A lista de documentos que circulam diariamente em Instituições de Educação Superior (IES) é grande. Fichas de alunos, documentos de matrícula, comprovantes, notas e recibos de pagamento, materiais didáticos, folhas de exercício, provas… Só de listar já fica difícil imaginar a dificuldade de se manter o arquivo organizado e de fácil acesso para possíveis consultas, não é mesmo?
Foi pensando nisso que o MEC divulgou, em 2018, uma portaria que torna obrigatória a digitalização de todo o acervo acadêmico das IES. O prazo máximo da regra seria abril de 2020, mas, em função da pandemia do Covid-19, foi prorrogado para abril de 2022, segundo a Portaria 332/2020.
Mas, afinal, por que digitalizar documentos em Instituições de Ensino Superior? E como aderir a essa lei com segurança? Saiba tudo neste artigo!
Vantagens de digitalizar documentos em IES
Organização
Documentos digitais ou digitalizados permitem uma organização simples e eficiente por meio de categorias e palavras-chave que facilitam sua busca pelo arquivo ou a informação que precisar com mais facilidade e rapidez.
Segurança
Os riscos de se ter apenas a versão física de um documento são grandes e afetam diretamente a perenidade do arquivo. Ações do tempo, acidentes e manuseio constante podem levar a rasgos, desgastes, manchas ou até mesmo a perda.
Com uma versão digital, o arquivo fica a salvo e pode ser acessado de qualquer lugar com internet, enquanto o original está bem guardado e protegido em um local seguro.
Praticidade
Você já parou para pensar quanto tempo se perde procurando documentos em meio a caixas e estantes todos os dias? Com documentos digitalizados disponíveis em softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), eles são facilmente pesquisáveis por meio de palavras-chave, como dissemos anteriormente.
Além disso, ainda é possível optar pelo serviço de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que permite a busca até mesmo por termos e frases que constem no texto do arquivo.
Sustentabilidade
A Associação Empresarial para Reciclagem divulgou um dado impressionante: o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% só de papel e papelão. Dentre todos esses papéis descartados, estão arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados.
Por isso, ter seus documentos digitalizados e bem armazenados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis, ajudando na conservação do meio ambiente.
O que diz a lei que obriga a digitalização de documentos em Instituições de Ensino Superior
O Decreto Federal 9.235/2017, posteriormente atualizado para as Portarias 315/2018 e 332/2020 do MEC, exige que todas as IES vinculadas ao Ministério tenham todo o seu acervo acadêmico em versão digital.
De acordo com as leis citadas, acervo acadêmico pode ser definido como “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.
Ao digitalizar esses documentos, as IES devem contar com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que siga os seguintes pré-requisitos:
- Gerenciamento adequado da base de dados de forma a preservar os arquivos;
- Indexação que permita recuperação imediata do acervo acadêmico digital;
- Reprodução dos documentos no sistema de gestão garantindo sempre a segurança e preservação dos recursos;
- Certificação digital nos padrões da ICP-Brasil em todos os documentos, conforme a lei, a fim de garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de todo o acervo acadêmico digital.
De toda forma, os documentos físicos ainda devem ser mantidos por todo o período estipulado por lei, mas, após o vencimento desse período, o documento pode ser eliminado e substituído pela versão digital (se a instituição desejar).
Caso a instituição não conte com espaço físico suficiente para a guarda de documentos físicos, ela ainda pode contratar uma guarda terceirizada, que garante o armazenamento adequado e manutenção de cada documento.
Como é feita a digitalização de documentos de IES
Diversas instituições de ensino já realizaram a digitalização de seus documentos de acordo com as orientações do MEC. Dentre elas, está a Suprema, que contou com o auxílio da Célula em todas as etapas para garantir um resultado de qualidade e que fosse eficiente para toda a sua equipe.
Para que o processo de digitalização seja realizado com sucesso, é necessário que as IES estejam por dentro dos processos de acompanhamento de cada etapa. O processo se inicia com a separação de toda a documentação, em seguida eles são classificados de acordo com as necessidades da instituição, desamassados e reparados para, enfim, serem digitalizados um a um.
Por isso, é muito importante que as Instituições de Ensino Superior procurem pelo serviço o quanto antes, afinal, esse é um processo meticuloso, longo e demorado. Para ver como foram realizadas todas as etapas da digitalização dos documentos da Suprema, clique aqui e confira o passo-a-passo completo.
Conte com a Célula para digitalizar os documentos da sua Instituição de Ensino Superior
Aqui na Célula Gestão de Documentos, você encontra diversas soluções para a ajudar a sua Instituição de Ensino Superior a passar por essa adaptação e digitalizar todos os seus documentos sem preocupações.
Além do serviço de digitalização, que também pode ser contratado com o OCR para melhor uso das ferramentas digitais, nós também possuímos um software para o gerenciamentos de todos os documentos digitalizados e nato-digitais.
Quanto aos documentos físicos, oferecemos duas soluções para que você escolha a melhor para a sua IES: se tiver espaço nas dependências da instituição, você pode contar com a implantação de um CEDOC eficiente, que realiza treinamento com a equipe e otimiza a organização dos documentos arquivados.
Se não houver, você ainda pode contratar nossa Guarda Terceirizada, que possui monitoramento 24h e controle anti-pragas e insetos. E, caso precise de algum documento físico, ele pode ser solicitado diretamente pelo GED e será entregue em até 24 horas.
Não perca o prazo e digitalize os documentos da sua Instituição de Ensino Superior. Para saber tudo sobre as nossas soluções, clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.
