Com o surgimento do Coronavírus, empresas de todo o mundo precisaram adaptar suas rotinas para cumprir com as recomendações de isolamento a fim de evitar a proliferação da doença. O home office deixou de ser uma opção e se tornou uma realidade da noite para o dia para muitos escritórios e, enquanto alguns já vinham se adaptando e modernizando seus processos, outros antes nem sonhavam com isso.
Sendo assim, muitos profissionais se viram presos em uma situação grave: como resolver trâmites internos, consulta de arquivos, envios e assinaturas de documentos sem sair de casa? Neste artigo, vamos te mostrar como acelerar os processos da empresa na quarentena com a ajuda da certificação digital. Confira agora!
O que é certificação digital?
A certificação digital funciona como uma identidade virtual, ou seja, permite a identificação segura do autor de uma mensagem ou transação em meios eletrônicos, como a internet. Também chamada de certificado digital, ela deve ser gerada por uma Autoridade Certificadora, que associa a entidade (pessoa, processo ou servidor) a chaves criptográficas, que contêm dados do seu titular, seguindo a política de segurança da dita Autoridade Certificadora.
A assinatura eletrônica é uma das formas de certificação digital e, como a assinatura em papel, ela é um mecanismo que identifica o remetente de determinada mensagem eletrônica. A técnica permite verificar a autoria de um documento e também assegurar sua autenticidade, uma vez que, só fica vinculada ao documento eletrônico até que seja feita qualquer alteração nele. Na prática, isso significa que até mesmo uma simples troca de letras invalida a assinatura, evitando falsificações.
Como a certificação digital vai acelerar os processos da empresa na quarentena?
Como vimos acima, a segurança é uma das principais vantagens da certificação digital, além de acelerar processos e reduzir custos. Com a certificação digital, processos que antes eram realizados pela sua empresa presencialmente e por meio de inúmeros documentos em papel podem ser feitos de forma totalmente eletrônica. Ou seja, respeitando a quarentena de todos os colaboradores e assegurando que todos os processos da empresa vão ser realizados normalmente.
Porém, é claro que a certificação digital só pode ser colocada em prática na sua empresa após a digitalização dos documentos que serão tramitados. Quando tratamos de documentos empresariais, em sua maioria, todos podem ser digitalizados. Isso se aplica também a documentos com dimensões maiores, além de livros e outros formatos diferenciados.
Além de digitalizar, ainda é possível realizar o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que se trata de um processo de conversão de todo o texto de um documento digitalizado em conteúdo pesquisável. Depois disso, o usuário pode acessar o documento através de um software próprio ou para formatos de arquivos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.
Vantagens da digitalização e certificação digital na quarentena
• Organização
• Praticidade
• Segurança
• Economia
• Sustentabilidade
Decreto 10278/2020: Regulamentação da digitalização de documentos
A digitalização de documentos e a certificação digital carregam todos esses benefícios no dia a dia da empresa mesmo quando o mundo não está em meio a uma pandemia. E, por isso, em março deste ano, foi publicado o Decreto 10278/2020, que regulamenta a digitalização de documentos públicos ou privados para que tenham a mesma validade legal de seus originais.
Basicamente, o Decreto 10278/2020 se aplica aos documentos físicos digitalizados que tenham sido produzidos por pessoas jurídicas ou físicas. De acordo com a nova legislação, estes têm a mesma validade de suas versões físicas originais desde que assinados digitalmente com certificação digital nos padrões da ICP-Brasil, a fim de garantir sua integridade, autoria e autenticidade.
O decreto não se aplica a documentos nativamente digitais, ou que sejam referentes a operações realizadas no sistema financeiro nacional, nem documentos em microfilme, audiovisuais, de identificação ou de porte obrigatório.
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