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Gestão documental para planos de saúde

No cenário dinâmico dos planos de saúde, onde a eficiência operacional é crucial, a gestão documental assume um papel fundamental. Nesse contexto, a Célula se destaca como uma parceira estratégica, oferecendo soluções personalizadas que modernizam a forma como os documentos são tratados. 

Neste blogpost, exploraremos as soluções personalizadas que a Célula oferece aos desafios únicos das operadoras de saúde.

Desafios únicos dos planos de saúde:

Operadoras de planos de saúde enfrentam uma gama complexa de desafios que exigem abordagens específicas na gestão documental. A natureza intrincada da documentação médica, a necessidade de conformidade com regulamentações rigorosas e a gestão eficiente de grandes volumes de dados são apenas alguns dos pontos que delineiam o cenário operacional dessas organizações.

Volume e complexidade da documentação:

Planos de saúde geram e gerenciam uma grande quantidade de documentos diariamente. Desde registros de pacientes até documentos administrativos, a variedade é vasta. Cada categoria possui requisitos específicos de retenção, exigindo uma abordagem altamente organizada. O desafio reside não apenas na quantidade e diversidade de documentos, mas na necessidade de acessar informações críticas rapidamente.

Conformidade com regulamentações:

O setor de saúde é altamente regulamentado, com padrões rígidos de privacidade e segurança. As operadoras de planos de saúde precisam assegurar que cada documento, desde prontuários médicos até registros administrativos, esteja em conformidade com regulamentações como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil. Isso adiciona uma camada extra de complexidade à gestão documental.

Acessibilidade rápida e segura:

A rapidez no acesso a informações é crítica em ambientes de saúde. Os profissionais de saúde e administradores precisam de acesso imediato a documentos para tomadas de decisões precisas e rápidas. A gestão documental deve, portanto, equilibrar a velocidade de recuperação com a segurança das informações, garantindo que o acesso seja eficiente, mas altamente controlado.

Integração de tecnologia:

A introdução de tecnologias inovadoras, como prontuários eletrônicos e sistemas de informação hospitalar, criou um novo conjunto de desafios. Integrar efetivamente essas tecnologias aos sistemas de gestão documental é extremamente necessário. Uma solução personalizada deve considerar não apenas a gestão de documentos físicos, mas também a transição suave para ambientes digitais.

A necessidade de uma solução genuinamente personalizada

Dada a complexidade desses desafios, é evidente que as operadoras de planos de saúde não podem se contentar com soluções genéricas de gestão documental. Uma abordagem personalizada é essencial para atender a essas demandas específicas. 

A Célula compreende esses desafios únicos enfrentados pelas operadoras de planos de saúde e oferece soluções que transcendem as abordagens tradicionais. Desde a guarda física até a digitalização e o GED Célula, cada serviço é adaptado às demandas específicas do setor. A expertise da Célula não reside apenas nos serviços oferecidos, mas na capacidade de moldar soluções personalizadas que se alinham às necessidades únicas de cada operadora.

Conheça as soluções personalizadas da Célula para as operadoras de planos de saúde

Guarda física:

A guarda física oferecida pela Célula é muito mais do que um simples armazenamento de documentos. É um processo meticuloso que começa com a recepção dos arquivos. A equipe especializada da Célula realiza a preparação minuciosa dos documentos, incluindo etiquetagem, classificação, conferência e catalogação. Cada passo é cuidadosamente executado para garantir a integridade e a rastreabilidade dos documentos. O ambiente de armazenamento é monitorado 24 horas por dia, proporcionando segurança adicional. 

Digitalização:

O serviço de digitalização da Célula vai além da simples conversão de documentos físicos para formato digital. Cada fase é projetada para otimizar o processo. A avaliação inicial da quantidade de documentos é seguida por uma visita cortesia no local ou análise por fotos via WhatsApp, proporcionando uma compreensão precisa do material a ser processado. A proposta detalhada, enviada após essa avaliação, destaca o compromisso da Célula com a transparência. A aceitação da proposta desencadeia o início do processo, liberando espaço físico, agilizando a recuperação de documentos e, acima de tudo, proporcionando uma solução eficaz e personalizada.

GED Célula:

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma peça central na transformação digital proporcionada pela Célula. Com o GED Célula, os documentos são digitalizados e categorizados de forma inteligente, com um sistema de busca personalizado de acordo com os principais indicadores das operadoras de planos de saúde. Essa abordagem não apenas elimina a bagunça física, mas também cria uma plataforma digital segura e de fácil acesso. A equipe da Célula assegura que cada cliente compreenda a interface do GED, permitindo uma transição tranquila para um ambiente digital eficiente.

Cases de Sucesso

 PLASC e Unimed – Experiências personalizadas com a Célula

A trajetória de sucesso da Célula na gestão documental é melhor ilustrada pelos casos envolvendo o PLASC (Plano de Saúde da Santa Casa) e a Unimed de Juiz de Fora. Cada um desses clientes recebeu soluções personalizadas, destacando a capacidade em atender às necessidades específicas das operadoras de saúde.

PLASC: otimização de espaço e eficiência documental

O PLASC, vinculado à Santa Casa de Misericórdia de Juiz de Fora, enfrentou desafios relacionados ao espaço físico ocupado por seus documentos. A Célula, compreendendo essa necessidade, ofereceu uma solução abrangente:

  • Acesso Online: A implementação do GED Célula permitiu o acesso online aos documentos, proporcionando maior agilidade no gerenciamento.

O resultado foi a liberação de um andar inteiro antes utilizado para armazenamento, evidenciando não apenas eficiência operacional, mas também economia de espaço valioso.

Unimed Juiz de Fora: Organização e Eficiência em Grande Escala

A Unimed Juiz de Fora, uma parceria de mais de uma década, experimentou a abordagem personalizada da Célula em diversos aspectos da gestão documental:

  • GED Célula e armazenamento físico: A Célula aplicou sua metodologia desde a coleta até a disponibilização digital, utilizando o GED Célula e a guarda física.
  • Treinamento personalizado: Os funcionários da Unimed receberam treinamento especializado sobre arquivamento e gestão de documentos, garantindo autonomia e eficácia.
  • Otimização de processos: A digitalização em tempo real permitiu otimização de processos, atendimento de prazos e desocupação de espaço interno.

A gerente de Pessoas e Administração da Unimed Juiz de Fora, Aline Zampa Ferreira, ressalta a importância dessa gestão para a otimização de processos e a conservação de documentos essenciais.

Modernize a gestão de documentos da sua operadora de saúde!

Em um setor onde a organização e o acesso rápido às informações são cruciais, a Célula se destaca como uma força transformadora. Suas soluções abrangentes e personalizadas redefinem a gestão documental para operadoras de saúde. Se você busca uma transformação documental verdadeira e duradoura, entre em contato com a Célula

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