Como organizar seus documentos digitais no home office

Já parou para pensar em quantos lugares os seus documentos digitais estão armazenados? Pen drives, computadores, HDs externos, CDs, cartões de memória… E para procurar algo específico, é sempre a mesma novela: é preciso abrir um por um, conferir em meio a gigas e gigas de arquivos com nomes confusos, que, por sua vez, estão dentro de pastas ainda mais confusas. Essa história te soa familiar?

Um ambiente desorganizado afeta diretamente a produtividade dos profissionais, mesmo que seja (ou, principalmente se for) com documentos digitais. São horas e horas de trabalho, concentração e energia perdidas no simples objetivo de encontrar um arquivo na rede, e que ainda podem levar ao estresse, especialmente no atual período em que inúmeras empresas e profissionais em todo o mundo se veem obrigados a se adaptar ao home office como forma de se proteger contra a pandemia do Coronavirus.

Portanto, se você procura saber como organizar seus documentos digitais no home office, continue a leitura deste artigo e confira essas dicas que vão melhorar de vez sua rotina e produtividade no trabalho.

1. Destralhe e faxina de documentos digitais

Se você não está familiarizado com o conceito, “destralhar” é uma palavra muito utilizada no meio da organização e produtividade e consiste no ato de reunir tudo que está fora do lugar (as tais “tralhas”) e identificar onde deveriam estar: guardadas em outro local ou mesmo no lixo.

Portanto, obviamente, esse é o primeiro passo para organizar documentos digitais. Abra sua área de trabalho e separe todos os arquivos salvos despretensiosamente por ali. Identifique os que podem ser excluídos e organize os outros em pastas.

Se, por acaso, já tiver uma certa organização de pastas no seu computador, leve todos esses arquivos diretamente para as pastas corretas. Se não, crie pastas gerais que possam categorizar cada um daqueles arquivos. Por exemplo, “Fotos da Confraternização”, “Documentos da empresa”, “Cliente 1”, “Cliente 2” e assim por diante.

Lembre-se que essa etapa não precisa ser ainda tão detalhada, então não foque muito os seus esforços em criar subpastas e hierarquização de categorias, apenas separe grosseiramente todos os documentos para que sejam, aos poucos, colocados em seus devidos lugares.

Faça isso com todos os dispositivos e gadgets em que tenha arquivos digitais salvos, procurando sempre reunir documentos de uma mesma categoria no mesmo dispositivo e na pasta correspondente.

2. Organize as pastas

Agora que todos os seus documentos estão separados corretamente, é a hora de organizar as pastas que você criou. Abra uma por uma e repita o mesmo processo anterior, categorizando os documentos digitais em subpastas, da forma que achar mais adequada. Pode ser por data, formato ou outros, como “Notas Fiscais” ou “Relatórios”, etc.

Faça isso com todas as pastas que criou inicialmente e, em seguida, com as subpastas. Assim, você vai estabelecer uma organização hierárquica e lógica, que vai tornar todo o processo de procura por documentos digitais muito mais fácil e prático. Confira o exemplo abaixo:

  • Cliente XXXX

→ 2017

→ Relatórios

→ Financeiro

→ Notas Fiscais

→ Orçamentos

→ Projetos

3. Renomeie os arquivos de maneira objetiva

Passada toda a organização dos documentos digitais em pastas, chegou a hora de dar nome aos bois, de preferência nomes que sejam objetivos, descritivos e sigam uma linha de raciocínio, para que também sejam facilmente encontrados. Ou seja, nada de “Documento 23.docx” ou “Relatório maio versão final ALTERADO”.

A principal dica nesse caso é, independente da forma que decidir nomear cada arquivo, criar um padrão que facilite que ele seja encontrado e identificado. Estabeleça quais informações devem entrar no nome do arquivo e em qual ordem. Por exemplo, comece pelo nome do cliente, insira a data (o formato ano-mês-dia ajuda a deixar tudo na ordem cronológica) e o título do documento. Pense bem se “Cliente X 2020-05-20 Nota Fiscal Fornecedor Y.pdf” não deixa tudo mais fácil?

4. Mantenha a organização de documentos digitais

Depois de realizar todo esse passo a passo, estabelecer um padrão de ordem nas pastas e nos nomes dos documentos digitais da sua empresa, você não quer que tudo isso volte ao que era antes, não é mesmo? Então um passo fundamental em todo processo de organização é mantê-lo.

Ao criar um novo arquivo, lembre-se sempre de salvá-lo na pasta correta e com o nome adequado. Caso contrário, após um tempo vai estar tudo desorganizado novamente e você vai precisar realizar, mais uma vez, realizar todos esses passos.

5. Acesso fácil e seguro

Primeiramente, é importante acordarmos que a organização não pode existir para acrescentar novas tarefas ao seu dia a dia e, sim, para tornar sua rotina mais prática. Então, ao realizar os passos anteriores, pare e pense se você pode estar, na verdade, dificultando a sua vida com algum desses novos padrões.

Para deixar a rotina ainda mais prática, uma dica é transferir todos os arquivos (ou a maioria) para uma nuvem. Dessa forma, todos os colaboradores da empresa e membros da equipe podem ter acesso aos documentos digitais que precisam com mais facilidade, rapidez e praticidade. E você também consegue compartilhar tudo com seus clientes e colegas de equipe com mais agilidade, sem perder horas dependendo da banda larga para incluir algum arquivo em um sistema de transferência.

Caso sua empresa tenha muitos arquivos e exija um sistema de gestão de documentos digitais mais avançado, você pode ainda terceirizar essa função para empresas que realmente entendem do assunto e apresentam soluções eficientes para tornar o seu dia a dia, o da sua empresa e de seus colaboradores mais produtivo.

Aqui na Célula Gestão de Documentos, temos soluções específicas para companhias de diversos setores e áreas de atuação. Uma delas é o sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que armazena documentos nato-digitais e digitalizados, organiza por meio de tags e palavras-chave, possui função de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e um eficiente sistema de pesquisa, que permite encontrar arquivos por meio de data, formato, palavra-chave ou mesmo frases que estejam contidas no texto do documento.

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