Em março de 2020, entrou em vigor o novo Decreto 10.278, que regulamenta a digitalização de documentos públicos ou privados e a terceirização deste serviço mediante algumas normas, fazendo com que suas versões físicas possam ser descartadas após o processo.
O objetivo dessa nova lei é assegurar a autoria e integridade dos documentos, facilitar seu manuseio no dia a dia e desburocratizar processos, com toda a praticidade que o acervo digital oferece.
Desde então, uma dúvida que surge em muitas empresas é se essa digitalização deve ser feita internamente ou se vale a pena terceirizá-la. Neste artigo, explicamos por que terceirizar a digitalização de documentos da empresa pode ser a melhor escolha para manter o negócio funcionando a plenos vapores. Continue a leitura!
O que diz o Decreto 10.278/2020
Em vigor desde a sua publicação em 19 de março de 2020, o Decreto Federal nº 10.278 regulamenta a digitalização de documentos públicos ou privados de acordo com disposições das leis 13.874/2019 e 12.682/2012.
O decreto estabelece técnicas e requisitos para que os documentos digitalizados possuam os mesmos valores legais de suas versões físicas originais. Para tanto, eles devem seguir as seguintes normas:
- Possuir certificação digital no padrão ICP-Brasil, a fim de garantir sua autoria e integridade;
- Seguir padrões técnicos mínimos previstos;
- Conter os metadados especificados na lei.
Além disso, o Decreto também prevê que a digitalização dos documentos possa ser realizada também por empresa terceirizada, desde que esteja em conformidade com as regras dispostas na lei.
Após realizada a digitalização, o documento original pode ser descartado, caso não apresente conteúdo de valor histórico. Assim, o Decreto dispõe que o armazenamento dos documentos digitalizados assegura:
- Proteção contra alteração, destruição e, quando cabível, segurança contra o acesso e a reprodução não autorizados;
- Indexação de metadados que possibilitem sua localização, gerenciamento e conferência;
- Preservação dos arquivos digitais, pelo menos, até o fim de seu prazo de prescrição ou decadência de direitos.
As vantagens de digitalizar documentos da empresa são muitas: organização, segurança, praticidade e sustentabilidade são algumas das principais. Mas, se quiser saber todas, clique aqui e confira nosso artigo completo sobre o assunto.
Como funciona a digitalização de documentos
O processo de digitalização de documentos requer organização, equipamentos adequados e equipe especializada a fim de garantir um serviço eficiente, de qualidade e responsável, com ótimos resultados.
Há 16 anos no mercado, a Célula é uma empresa especializada em gestão de documentos e tem um rigoroso processo de digitalização que se divide em quatro etapas. São elas:
Coleta e Separação
A Célula coleta os documentos direto na sede da sua empresa. Os arquivos são levados para organização e indexação com códigos de barras, antes da digitalização.
Qualificação dos Arquivos
O material passa por scanners de alta performance, que digitalizam documentos de todos os tamanhos e formatos, desde notas fiscais até livros especiais e plantas arquitetônicas. O processo é integralmente acompanhado por profissionais para garantir total nitidez.
Organização
Para tornar a digitalização eficiente nos processos da sua empresa, otimizamos a localização dos arquivos por meio de palavras-chaves, chamadas indexadores e, opcionalmente, também realizamos a busca via OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa última opção se assemelha à busca do Google, agilizando o acesso às informações. É possível utilizar indexadores como CNPJ, nome do fornecedor e objeto do contato, deixando qualquer documento a alguns cliques de você.
GED Célula
O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite o acesso remoto a todo o acervo. Ele agrega rapidez e facilidade à rotina de trabalho e encurta prazos.
Sua interface simples é passível de utilização de qualquer local com Internet. O sistema também permite requisições através de ordens de serviço e oferece segurança pela rastreabilidade, indicando solicitante, histórico de solicitações e demais dados necessários para a visualização dos documentos.
Vantagens de terceirizar a digitalização de documentos
Com todas as etapas listadas acima, fica um pouco mais fácil entender por que terceirizar a digitalização de documentos da empresa, não é mesmo? Nada melhor que saber que seus documentos estão passando por todo esse processo com segurança, agilidade e qualidade sem comprometer a produtividade dos seus colaboradores. Veja só:
Mão de obra qualificada
Ao optar por uma estratégia de terceirizar a digitalização de documentos, você passa a contar com uma equipe que especializada nesse serviço, sem depender de novos funcionários, equipamentos e gastos internos.
Mais foco na sua empresa
Além disso, com a terceirização desse processo, você reduz as chances de acúmulo de funções dos seus colaboradores, permitindo que cada um possa se concentrar mais em suas próprias funções e ser mais produtivo no dia a dia da empresa.
Diminui as falhas
Essa estrutura de organização e divisão de tarefas deixa a produção mais ágil e assertiva, facilitando a gestão e a identificação de gargalos.
Conte com quem entende do assunto
Gestão de Documentos é o sobrenome da Célula, que possui uma forte reputação e presença no mercado há quase duas décadas. Além da digitalização, ela oferece uma série de soluções específicas para cada tipo de empresa, como guarda de documentos, implantação de CEDOC, Workflow, entre muitas outras.
Para saber mais sobre os serviços oferecidos e a melhor solução para a sua empresa, clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais próxima.
