Para o sucesso de qualquer negócio, o bom atendimento ao cliente é fundamental. Afinal, vivemos em uma era de transformação digital em que temos cada vez mais acesso a informações e produtos com uma breve pesquisa na internet. Por isso, é necessário saber se destacar e conquistar o cliente. Um atendimento diferenciado e de alta qualidade é o principal passo e faz a diferença para quem estava esperando apenas mais do mesmo, não acha?
O que muitas empresas não se dão conta é que, para garantir um melhor atendimento ao cliente, a organização interna ajuda a garantir agilidade, produtividade, cumprimento de prazos, entre outros diferenciais. Uma das etapas que mais auxilia nesse processo é a gestão de documentos, que traz diversos benefícios para o seu negócio e ainda ajuda a melhorar seu atendimento ao cliente. Quer entender melhor como funciona? Continue a leitura e confira!
Como a gestão de documentos pode melhorar seu atendimento ao cliente
Mais agilidade
Se você busca melhorar seu atendimento ao cliente, o primeiro ponto de foco deve ser a agilidade. Afinal, estamos todos cada dia mais ocupados e não queremos perder tempo esperando, não é mesmo?
Sendo assim, ao solucionar um problema o mais rápido possível, sem perder a qualidade do atendimento, sua empresa demonstra estar preocupada com o cliente e as chances de fidelizá-lo por isso são muito maiores.
A gestão de documentos auxilia nessa etapa de diversas formas, por meio da organização dos documentos físicos e digitais, que facilita as buscas por arquivos específicos. Ou seja, se o cliente pede por um documento, ou se você precisa consultar uma determinada informação para ajudá-lo, vai encontrar tudo muito mais rapidamente.
Menos burocracia
Muitas vezes, quando falamos em atendimento ao cliente, já pensamos em burocracia e papéis, muitos papéis. E, ainda que alguns documentos realmente necessitem ter sua versão física, muitos deles já têm sua versão digital reconhecida pela lei, como os prontuários médicos, processos jurídicos, notas fiscais, entre outros.
Já imaginou seu paciente não tendo que levar seus exames de um lado para o outro e contar cada detalhe da sua vida toda vez que for se consultar, porque o laboratório já te enviou os resultados e você tem os prontuários dele a um clique de distância?
Ou ainda, imagine que seu cliente precise enviar um documento original para a realização de algum procedimento. Se for uma versão digital com certificação, basta encaminhar por e-mail. Assim, ele não precisa voltar em casa, pegar o documento e levar novamente ao seu escritório, por exemplo.
Viu como a digitalização torna o dia a dia da empresa e o atendimento ao cliente mais fácil, mais prático e muito menos burocrático?
Mais segurança
Manter a segurança e o sigilo das informações é o mínimo esperado no atendimento ao cliente e parte fundamental da organização de uma empresa. Afinal, caso solicitada a comprovação de operações e registros de documentos por parte de algum órgão fiscalizador, tais documentos deverão ser disponibilizados. Assim, é possível evitar problemas maiores como multas e penalidades impostas à empresa e/ou ao cliente.
Para isso, a guarda terceirizada é uma solução perfeita para garantir que os documentos serão armazenados de forma adequada em caixas e estantes construídas exclusivamente para esse propósito, em um galpão especial com segurança, monitoramento 24h e controle de pragas e insetos.
Caso seja necessário verificar algum arquivo, basta acessar o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED), disponibilizado em ambiente seguro e que permite a configuração de diversas permissões de acesso de acordo com o perfil de cada cliente. Assim, você controla quem pode acessar os documentos e evita que eles caiam em mãos erradas. Além disso, diminui o manuseio das versões físicas, aumentando sua vida útil e impedindo que sejam amassados ou rasgados.
Cumprimento de prazos
Cumprir prazos e evitar atrasos a todo custo também é fundamental para um bom atendimento ao cliente. Como dissemos acima, atualmente estamos todos cada vez mais ocupados e, quando prometemos um prazo a alguém, precisamos considerar que a pessoa provavelmente se preparou e se organizou para ter aquela mercadoria ou serviço naquele período.
Isso significa que, se você atrasa a entrega do seu produto, o cliente vai precisar reorganizar sua vida, fazer modificações em sua rotina e isso pode levá-lo até mesmo a ficar furioso e fazer “propaganda negativa” dos seus serviços. E não é isso que você quer, não é mesmo?
Fazer uso de ferramentas de BPM/Workflow é uma boa dica para gerenciar fluxos de trabalho e garantir os melhores resultados em cada etapa dos processos de uma empresa. Isso porque elas permitem automatizar fluxos, processos e distribuição de tarefas aos seus respectivos responsáveis, monitorando-os para que sejam eficientemente cumpridos.
Foco no cliente
O acúmulo de funções muitas vezes é uma realidade nas empresas, mas como os colaboradores vão conseguir atender a tantas demandas precisando desviar esforços estratégicos para outras atividades? Nós respondemos: eles não vão. Parece óbvio, mas é importante ressaltar: para melhorar seu atendimento ao cliente, lembre-se de que o foco deve estar… sim, no cliente.
Mas, para garantir que as outras engrenagens da empresa continuem funcionando, o Business Process Outsourcing (BPO), que consiste na terceirização de determinadas funções dentro de um negócio, pode ser a melhor solução. Assim, você garante profissionais qualificados para atuar nesses setores, sem depender de novos funcionários, equipamentos e especializações internas.
Um exemplo é a terceirização da gestão de documentos, que garante eficiência, produtividade e economia para a empresa de diversas formas. Quer melhorar seu atendimento ao cliente e conhecer todas as soluções que a Célula oferece para o seu negócio? Clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.
