O gerenciamento da folha de pagamento – ou holerite, como também é conhecida – é complexo e burocrático, principalmente no início do ano. Como a legislação Trabalhista e Previdenciária exige que a empresa mantenha uma via da folha e recibos de pagamentos, é fundamental que o setor administrativo ou financeiro tenha tudo muito bem organizado. O grande volume de papéis e arquivos, caso não seja bem gerenciado, pode gerar atrasos, por conta da demora em achar os documentos necessários.
Uma solução para reduzir os problemas com as folhas de pagamento é realizar a digitalização das mesmas. Isso ajuda a evitar entradas duplas de documentos ou erros de digitação, que podem gerar retrabalho e gastos desnecessários. Saiba como você pode realizar a digitalização das folhas de pagamento da sua empresa com as informações desse texto.
Como organizar as folhas de pagamento?
O Decreto 3048/1999 trata das normas relativas à Previdência Social, incluindo as regras para a folha de pagamento. Esse decreto estabelece a obrigatoriedade do documento, além de determinar a necessidade de que toda empresa mantenha uma via da respectiva folha e recibos de pagamento.
Atenção ao prazo de guarda!
O prazo de guarda da folha de pagamento é de 10 anos. Isso significa que esses documentos devem ser armazenados durante esse período. É um tempo muito longo e, como o setor também gerencia uma série de outros documentos, é necessário estabelecer uma tabela de temporalidade. Essa é uma ferramenta essencial na gestão de documentos de uma empresa, pois ajuda a organizar o fluxo de arquivos, seguindo o prazo de armazenamento necessário para cada tipo de documento.
Fique atento à manutenção dos documentos
É muito importante assegurar que esses documentos estejam legíveis, compreensíveis e que não se percam ou se deteriorem. Para isso, é necessário que a guarda dos documentos seja feita em um lugar adequado e conte com responsáveis pela manutenção dos mesmos. Algumas empresas optam pela terceirização da guarda dos seus documentos, visto que mantê-los limpos, organizados e acessíveis é uma tarefa complexa, que exige espaço e mão de obra. A Célula conta com um serviço de guarda física, permitindo que a sua empresa tenha mais praticidade e segurança na gestão dos documentos.
Cuidados para a gestão da folha de pagamento digital
No entanto, a folha de pagamento física vem se tornando cada vez mais obsoleta. A maioria das empresas está utilizando o holerite online, ou folha de pagamento digital. Ao contrário da versão física, na qual os funcionários recebem e assinam, a folha de pagamento digital é, como o próprio nome indica, emitida digitalmente, seja através de um sistema próprio ou mesmo por e-mail.
O holerite online traz algumas vantagens. Uma delas é a redução de erros humanos. A emissão da folha de pagamento feita de forma manual exige que os funcionários do setor responsável façam a inserção dos dados e isso pode ser feito de forma errada. As consequências podem ser bem prejudiciais à empresa, resultando em multas, penalidades e, em casos mais graves, ações trabalhistas por parte dos colaboradores prejudicados.
A folha de pagamento digital necessita de cuidados diferentes da versão física. Ela deve ser armazenada em um servidor e, para que esse documento não se perca, é necessário que esse servidor passe por backups constantes.
Dependendo do volume de arquivos que circulam no ambiente digital da empresa, a manutenção de um servidor específico para a guarda desses documentos se torna inviável. Por isso, algumas empresas também optam pela terceirização da guarda e gestão desses arquivos. Esse é o serviço de guarda digital. A Célula conta com esse tipo de serviço. Dentre as vantagens, podemos citar o fácil acesso através do software online, o GED Célula (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).
Muitas empresas encontram dificuldade para realizar a gestão dos seus arquivos digitais, o que acaba gerando atrasos, por conta da dificuldade em achar o arquivo certo no momento necessário. A Célula consegue garantir praticidade, realizando a indexação, ou seja, a classificação dos documentos. Com isso eles podem ser encontrados facilmente no GED Célula, através de palavras-chave e indexadores como assunto, cliente, dentre outros.
Quais as vantagens da digitalização das folhas de pagamento?
Acessibilidade e praticidade
Uma das maiores vantagens de digitalizar as folhas de pagamento da sua empresa é a acessibilidade garantida nesse processo. Muitas vezes fica difícil encontrar esses documentos, que ficam armazenados junto a outros arquivos, e isso acaba gerando atrasos. Com a digitalização, fica mais fácil encontrar esses documentos.
Para que sejam encontrados com mais facilidade é preciso que você tenha um bom sistema de organização destes documentos. Na Célula, todos os arquivos digitalizados passam por um processo de indexação. Com isso, você pode encontrá-los no sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, o GED, de forma prática e segura.
Além disso, a Célula conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair todo o texto de um documento digitalizado convertendo-o em conteúdo pesquisável através do GED ou para formatos já conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.
Redução de custos
O manuseio constante das folhas de pagamento pode gerar desgaste do papel, perda do documento original e um aumento muito drástico no atendimento dos seus processos, por conta da necessidade de transitar documentos através dos meios de transporte. A digitalização das folhas de pagamento pode ajudar a reduzir os custos com papéis e reduzir esses entraves administrativos.
Transforme a sua gestão de documentos com quem entende do assunto!
A digitalização traz uma série de vantagens para a sua empresa! No entanto, não são todas as empresas que conseguem se adaptar às exigências que a legislação estabelece. Conte com a Célula para ajudar a sua empresa nesse processo! Todos os seus documentos serão digitalizados usando a tecnologia de ponta OCR e opcionalmente podem estar associados à certificação digital ICP Brasil, para garantir validade legal e jurídica. Entre em contato com a nossa equipe e transforme a gestão de documentos da sua empresa!
