Durante a pandemia, muitas empresas tiveram que mudar ou abrir mão de seus locais físicos para diminuir os gastos. Muitas também precisaram rever o quadro de funcionários e redistribuir funções com o mesmo objetivo. Nesse contexto, não é incomum que as empresas busquem soluções alternativas para manter seus pertences guardados com segurança.
Mas quando o assunto é guarda de documentos, alguns cuidados devem ser tomados. E a decisão de guardá-los de forma terceirizada precisa ser tomada com segurança e cautela. Neste blogpost vamos te explicar como escolher a melhor maneira
A diferença entre self storage e guarda terceirizada
O Self Storage é uma boa alternativa para guarda de objetos e pertences, muitos dos quais precisam de armazenamento temporário até novas tomadas de decisão. Com a mudança estratégica de algumas empresas, optando por trabalhos remotos e diminuindo suas instalações, muitas recorreram a essa modalidade de guarda. Mas por não serem especializados na gestão de documentos, esses espaços acabam por trazer desvantagens quando se trata de documentação.
A guarda terceirizada, além de já ter um foco específico na gestão dos documentos, inclui o serviços de planejamento, organização e o transporte dos documentos, se isso for a opção do cliente. E as empresas que prestam esse serviço devem ainda fornecer um local climatizado, com segurança 24h e condições ideais de acondicionamento, além de disponibilizar ferramentas e softwares que localizam os documentos de forma ágil e segura.
O self storage pode parecer prático. Afinal o cliente tem acesso aos galpões ou boxes individuais com facilidade e tem a chave para abrir o espaço quando quiser. Mas a gestão do espaço interno é de total responsabilidade de quem contrata, que vai precisar ainda criar o próprio padrão de organização, acondicionamento usando o Self Storage para a guarda de documentos.
A guarda terceirizada com gestão de documentos cataloga todo o material, cria índices, digitaliza, fornece acesso remoto e digital a itens específicos e trata todos os documentos de forma individual. E a grande vantagem, pode construir junto com o cliente de forma customizada a maneira de arquivamento.
Os cuidados que você precisa ter para guardar documentos
É muito importante entender a realidade da sua empresa, suas necessidades e sempre que possível, evitar que soluções provisórias se prolonguem por muito tempo. Por isso, se você precisa liberar espaço físico na sua empresa e não sabe ainda como vai guardar seus documentos, é fundamental mapear esse fluxo de documentos e entender quais opções são mais viáveis.
Para te ajudar nessa escolha vamos listar alguns pontos a serem observados:
Localização
Observar o local para onde se destinará a documentação é importante, que o mesmo conte com sistema de segurança próprio e de preferência por 24 horas. Como é comum essas empresas serem instaladas em grandes galpões, muitas vezes localizados fora dos grandes centros, vale avaliar ainda a proximidade física para atendimentos urgentes.
Climatização
Diferente de outros tipos de pertences, os documentos podem sofrer muito com o calor ou umidade excessivos. Se o local escolhido apresenta algum desses problemas, vale repensar a opção. Uma vez danificados, alguns documentos demandam muito mais esforço para serem recuperados ou necessitam de segunda via que gera um imenso trabalho burocrático.
É importante também estar atento aos riscos de incêndio, enchentes, inundações e outros acidentes causados pela integridade da estrutura do local.
Acesso e manuseio
Faz parte de uma gestão de documentos eficaz ter controle de quem acessa seus documentos, com que frequência faz isso e com quais objetivos, principalmente se estamos falando dos documentos de uma empresa. Além da segurança com seus dados, dos seus funcionários, clientes e fornecedores, você tem noção clara de tudo que acontece com seus documentos evitando surpresas desagradáveis como multas por documentos perdidos.
A Célula pode ajudar você a guardar documentos com segurança.
Na Célula, você conta com uma tecnologia que agrega diferenciais ao seu serviço de guarda de documentos. Um software,GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento especialmente desenvolvido com esse fim garante uma gestão segura e de qualidade, customização de padrões de identificação, acompanhamento digital e preservação dos documentos.
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