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Nos próximos 12 meses, esse será o grande desafio de uma equipe coordenada por Andréia V. Ramalho, que trabalhava até então na diretoria como secretária. A proposta é transformar o arquivo morto em uma central de documentos ativa, facilitando e agilizando a localização de qualquer documento arquivado. O processo de reestruturação do arquivo morto teve início dia 17 de junho, com a apresentação da empresa Célula, contratada para implantar a Central de Documentação Energisa, utilizando uma tecnologia desenvolvida por ela mesma para gerenciamento eletrônico de documentos.
Com o novo sistema de gestão de documentos teremos uma padronização no arquivamento com mais qualidade, comentou Gabriel Alves Pereira Junior, diretor-presidente. Carlos Aurélio Pimentel, responsável pela Secretaria Geral e Acionistas (SGAC), área à qual o arquivo morto está subordinado, acredita que incrementando novas tecnologias e novos sistemas de controle, as buscas de documentos de qualquer parte do mundo serão facilitadas via web.
O novo processo de gestão tem como metas: reduzir quantidade, agilizar a localização e recuperação de documentos, criar uma forma ideal de condicionamento e conservação (evitando problemas de perda como na última enchente) e maior eficiência na administração do arquivo. Além destas melhorias, o novo processo de gerenciamento também permitirá a digitalização dos documentos arquivados de modo que o usuário autorizado localize o que precisa e até mesmo visualize via web imediatamente.
Num grupo de 104 anos de história, que passou por vários processos de expansão e incorporação de outras empresas, atualmente o arquivo morto da Energisa tem seis mil caixas (o que corresponde a 24 mil caixas box), guardadas em dois espaços físicos – a proposta é reduzir 30% da documentação existente e pré-estabelecer prazos de descarte para que o crescimento físico do arquivo morto não seja constante. Com a nova metodologia sempre estarão entrando novos documentos, mas paralelamente também estarão saindo outros, comenta Carlos Aurélio.
O projeto envolve várias etapas. Nesta primeira, acompanhada da consultoria da Célula, Andréia está percorrendo as áreas que utilizam o arquivo para um trabalho de catalogação. Isso permitirá também classificar os documentos (forma de indexação, prazos para arquivamento, etc.) e conhecer melhor a necessidade de utilização do arquivo por cada departamento. Atualmente a indexação é feita pelas respectivas áreas sem gerenciamento; com o novo sistema haverá uma indexação mais detalhada a partir de índices definidos em um plano de classificação. Também já está em construção o novo espaço físico onde funcionará a Central de Documentos Energisa: será na Vila Minalda, na área ao lado onde hoje funciona a Central de Operação.
Fonte: Jornal Energisa Ave Luz, 07/09
