Se alguém já levou horas procurando por um papel importante na sua empresa, isso pode ser um sinal de que seus documentos precisam ser organizados. Além de aumentar a produtividade no trabalho, organizar os documentos da sua empresa também é fundamental para evitar perder prazos e manter a segurança dos arquivos.
Como organizar os documentos da sua empresa?
Categorize seus arquivos
Ter seus arquivos separados por data, tema ou cliente, por exemplo, torna mais fácil encontrar papéis específicos. Aposte em subpastas e categorias para separar contratos, documentos internos, notas fiscais e outros arquivos de um mesmo tema.
Use envelopes, pastas e caixas para separar tudo da melhor forma.
Conheça a validade de cada documento fiscal
Muitas vezes jogamos fora arquivos importantes e guardamos outros desnecessários pensando que serão requisitados algum dia.
Para garantir que as suas obrigações com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), da Receita Federal, sejam cumpridas corretamente, certifique-se de que todos os documentos fiscais físicos e eletrônicos tenham validade jurídica.
Tenha todos os arquivos digitalizados
Documentos físicos, além de ocupar espaço, exigem grande esforço para se manterem organizados e seguros. Ao digitalizar todos eles, você pode investir em um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) e fazer toda a gestão online.
Com isso, você depende de menos pessoas e torna o processo mais eficaz, evitando extravios e danos à integridade do documento e otimizando a busca por arquivos específicos.
Tenha um Centro de Documentação (CEDOC)
Sabendo que todos os documentos estão em um único lugar, fica muito mais fácil procurar o que você precisa. Para empresas maiores e com muitos documentos, o ideal é uma sala reservada só para gerenciar seus arquivos.
Em casos de arquivos digitais, não é diferente! Tenha tudo armazenado em uma única pasta, HD externo, nuvem ou Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED).
Conte com a Célula em todas as etapas
Aqui na Célula, nós temos soluções específicas para cada modelo de negócio. Desde implementação de CEDOCs ou guarda terceirizada, digitalização de documentos em diversos formatos e padrões e software próprio de GED integrado com o Planejamento de Recursos (ERP) da sua empresa.
Ainda não tem um CEDOC na sua empresa? Seus documentos não estão todos digitalizados? Não sabe por quanto tempo deve guardar cada arquivo? Precisa de ajudar para organizar os documentos da sua empresa?
Entre em contato com a gente, conheça melhor nossos pacotes e defina qual a melhor solução para a sua empresa.
