O departamento de Recursos Humanos, também conhecido como Gestão de Pessoas ou Departamento Pessoal, necessita de uma gestão de documentos bem direcionada, visto que é responsável pela movimentação de grande parte dos documentos de uma empresa. Esse departamento lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas, entre outros.
Existem alguns desafios que esse departamento enfrenta para conseguir gerenciar a imensa quantidade de documentos circulando. Um deles é a falta de atualização dos documentos. É necessário que o departamento de Recursos Humanos mantenha os formulários dos funcionários com os documentos atualizados. Empresas com um número muito grande de funcionários podem ter dificuldades em manter essa atualização de dados e terem problemas com a justiça trabalhista.
Outra dificuldade enfrentada por alguns departamentos é a falta de adaptação ao atual cenário de transformação digital. Uma organização que não automatiza os seus processos tende a ter mais problemas com a perda de documentos importantes e sensíveis, gerando custos para o negócio com as multas desse tipo de processo. Neste sentido, processos como a digitalização dos arquivos podem trazer mais segurança e estabilidade na gestão dos documentos.
Neste blogpost, você irá entender melhor como a digitalização pode ajudar o seu departamento de Recursos Humanos a melhorar a gestão de documentos e ficar atualizado com o atual cenário de transformação digital.
Quais os benefícios da digitalização de documentos?
A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos, que inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia.
Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados.
Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança.
Conheça os benefícios da implementação da digitalização:
Classificação e armazenamento
Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores.
Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades.
Segurança e proteção dos arquivos digitais
Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos.
Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa.
Acessibilidade e praticidade
Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.
Adaptação ao cenário digital
Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica.
Conheça os serviços da Célula!
A digitalização traz uma série de vantagens para a sua empresa! Conte com a Célula para ajudar a sua empresa nesse processo! Todos os seus documentos serão digitalizados usando a tecnologia de ponta OCR e opcionalmente podem estar associados à certificação digital ICP Brasil, para garantir validade legal e jurídica.
Entre em contato com a nossa equipe e transforme a gestão de documentos da sua empresa!
