Se você tem empresa ou gerencia uma, provavelmente, passa por vários desafios todos os dias.
Nos mais variados ramos, problemas como falta de espaço, tempo mal utilizado e custos altos, deixam o gestor com dor de cabeça.
Mas eles têm outra coisa em comum: todos podem ser resolvidos por meio da gestão de documentos.
Neste artigo, vamos te mostrar quais problemas são esses e como solucioná-los.
Estou com problema de falta de espaço
Em empresas com um grande número de documentos impressos – como em escritórios de advocacia, que lidam com muitos processos, contratos e certidões, por exemplo – a falta de espaço é um problema recorrente.
Mas, como solução, nós temos a guarda e gestão de documentos terceirizada.
Esta solução consiste em digitalizar todos os documentos e armazená-los em um galpão especial com segurança 24h, monitoramento de câmeras e controle contra insetos e pragas.
Dessa forma, você mantém seus documentos seguros e libera espaço no seu escritório ou empresa.
Os fluxos de trabalho estão ineficientes
Considere este exemplo: um consultório odontológico precisa revisitar o histórico de um paciente em documentos físicos.
Este processo é lento e prejudica etapas posteriores, como a própria consulta, afetando todo o negócio.
O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) dá acesso aos documentos armazenados no galpão da Célula que foram digitalizados.
Estes documentos são acessíveis 24h por dia através do software por meio de computadores, tablets e smartphones.
Este é um método simples de como solucionar problemas com a gestão de documentos que pode te garantir uma eficiência maior no desempenho do seu trabalho.
Custos elevados e desnecessários
Documentos físicos mal armazenados se perdem ao longo do tempo, seja por sujeira, rasgos ou manuseamento.
Isto demanda novas impressões e cópias, gastando mais papel, tinta, tempo e outros recursos.
A digitalização de documentos garante uma vida útil maior às informações, o que reduz seus custos com produção e armazenamento de arquivos.
E, além de tudo, ainda é uma forma sustentável e o meio ambiente agradece.
A Célula tem essas e muitas outras soluções específicas para o seu modelo de negócio.
Entre em contato e invista agora em uma gestão de documentos eficiente para a sua empresa.
