NF-e, DANFE, XML… são muitos os termos que fazem parte do cotidiano de quem trabalha com Nota Fiscal Eletrônica. Mas você sabe qual é a diferença entre cada um deles? Neste texto, vamos explicar cada modelo do documento e como realizar uma gestão eficiente e segura. Continue lendo!
DANFE e NF-e: qual a diferença?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu como uma alternativa mais econômica e segura para as empresas que os modelos de papel, além de ser mais fácil de armazenar. Ela também traz benefícios no momento da fiscalização pela Receita Federal, pois garante um maior acompanhamento das operações de emissão do documento em tempo real.
O formato em que as NF-e são emitidas é o XML, que só pode ser lido através do site da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) ou de software específicos, como gerenciadores eletrônicos de documentos (GED). Ele é um arquivo exclusivamente digital, ou seja, só pode ser emitido e armazenado para fins legais de forma eletrônica. Além disso, ele tem um formato padrão para todo o Brasil e deve seguir as regras de escrituração fiscal.
Mas outro modelo que ficou bastante conhecido foi o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que gera bastante confusão por muitos acharem ser a mesma coisa que uma NF-e. Porém, vale ressaltar que são documentos diferentes e com valores fiscais distintos.
O DANFE é especialmente utilizado no caso de compras feitas on-line, sendo uma representação gráfica da NF-e.Ele deve ser obrigatoriamente impresso e anexado à mercadoria antes do transporte.
Entre as informações que podem ser identificadas no DANFE estão: emitente, destinatário, produtos e valores, além da transportadora que realizará a entrega e uma chave numérica (código de barras) com 44 dígitos que têm a função de ajudar na identificação da NF-e no site da SEFAZ.
Como fazer a gestão de notas fiscais eletrônicas?
A principal diferença entre esses dois documentos é que todos os dados contidos no DANFE devem estar no XML, porém, nem todas as informações que estão no XML estão no DANFE. Assim, podemos dizer que o DANFE é como uma versão simplificada ou um resumo da NF-e, porém sem valor fiscal.
Portanto, ele não precisa ser arquivado, ao contrário da NF-e, que deve ser armazenada por pelo menos cinco anos, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, para fins de fiscalização.
Apesar de não ser obrigatório, também é recomendável guardar o canhoto de entrega de mercadoria ou prestação de serviços. Assim, é possível comprovar a entrega da mercadoria mesmo que, por algum motivo, seu cliente alegue não ter recebido ou vice-versa.
O que garante a validade jurídica da NF-e é a assinatura digital do remetente e, para ter acesso ao arquivo XML, o comprador deve aguardar o envio pelo fornecedor por e-mail. Caso ele envie apenas uma versão do DANFE, é necessário digitar a chave numérica no site da SEFAZ e usar o Certificado Digital da empresa para baixar.
Portanto, para evitar dores de cabeça e não precisar passar por esse processo mais de uma vez, a melhor opção é fazer uso de um bom software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), como o da Célula, ideal para fornecedores e compradores que lidam diariamente com muitas NF-e.
Com tecnologia para gerenciar documentos físicos e digitais, o GED Célula não permite apenas o armazenamento, mas também a completa gestão desses arquivos, com acesso remoto de qualquer lugar com internet, através de computador, celular ou tablet.
Além disso, ele não dá motivos para preocupação com a leitura do formato de Nota Fiscal Eletrônica. O GED Célula não só é compatível com o XML, como também consegue reconhecer e preservar assinaturas digitais sem alterações no arquivo, permite anotações e buscas pelo conteúdo (desde a data de emissão até o status da nota) e é capaz de gerar o DANFE em tempo de execução.
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