Você tem espaço na sua empresa para guardar todos os documentos, mas não aguenta mais passar horas procurando o que precisa? Talvez já tenha passado da hora de implantar um CEDOC aí!
O Centro de Documentação (CEDOC) é um espaço criado dentro da própria organização destinado a gerenciar e armazenar os arquivos.
O CEDOC oferece mais do que a mera organização do acervo. A Célula desenvolveu uma solução completa para a implementação desse tipo de espaço.
Quer entender como funciona o processo para implantar um CEDOC? Continue lendo esse texto.
Como implantar um CEDOC na minha empresa?
Preparação dos arquivos
O primeiro passo é preparar todo o acervo, etiquetando, classificando e catalogando os arquivos da forma que for melhor para a empresa.
Feito isso, partimos para a digitalização dos conteúdos. Assim, eles podem ser acessados ou localizados através do nosso GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Nesse caso, ainda é possível usar o recurso de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Ele facilita as buscas na plataforma, permitindo o uso de tags, palavras e frases que estejam no texto.
Treinamento de equipe
Tão importante quanto ter os arquivos organizados é uma equipe preparada para a manutenção do acervo.
Implantar um CEDOC de forma efetiva envolve também capacitar os funcionários da empresa sobre o arquivamento e guarda dos documentos.
Ao realizar essa consultoria, a Célula garante autonomia, controle e acesso ágil à documentação através da transferência de conhecimento e metodologia.
Por que implantar um CEDOC?
Centralizar a informação em um só espaço facilita a localização dos documentos e garante mais produtividade para a sua empresa.
A organização do acervo permite mais rapidez nas buscas por arquivos específicos, o que faz com que os funcionários percam menos tempo com isso e possam se dedicar melhor a executar suas funções.
Ficou interessado em implantar um CEDOC na sua empresa? Entre em contato e saiba mais!
