É inegável a importância da gestão de documentos para instituições de ensino. São incontáveis os papeis com dados e documentos de alunos que surgem todos os anos e que devem ser guardados permanentemente.
Foi para administrar melhor tudo isso que o Colégio Perfil, de Lauro de Freitas/BA, procurou a Célula Salvador, há dois anos.
“Antes, a escola sofria muito com a falta de espaço que o armazenamento desses papeis causava. Sem contar que nossa cidade é praiana, o que deixa os documentos muito mais vulneráveis à degeneração”, contou Jainira de Carvalho, secretária do colégio.
Qual a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino?
A guarda terceirizada foi a solução em gestão de documentos para instituições de ensino que a Célula encontrou. Dessa forma, era possível resolver todos os problemas de segurança, organização e armazenamento dos arquivos.
Mas, além disso, a escola precisava de uma forma de facilitar o controle de contratos e o acesso à documentação dos alunos.
Para isso, a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino encontrada foi a digitalização com reconhecimento de caracteres de todos os arquivos. Ela permite que tudo seja facilmente pesquisável através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
“Com as soluções da Célula, o nosso trabalho ficou muito mais agilizado. Basta entrar no GED quando precisamos da informação de algum aluno. Facilita muito! O volume de papel diminuiu e economizou muito espaço, o que era uma necessidade urgente”, disse Jainira.
Ela conta também que, no começo, ficava receosa de deixar os documentos na guarda terceirizada e precisar deles depois. Mas, com o tempo, percebeu que o GED supria quase todas as suas necessidades.
“E se eu preciso da versão física de algum arquivo”, explica, “é só fazer a solicitação pelo software mesmo, que rapidamente eles chegam.”
A Célula conta com diversas soluções em Gestão de Documentos para instituições de ensino e diversos outros modelos de empresas. Entre em contato e saiba qual é a melhor para você!
