrasos e acabar reduzindo a produtividade da sua equipe. Várias organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, esse tipo de operação vem, cada vez mais, sendo substituído pela digitalização. Além de ajudar a reduzir custos, ela é uma ótima estratégia para garantir o fácil manuseio e localização dos arquivos necessários para o seu dia a dia.
A terceirização da gestão de documentos pode ser uma possibilidade que traz praticidade e economia para pequenas empresas. A Célula possui mais de 18 anos de experiência na área e possui soluções personalizadas para pequenos negócios, com um ótimo custo benefício. Muitas pessoas acreditam que o gerenciamento dos arquivos não é um serviço que vale a pena para empresas de menor porte, mas a terceirização desse processo traz uma série de vantagens para a sua organização.
Quais os benefícios da terceirização da gestão de documentos em pequenas empresas?
Redução de custos
A Célula possui um serviço de digitalização que pode ajudar a sua pequena empresa a reduzir os custos com papel, necessário para a impressão dos documentos. Além disso, os custos com impressão também serão reduzidos. O resultado final é a redução da circulação de papel no escritório, tornando o dia a dia mais prático e organizado.
Fácil acesso e manuseio
Após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.
Isso ajuda a reduzir custos com perda e reimpressão de documentos e aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. A sua equipe ganha mais tempo para se dedicar às atividades do seu negócio.
Segurança e proteção dos documentos da sua pequena empresa
O software de armazenamento da Célula, o GED Célula, possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos, como criptografia e assinatura digital, dentre outros.
Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa.
A Célula possui experiência comprovada de mais de 18 anos na gestão de documentos. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!
